Neue Regelungen für Kassensysteme – Technische Sicherheitseinrichtung: Es wird ernst!

Die neuen Vorschriften zur Umstellung von elektronischen bzw. computergestützten Kassensystemen oder Registrierkassen, d.h. die Pflicht zum Einsatz einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE), sollten eigentlich bereits zum 1. Januar 2020 in Kraft treten. Nachdem das Bundesministerium der Finanzen (BMF) mit Schrei­ben vom 6. November 2019 eine Nichtbeanstandungsregelung bis zum 30. September 2020 erlassen hatte, war es allerdings nicht bereit, diese Frist noch einmal zu verlän­gern. Daraufhin haben die meisten Bundesländer eigenständig weitere Verlänge­run­gen bis (längstens) 31. März 2021 unter bestimmten Voraussetzungen gewährt. Diese Unstimmigkeiten zwischen Bund und Ländern verschärfen die ohnehin schon bestehenden Unsicherheiten bei der Anwendung der TSE.

Um Manipulationen zu verhindern, sollten bereits ab dem 1. Januar 2020 bzw. nach Verlängerung des BMF ab dem 1. Oktober 2020 alle elektronischen bzw. computergestützten Kassensysteme sowie Registrierkassen mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung geschützt sein. Die meisten Bundesländer (mit Aus­nahme von Bremen) haben aufgrund der Corona-Pandemie und der notwendigen Umstellung der Kassensyste­me auf die geänderten Umsatzsteuersätze weitere Verlängerungen bis (längstens) 31. März 2021 gewährt. Sie erfolgen meistens unter der Voraussetzung, dass die erforderliche TSE bereits bestellt wurde.
 
Mitte September 2020 erreichte der Streit zwischen Bund und Ländern zur erstmaligen Anwendung der TSE einen neuen Höhepunkt. Das BMF sieht die Erlasse der Länder dem Vernehmen nach als ungültig an, während die Länder sie weiterhin als anwendbar bezeichnen. Auch wenn man sich noch einig werden sollte, hätten die Steuerpflichtigen lediglich noch wenige Tage, um zu reagieren. Es ist also dringend anzuraten, sich mit der erstmaligen Implementierung der TSE zu beschäftigen. Aber nicht nur bei der Einführung der TSE, auch im Falle von späteren Geschäftseröffnungen oder -erweiterungen, z. B. durch neue Filialen, sollte man sich im Vorfeld Gedanken machen, wie die Kassenstruktur mit den dazugehörigen TSE effizient aufgebaut werden kann.
 

Zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung

Gemäß § 146a AO haben Steuerpflichtige, die ihre aufzeichnungspflichtigen Geschäftsvorfälle oder andere Vor­gänge mit Hilfe eines elektronischen Aufzeichnungssystems erfassen, solch ein System zu verwenden, das jeden Vorgang einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet aufzeichnet. Dieses elektronische Auf­zeich­nungssystem und die digitalen Aufzeichnungen sind durch eine zertifizierte technische Sicherheits­einrichtung zu schützen.
 
Als elektronische Aufzeichnungssysteme sind in dem Zusammenhang alle elektronischen und computerge­stützten Kassensysteme sowie Registrierkassen zu verstehen. Die TSE besteht aus einem Sicherheitsmodul, einem Speichermedium und einer einheitlichen digitalen Schnittstelle. Die Aufzeichnungen sind auf dem Speichermedium zu speichern und können mit Kassen-Nachschauen und Außenprüfungen über die einheit­liche digitale Schnittstelle standardisiert von der Finanzverwaltung abgerufen werden.
 

Digitale Aufzeichnungen

Als digitale Aufzeichnungen werden aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle und andere Vorgänge bezeichnet. Aber nicht alle aufzeichnungspflichtigen Geschäftsvorfälle, die in einem digitalen Kassensystem aufgezeichnet werden, müssen durch eine TSE abgesichert werden. Nur Geschäftsvorfälle, die zu einem kassenrelevanten oder kassensturzrelevanten Vorgang gehören oder zu diesem werden können, müssen abgesichert werden. Die Einschränkung trifft jedenfalls das BMF in ihren FAQs zum Kassengesetz.
 
Ansonsten stellt sich noch die große Frage, welche Vorgänge unter die „anderen Vorgänge“ fallen. Hierunter sollen solche zu verstehen sein, die zur nachprüfbaren Dokumentation der zutreffenden und vollständigen Erfassung der Geschäftsvorfälle notwendig sind. Eine genaue Abgrenzung fällt in der Praxis nicht immer leicht.
 

Kassen-Nachschauen

Nachdem Unstimmigkeiten in der Kasse bereits in Außenprüfungen  –  insbesondere bei bargeldintensiven Betrieben  –  oftmals den Prüfungsschwerpunkt bildeten, hat der Gesetzgeber zusätzlich das Instrument der Kassen-Nachschau in § 146b AO eingeführt. Dadurch haben die Prüfer die Möglichkeit, ohne vorherige Ankündigung und außerhalb einer offiziellen Außenprüfung, während der üblichen Geschäfts- und Arbeits­zeiten eine Prüfung der Kassen durchzuführen. Dabei kann explizit auch die Prüfung des ordnungsgemäßen Einsatzes des elektronischen Aufzeichnungssystems erfolgen. Hauptbestandteil einer solchen Prüfung ist meistens die Durchführung eines Kassensturzes.
 
Auch die seit 1. Januar 2020 eingeführte Belegausgabepflicht kann bei Testkäufen im Vorfeld einer Kassen-Nachschau von den Finanzbeamten überprüft werden.
 
Falls die Feststellungen bei der Kassen-Nachschau dazu Anlass geben, kann ohne vorherige Prüfungsan­ordnung zu einer Außenprüfung übergegangen werden. Der Übergang ist aber zumindest schriftlich mitzuteilen.

Fazit

Die Prüfung von Kassensystemen wurde im letzten Jahr von der Finanzverwaltung weiter intensiviert und erreicht mit der Implementierung der TSE eine neue Ebene. Darauf sollte jeder Unternehmer vorbereitet sein; auch seine betroffenen Mitarbeiter sollten von einer Kassen-Nachschau nicht überrascht werden.