Know-how der Lohn- und Gehaltsabrechnung – Das muss am Anfang beachtet werden

Wer als Firmengründer Mitarbeiter einstellt, steht einigen Herausforderungen gegen­über. Neben dem erfolgreichem Recruiting der richtigen Mitarbeiter lässt die erste Lohn- und Gehaltsabrechnung nicht lange auf sich warten. Besonders für Start-up-Unternehmen kann es sich lohnen, Zeit sowie Geld zu sparen und die Lohnbuch­haltung an einen Profi auszulagern. So bleibt dem Unternehmer nicht nur mehr Zeit sich auf das eigentliche Kerngeschäft zu konzentrieren, sondern er minimiert auch sein Risiko.

Die laufende Entgeltabrechnung ist mit vielen gesetzlichen Vorgaben und den damit einhergehenden Risiken verbunden. Als Arbeitgeber haften Sie für die richtige Abführung der Lohnsteuer sowie die Abgaben der Sozialversicherung für den Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteil. Als Geschäftsführer kommt u.U. noch die persönliche Haftung dazu. Sonderfälle wie Kurzarbeit, Betriebliche Altersvorsorge, Zeitkonten sind besonders fehleranfällig und erfordern Sachwissen. Hinzu kommt die ständige Weiterentwicklung des Steuer- und Sozialversicherungsrechts.
 
In allen Bereichen spielt der Datenschutz eine große Rolle, insbesondere bei der Gehaltsabrechnung. Seit dem Jahr 2018 kamen weitreichende Änderungen dazu.
 
Als Arbeitgeber sind Sie Ihrem Mitarbeiter gegenüber verpflichtet, eine monatliche Lohn- und Gehaltsab­rechnung zu erstellen.
 

Was ist Pflicht?

Die Mindestangaben nach § 108 Abs. 3 Satz 1 der Gewerbeordnung i.V.m. der Entgeltbescheinigungsver­ord­nung umfassen insbesondere einige allgemeine Angaben. Neben Name sowie Adresse des Arbeitnehmers und Arbeitgebers ist besonders die Sozialversicherungsnummer des neuen Mitarbeiters von großer Bedeutung. Es sollte der Beginn – und ggf. bei Befristungen das Beschäftigungsende – zu ersehen sein. Der Abrechnungs­zeitraum, Steuer- und Sozialversicherungstage müssen ebenso erfasst sein.
 
Als Pflichtangaben zählen u. a. neben der Zusammensetzung des Arbeitsentgelts, die Lohnsteuerklasse, Steuer- und Kinderfreibeträge, Konfession sowie die Wahl der Krankenkasse.
 

Wenn Brutto zu Netto wird

In der klassischen Lohn- und Gehaltsabrechnung werden i.d.R. folgende Posten vom vereinbarten Brutto­ver­dienst abgezogen:

• Lohnsteuer, ggf. Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag
• Krankenversicherung, Pflegeversicherung, Rentenversicherung und Arbeitslosenversicherung

    
Dadurch ergibt sich gleichzeitig, welche Summen an die jeweiligen Institutionen wie Finanzamt und Kranken­kassen für Sie als Arbeitgeber zu überweisen sind.
 

Unterschied zwischen Lohn und Gehalt

Während wir im Gehalt von einer fest vereinbarten Summe sprechen, die jeden Monat gleich und unabhängig von geleisteten Stunden ist, kann der Lohn variieren. Es wird nach tatsächlich geleisteten Stunden abge­rechnet. Im Regelfall findet man Gehälter im Angestelltenverhältnis, oft kaufmännische Berufe, während Lohnempfänger als Arbeiter beschäftigt sind. Um beide Begriffe miteinander zu vereinen, spricht man von der Entgeltabrechnung.
 

Sie lagern aus  –  die Steuerkanzlei übernimmt

Bis der Mitarbeiter die fertige Entgeltabrechnung in den Händen hält, braucht es mehrere Schritte. Eine Steuerkanzlei kann professionell zur Seite stehen.
 
Bei der Übernahme des Mandats werden zuerst alle notwendigen Firmen- sowie Personalstammdaten eingepflegt. Dafür wird Ihnen im Vorfeld ein Personalbogen für Ihre Mitarbeiter übersendet.
 
Die Erfassung der Stamm- und Bewegungsdaten begleitet die Lohnsachbearbeitung ab sofort jeden Monat. Als Arbeitgeber übermitteln Sie der Steuerkanzlei neben den Krankheits- und Urlaubstagen sämtliche Ein- und Austritte. Sie benötigt zudem die Arbeitsstunden Ihrer Arbeiter und Minijobber sowie sämtliche Stammdatenänderungen.
 
Sie können die Informationen Ihrer Ansprechpartnerin auf unterschiedlichen Wegen zukommen lassen, ob nun per E-Mail verschlüsselt, über eine eigens gesicherte Austauschplattform oder dem klassischem Fax. Wenn Sie ein Zeiterfassungssystem nutzen, wird die Lohnsachbearbeitung selbstverständlich den Import Ihrer Daten als CSV-Datei prüfen und organisieren.
 
Nachdem Sie alle Daten gemeldet haben, macht sich die Steuerkanzlei an die Arbeit und erfasst alle Angaben und Unterlagen für die Entgeltabrechnung. Dabei wird auf Fristen und gesetzliche Anforderungen geachtet. Rückfragen können schnell mit Ihnen gemeinsam gelöst werden; sämtliche Meldungen an das Finanzamt und an die Krankenkasse sowie gewünschte Bescheinigungen werden elektronisch übermittelt.
 
Zu guter Letzt versendet Ihr Ansprechpartner der Steuerkanzlei die monatlichen Auswertungen als verschlüsselte E-Mail an Sie. Sollten Sie zudem die Papierform wünschen, wird Ihnen nach der Abrechnung ein persönlich adressiertes Kuvert zugeschickt. Wenn Sie Ihre Firmenbuchhaltung selbst im Haus betreuen, wird Ihnen der Buchungsbeleg ebenfalls gerne übermittelt.
 
Neben der klassischen Entgeltabrechnung steht Ihnen Ihre Steuerkanzlei auch bei der jährlichen Meldung zur Berufsgenossenschaft, Schwerbehindertenabgabe sowie der Übermittlung von Pflichtstatistiken zur Seite.