Business Process Management (BPM): Wichtiger Erfolgsfaktor einer ERP-Implementierung

veröffentlicht am 5. Oktober 2022 | Lesedauer ca. 4 Minuten

Eine Enterprise Resource Planning (ERP) Implementierung hat Einfluss auf viele elementare Bereiche eines Unternehmens. Abläufe werden systemisch optimiert und komplexe Unternehmensvorgänge effizient und effektiv umgesetzt. Warum die Berück­sichtigung von Business Process Management (BPM) bei derartigen Systemum­stellun­gen so wichtig ist und warum die ERP-Einführung oder -Optimierung und BPM immer miteinander interagieren sollten, haben wir im Folgenden zusammengefasst.

• Funktionierende Geschäftsprozesse sind das A und O für den Unternehmenserfolg »

• Nehmen Sie sich die erforderliche Zeit! »

• Geschäftsprozessmanagement hat eine Hauptaufgabe: Transparenz schaffen! »

• Der Mensch und das System müssen im Einklang stehen »

• Überblick über das grosse Ganze schaffen »

• Fazit »

Funktionierende Geschäftsprozesse sind das A und O für den Unternehmenserfolg

Sowohl eine ERP-Umstellung als auch BPM fokussieren wichtige Unternehmensprozesse mit dem Ziel einer bedarfs- und zielgerichtete Ressourcen- und Unternehmenssteuerung. Dabei ist es elementar die Prozesse zu kennen, diese zu verstehen und in Prozessverkettungen zu denken. Der Aufbau einer digitalen Prozesslandkarte und die damit verbundenen Prozessstrukturen sind der Grundstein für die Optimierung und Weiterentwicklung eines Unternehmens und liefern als Basis für eine ERP-Umstellung absolute Transparenz und Klarheit über vorhandene Strukturen, Arbeitsweisen und Vorgänge.

Als Teil der ERP-Implementierung müssen Prozesse und Datenflüsse in strukturierter Form über alle Länder und Niederlassungen hinweg in Einklang gebracht werden. Um dabei möglichst viele Risikofaktoren im Vorfeld identifizieren und nach Möglichkeit auch ausschließen zu können, ist eine kompakte Voranalyse der bestehenden Geschäftsprozesse im Rahmen von Business Process Management erforderlich. Hierdurch werden sowohl auf Prozess- als auch auf Datenflussebene die Stärken und Optimierungspotentiale der Unternehmensabläufe transparent offengelegt und die erforderlichen systemischen Umstellungen der ERP-Einführung optimal vorbereitet.

Nehmen Sie sich die erforderliche Zeit!

Bevor mit einer ERP-Implementierung begonnen wird, sollten im ersten Schritt alle im Unternehmen vor­kommen­­den Geschäftsprozesse definiert werden – denn nur mit absoluter Klarheit darüber, welche Prozesse in einem Unternehmen durchlaufen werden, können die richtigen Prioritäten für eine effektive Umstellung gesetzt werden. Der unternehmensinterne Zeitaufwand einer ERP-Einführung/Umstellung wird häufig unterschätzt. Die Prozesslandkarte legt offen, auf welche direkten und indirekten Abläufe die Umstellung Auswirkungen haben wird, in welchen Bereichen Mitarbeiter neu eingearbeitet werden müssen und wie basierend auf diesem Wissen eine Systemumstellung mit dem Arbeitsalltag und den Marktanforderungen harmonisiert werden kann. Prozessmanagement funktioniert im Kontext der ERP-Implementierung wie ein Steuerungsmotor und Werkzeug zur Qualitätssicherung. Es ist also ratsam, vorgelagert zu der eigentlichen ERP-Umstellung BPM in Angriff zu nehmen.

Geschäftsprozessmanagement hat eine Hauptaufgabe: Transparenz schaffen!

Mit Transparenz sind die Klarheit und das inhaltliche Wissen über alle im Unternehmen vorkommenden Prozesse und Verkettungen gemeint. Bei einer durch BPM begleiteten ERP-Einführung werden nicht pauschal die Anforderungen basierend auf den aktuellen Prozessen umgesetzt. Es wird im Vorfeld geprüft, nachgedacht und diskutiert, wo es Sinn macht, den bestehenden Arbeitsablauf beizubehalten und das System unterstützt werden muss, oder aber das System den Weg zur Prozessoptimierung offenlegt. Veränderungen am System bringen automatisch auch Veränderungen der Arbeitsabläufe mit sich. Die Betrachtung aus BPM Perspektive stellt sicher, den Veränderungsprozess kontrolliert und mit den richtigen Prioritäten zu begleiten. Zuordnungen müssen geklärt und festgelegt sowie ein Überblick über die jeweiligen Aufgaben geschaffen werden, damit es nicht zu einer Doppelung von Arbeitsschritten kommt. Die kollektive Klarheit über Verantwortlichkeiten, Abläufe und Auswirkungen sind für erfolgreiches BPM und für eine erfolgreiche ERP-Implementierung eminent. Jeder Beschäftigte muss sein klar definiertes Aufgabenspektrum kennen und die verschiedenen Abhängig­keiten verstehen. Sofern dies gegeben ist, können Prozesse optimiert, Verantwortlichkeiten geschaffen sowie Arbeitsabläufe und Aufgabenstrukturierung je Mitarbeitenden organisiert werden.

