Virtuelle Events in Zeiten von Corona

Virtuelle Events in Zeiten von Corona

Events gehören zu unserem Alltag: Familienfeiern, Hochzeiten, Theater, Konzerte, Produktvorstellungen, Messen, Fachkonferenzen… Die Liste könnte ich so weiterführen. Als uns im März 2020 die weltweite Pandemie traf, stand für einen kurzen Moment alles still. Für einen kurzen Moment! Denn mit diesem Einschnitt haben wir auch gelernt, neue Wege zu finden, damit unser privates und berufliches Leben weitergeht. Und das tat es auch – nur anders, als wir es gewohnt waren.

Wir bei Rödl & Partner haben schnell gelernt, dass wir unsere Arbeit auch erfolgreich von Zuhause aus erledigen können: Interne Absprache, Kundentermine, Brainstorming, Events – mit digitaler Hilfe war und ist immer noch alles möglich. Auch wir – die Unternehmens- und IT-Beratung von Rödl & Partner – haben im letzten Jahr virtuelle Events durchgeführt, um weiterhin mit aktuellen und potenziellen Kunden in Kontakt zu bleiben und Informationen bzw. Wissen zu vermitteln. Doch können virtuelle Events face-to-face-Veranstaltungen ersetzen? Unsere Erfahrungen möchten wir heute mit Ihnen teilen.

Wie alles begann

2020 kooperierte Rödl & Partner mit dem Marktforschungs- und Beratungsunternehmen Lünendonk & Hossenfelder, um das Thema Migration SAP S/4HANA näher zu analysieren. In dieser Studie wurden Status, Ziele und Trends bei der S/4HANA-Einführung im deutschsprachigen Raum analysiert. Als Studienpartner wollten wir die Möglichkeit nutzen, unseren Kunden die Studienergebnisse persönlich vorzustellen. An drei Standorten – in Nürnberg, München und Stuttgart – war jeweils ein Event geplant. Und dann kam Corona und alle drei, für das Frühjahr 2020 geplanten, Events mussten kurzfristig abgesagt werden.

Doch nach der Studie ist vor der Studie! So nutzte Lünendonk & Hossenfelder das Thema Covid-19, um die Studienergebnisse von 2020 unter diesem Aspekt zu aktualisieren. Rödl & Partner war natürlich wieder als Studienpartner mit dabei! So entstand die aktuelle Studie „S/4HANA-Umstellung: Status quo, Planungen und Roadmap zur ERP-Modernisierung in der Corona-Pandemie“.

Von Anfang an virtuell

Eine neue Studie war in der Umsetzung, doch die Pandemie noch immer nicht vorbei. Erfahrung macht aber bekanntlich klug: So sollte sich 2020 nicht wiederholen – zumindest für unser Vorhaben, die Studienergebnissen unseren Kunden und interessierten Teilnehmern persönlich vorzustellen. Wir nutzten die Erfahrungen des vergangenen Jahres und planten unser Event – virtuell! Unter dem Namen CxO-Forum wollten wir die Gelegenheit zum virtuellen Austausch zum Thema S/4HANA-Migration unter CIOs, CFOs und anderen Führungskräften schaffen.

Der große Unterschied von virtuellen Events zu Vor-Ort-Veranstaltungen spiegelt sich in der Art des „Besuches“ wider: Durch die Teilnahme vor Ort können sich die Teilnehmer komplett auf die Vorträge und Inhalte konzentrieren, während bei virtuellen Events viele Ablenkungen warten. Solche Events können i.d.R. nur mit Laptop, PC, Tablet oder Smartphone „besucht“ werden. Und wie verlockend ist es dann – neben einem virtuellen Vortrag – noch kurz die dringe E-Mail an den Einkauf zu schicken, ein Dokument zu finalisieren oder dem Kollegen eine kurze Chatnachricht zu senden?

