Warum viele ERP-Projekte scheitern – und was man dagegen tun kann

veröffentlicht am 7. Juli 2021 | Lesedauer ca. 2 Minuten

​Sie haben bisher gezögert, die Wertschöpfungskette Ihres Unternehmens zu digitalisieren? Möglicherweise stecken Sie auch bereits in einem nicht enden wollenden ERP-Projekt und haben das Gefühl, nicht voran­zukommen, während das Projekt gleichzeitig weiter Geld schluckt. Die Suchanfrage „Woran ERP-Projekte scheitern“ liefert bei Google schließlich nicht ohne Grund 28.900 Treffer.  

Das größte Hindernis bei ERP-Einführungen ist nicht die Fehleinschätzung von Zeit, Kosten, Kompetenz und Personaleinsatz, sondern hängt in vielen Fällen mit dem Faktor Mensch zusammen. Das liegt daran, dass der Mensch in seiner Rolle als Mitarbeiter, als Key User, als Verantwortlicher, als Manager, als Geschäftsführer, letztlich alle Phasen eines solchen Projektes beeinflusst – positiv oder negativ.
 
Wir haben einen Leitfaden zur Vermeidung der typischen vier Stolpersteine erstellt, die es bei der Einführung eines neuen ERP-Systems zu vermeiden gilt, und geben Ihnen eine erfolgsorientierte Methode an die Hand, mit der Sie die Stolpersteine erfolgreich umgehen.
 

Neuausrichtung statt Nachbau

Häufig kommt es bei ERP-Implementierungen statt einer Neuausrichtung zu einem Nachbau des alten Systems ohne wirkliche Verbesserung. Dies passiert, wenn vor Projektstart die Vision und das Projektziel des Unternehmens nicht klar festgelegt und an die Mitarbeiter bzw. Key User kommuniziert werden. Wissen diese nicht, wo es für das Unternehmen mittelfristig hingehen soll, können sie nicht zielorientiert am Projekt mitarbeiten. Ein fataler Fehler, da die Key User diejenigen sind, die tagtäglich mit dem System arbeiten und es während der Projektphase mitformen. Haben diese nicht die Vision, sondern nur den aktuellen Stand des Unternehmens vor Augen, kann das dazu führen, dass das alte System nachgebaut wird und das Ziel demnach nicht erreicht wird.
 

Sinnvolles Zeitmanagement

Die häufige Annahme, dass es reicht, notwendige Anpassungen und individuelle Änderungen des Systems für eine passgenaue Unternehmenslösung erst im Nachgang vorzunehmen, ist fatal. Genau diese Einstellung kann dazu führen, dass sich die gesamte Projektdauer stark in die Länge zieht und die Gesamtkosten aus dem Ruder laufen. Denn: Plant man eine ERP-Lösung mit einem Standard-Template, sind die Gesamtkosten gering, aber individuelle Change Requests kosten meistens extra. Der Mehrwert dieser individuellen Anpassungen lohnt sich allerdings nur, wenn diese gut überlegt und von Anfang an mit einberechnet werden, sonst wird das Budget schnell gesprengt.
 

Neue Wege ebnen

Ein weiteres Hindernis, das den gesamten Projekterfolg gefährden kann, ist eine Top-Down-Mentalität in der Führungsebene. Werden die Mitarbeiter nicht von Anfang an in den Prozess eingebunden und am Ende vor vollendete Tatsachen gestellt, riskiert man, dass diese das neue System nicht annehmen und stattdessen alte Wege gehen – das kostet Ressourcen und die Investition in das neue System zahlt sich nicht aus. Außerdem verpasst das Unternehmen so die Chance, von dem Expertenwissen seiner Mitarbeiter schon während der Projektentwicklung zu profitieren.
 

Richtig kalkulieren

Das „Schönrechnen“ von Kosten einer ERP-Implementierung ist ein weiteres Problem. Wer davon ausgeht, dass die Kosten für die eigenen Mitarbeiter/Key User schon durch deren Gehalt gedeckt sind, ist leichtsinnig und unterschätzt die notwendigen internen Ressourcen für eine ERP-Implementierung. Werden Mitarbeiter als Key User des Projektes bestimmt, kann man davon ausgehen, dass sie dort stark eingebunden sein werden. Gleichzeitig verschwindet ihre normale Arbeit aber nicht, sondern sie muss zusätzlich erledigt werden. Wird diese einfach liegengelassen, vermittelt das den Mitarbeitern, dass ihre Arbeit wertlos ist. Daher muss für die Projektdauer eine Zwischenlösung gefunden werden und diese von vornherein in die Kalkulation mit einfließen und in der Projektplanung berücksichtigt werden, damit die Kosten im geplanten Rahmen bleiben und die Mitarbeiter ihre Motivation nicht verlieren.