Der Mensch und das System müssen im Einklang stehen

Die Mitarbeitenden sind die Hauptnutzer der im Unternehmen vorkommenden Systeme. Der Erfolg einer ERP-Umstellung steht und fällt daher mit der Akzeptanz und dem Verständnis der Mitarbeitenden. Gerade bei ERP-Implementierungen und/oder BPM Systemintegrationen muss der Umstellungsprozess von Anfang bis Ende intern kommuniziert und begleitet werden. Aus Perspektive des Prozessmanagements bedeutet dies, dass die Mitarbeitenden dahingehend geschult und trainiert werden, um Verantwortung für ganze Prozesse und das abteilungsübergreifende Zusammenarbeiten zu übernehmen. Die Technologie trägt etwa 30 % zu einer erfolg­reichen ERP-Umstellung bei – 70 % liegen bei den Anwendern. Der maßgebliche Erfolgsfaktor ist also ein Verantwortungsbewusstsein und ein motivierendes Arbeitsumfeld zu schaffen, in dem die Mitarbeitenden und die im Unternehmen vorkommenden Systeme eine Symbiose bilden.

Überblick über das große Ganze schaffen

Prozesse für Jeden verständlich machen: Damit Arbeitsabläufe reibungslos und effizient umgesetzt werden können, müssen Prozessinhalte leicht verständlich und kompakt formuliert werden. Mit dem Ziel, prozessüber­greifend zu denken und zu handeln. Transparenz zu Arbeitsabläufen weckt automatisch auch die Motivation, Dinge zum Positiven verändern zu wollen. Die Prozessdokumentation und die damit verbundenen ergänzenden Informationen werden im Idealfall immer nach derselben Notation angereichert.  Ist diese Vorgehensweise einmal verinnerlicht, ist jeder Beschäftigte in der Lage, Prozesse innerhalb des Unternehmens zu lesen, zu verstehen und Optimierungsvorschläge zu unterbreiten.

Das führt in der Regel sehr schnell zum Auflösen von Prozessdoppelungen und der Reduzierung von manuellen Prozessschritten, was gerade für Unternehmen, die an mehreren Standorten oder in Konzernstrukturen aufge­stellt sind, besonders wichtig ist. Ein einheitliches Verständnis ist die Basis für eine einheitliche Arbeitsweise, eine effiziente Unternehmenssteuerung und zuverlässige Qualitätsstandards. Der positive Nebeneffekt einer besseren Urlaubs- und Krankheitsvertretung und das schnelle und strukturierte Einarbeiten von neuen Mitarbeitenden sollten dabei nicht unerwähnt bleiben.

Prozessmanagement und eine ERP-Einführung oder -Umstellung verlaufen oft parallel zueinander. Basierend auf den Prozessaufnahmeergebnissen, kann das ERP-Team seine Anforderungen mit den Möglichkeiten im System abgleichen. Der Vorteil: Absolute Transparenz und die Basis für eine fundierte Entscheidung, inwiefern Sie vom Standardsystem abweichen wollen und/oder müssen. Die Zeit, einhergehende Auswirkungen und das Budget können so gezielt gesteuert werden. Eine ERP-Implementierung ist dann erfolgreich, wenn sich Ihre Abläufe nachhaltig verbessern. Man sollte also genau hinschauen und entscheiden können, wo das System dem Prozess, oder der Prozess dem System angepasst werden muss, um den maximalen Mehrwert für das Unternehmen zu schaffen. Es ist daher wichtig zu verstehen, dass BPM und ERP-Systeme aufeinander aufbauen und interagieren. Im ersten Schritt ist die Übersicht der Prozesse entscheidend und im Anschluss kann darauf aufbauend eine strukturierte ERP-Umstellung erfolgen.

Fazit

Für eine erfolgreiche ERP-Implementierung sind nicht nur das Erreichen einer einheitlichen und globalen Lösung sowie die Identifikation des richtigen Systems relevant, sondern vor allem das Verständnis der dahinterstehenden Geschäftsprozesse. Die Klarheit und das Verständnis über die unternehmerischen Abläufe fördern folgende Aspekte: Transparenz über abteilungsübergreifende Zusammenhänge und Abhängigkeiten, leicht verständliche und nachvollziehbare Auswirkungen bei Veränderungen, eine faktenbasierte Entschei­dungs­grundlage bei Investitionen und erforderlichen Priorisierungen, Klarheit zu Verantwortlichkeiten, Verbesserung der Arbeitsläufe sowie organisierte Aufgabenstrukturierungen.

Prozesse und Datenflüsse in strukturierter und übersichtlicher Form über alle Länder und Niederlassungen hinweg transparent zu machen, stellt sicher, Risiken frühzeitig zu erkennen und Probleme und Herausforde­rungen lösungsorientiert angehen zu können. BPM ist somit ein wesentlicher Faktor für eine erfolgreiche ERP-Umstellung im Mittelstand.