Die größte Herausforderung virtueller Events ist es also, dass die für die Teilnehmer wichtigen Inhalte auch bei diesen ankommen. Wir benötigten somit Referenten, deren Präsentationsinhalte so interessant sind, dass die Teilnehmer gar nichts anderes nebenbei machen möchten.

Spannende Speaker – spannende Vorträge

Gesagt, getan! Wir überlegten, welche Speaker und Themen zu unserer Veranstaltung passen und fragten diese an. Zu unserem Glück waren alle von der Idee überzeugt und sprachen uns ihre Unterstützung zu. Unser Ziel bei der Auswahl der Speaker war es, den Teilnehmern ein großes Spektrum an unterschiedlichen Inhalten zu bieten. Für das CxO-Forum konnten wir folgende Referenten gewinnen:

Mario Zillmann – Partner bei Lünendonk & Hossenfelder. Er stellte in seinem Vortrag die Ergebnisse der Lünendonk-Studie dar.

Martin Müller – Head of Fund Management Europa bei MIRA Real Estate. Sein Praxisvortrag beleuchtete die Gründe für die in seinem Unternehmen 2017 erfolgte S/4HANA-Migration, Lessons Learned und ein Fazit, wie zufrieden das Unternehmen mit der Implementierung und dem neuen System ist.

Prof. Dr. Karin Gräslund – Fachvorständin Finanzen bei der DSAG. In ihrem Vortrag zeigte sie ein aktuelles Stimmungsbild zur S/4HANA-Umstellung aus Sicht der CxOs von SAP-Anwenderunternehmen.

Torsten Enk – IT-Auditor bei Rödl & Partner. Er beleuchtete in seinem Vortrag, welche Rolle Governance, Risk & Compliance bei der S/4HANA-Migration spielt.

Vier Speaker sollten es werden – anhand dieser Anzahl haben wir den zeitlichen Rahmen festgesteckt. Die Zeit unserer teilnehmenden Zielgruppe – CxOs – ist natürlich begrenzt. Aus diesem Grund entschieden wir uns für kurze Vorträge – à 25 Minuten zzgl. einer kleinen Fragerunde am Ende jedes Vortrages. Der Geschäftsführer der Rödl Consulting GmbH – Jens Hinkelmann – führte als Moderator durch das virtuelle Event.

Ein voller Erfolg

Für das virtuelle Event meldeten sich 60 namenhafte Teilnehmer an. 74% von ihnen nahmen auch tatsächlich am CxO-Forum teil. Leider können wir – die Organisatoren und Referenten – nicht in den Gesichtern der Teilnehmer ablesen, wie Ihnen das Event gefällt. Dafür stehen uns virtuell jedoch Analysedaten des Eventtools zur Verfügung. Neben der Gesamtanzahl der Teilnehmer wird auch deren tatsächliche Teilnahmezeit angezeigt. Mit insgesamt zweieinhalb Stunden war das CxO-Forum relativ lang für ein virtuelles Event. Die Teilnahmezeit unserer Teilnehmer hat aber gezeigt: Der Großteil unserer Teilnehmer partizipierte mehr als zwei Stunden. Auch das, nach der Veranstaltung von Teilnehmern eingesammelte, Feedback, war durchweg positiv. Das virtuelle CxO-Forum war für Teilnehmer, Referenten und auch für uns – die Organisatoren ein voller Erfolg!

Unsere positiven Erfahrungen zum CxO-Forum zeigen, dass Unternehmen auch mit virtuellen Events den Kontakt zu ihren (potenziellen) Kunden aufrecht halten können. Virtuelle Events werden deshalb auch in Zukunft ein Werkzeug für uns sein. Den persönlichen Kontakt, Gespräche in den Pausen und die Gelegenheit auch abseits des Fachlichen mit seinem Gegenüber ins Gespräch zu kommen, bieten (bisher) aber nur Vor-Ort-Veranstaltung. Daher freuen auch wir uns schon auf das nächste Vor-Ort-Event mit vielen interessierten Teilnehmern. Wir werden berichten!