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Die E-Rechnung kommt - Unternehmen vor digitalen Herausforderungen

Das Thema E-Invoicing nimmt immer mehr Fahrt auf und wird in der Geschäftswelt zu einem zentralen Thema, da E-Rechnungen mittlerweile in vielen Ländern weltweit gesetzlich verpflichtend sind. Deshalb besteht in Deutschland aber auch in anderen europäischen Ländern zunehmendes Interesse seitens des Gesetzgebers das Thema anzutreiben. Mit der Verabschiedung des Wachstumschancengesetz im März 2024 wird die elektronische Rechnungsstellung ab dem 01.01.2025 auch in Deutschland verpflichtend. Doch welchen IT-technischen Herausforderungen stehen Unternehmen jetzt gegenüber?

Eine E-Rechnung stellt die Rechnungsinhalte in einem strukturierten, maschinenlesbaren Datensatz (XML) dar. Dies gewährleistet, dass Informationen, die in dieser Form vom Rechnungssteller ausgestellt werden, elektronisch übermittelt, elektronisch empfangen, sowie medienbruchfrei und automatisiert im SAP und anderen ERP-Systemen weiterverarbeitet und zur Auszahlung gebracht werden können.

Durch die ViDA-Initiative (Value Added Tax in Digital Age) und den Vorschlägen zur Änderung der Mehrwertsteuersystemrichtlinien wird die elektronische Rechnungstellung in der Europäischen Union und ihren Mitgliedstaaten immer wichtiger. Die Digitale Meldepflicht (DRR), einzige und einheitliche Registrierung der Mehrwertsteuer (SVR), die Definition von elektronischen Rechnungen und die Regelung über die Melde-Plattform, waren unter anderem Kernbestandteil der ViDA-Initiative. Das Hauptziel ist es, ab 01.01.2028 die Ausstellung von elektronischen Rechnungen und die digitale Meldung verpflichtend zu machen.

Die elektronische Rechnungsstellung in Deutschland wird über die Art. 27 des BMF-Referentenentwurfs zum Wachstumschancengesetz geregelt und ist ab 01.01.2025 anwendbar. Am 22.März 2024 hat der Deutsche Bundesrat dem Wachstumschancengesetz im zuletzt vorliegenden Entwurf vom November 2023 zugestimmt. Die Vorschläge stehen generell im Einklang mit dem derzeitigen Stand der ViDA-Initiative, und bis auf Änderungen bei den Übergangsfristen für den Rechnungsausgang sind keine Anpassungen mehr zum Gesetzentwurf vom November 2023 erfolgt.

Aus den Vorgaben des Wachstumschancengesetz können wir folgendes ableiten:

Neue Definition der Rechnung, hier einer E-Rechnung, angelehnt an den sog. ViDA-Richtlinienvorschlag der EU-Kommission, basierend auf der Norm EN 16931 (Richtlinie 2014/55/EU vom 16. April 2014)
Einführung der obligatorischen E-Rechnung ab 01.01.2025
Streichung des Vorrangs der Papierrechnung in § 14 Abs. 1 Satz 7 UStG
Neustrukturierung der Rechnungsausstellungsverpflichtung in § 14 Abs. 2 UStG, um zukünftig B2B-Rechnungen beschreiben zu können
Beschränkung der E-Rechnung auf inländische B2B-Umsätze, also in Deutschland steuerbare Umsätze zwischen zwei umsatzsteuerlichen, in Deutschland ansässigen Unternehmern als Leistenden und Leistungsempfänger
Bestimmung der Ansässigkeit in Deutschland z.B. bei Sitz, Ort der Geschäftsleitung oder umsatzsteuerlicher Betriebsstätte in Deutschland; noch nicht bei Registrierung für umsatzsteuerliche Zwecke ausländischer Unternehmer in Deutschland
Ausnahmen für sog. Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro (Rechnungsbetrag brutto) und Tickets/Abrechnungen über Personenbeförderungen (Fahrausweise)
Es ist eine Übergangsregelung zwischen dem 01.01.2025 und 31.12.2027 für die Erstellung und Erteilung der Rechnungen, also dem Rechnungsausgang, vorgesehen
Befristet bis zum 31.12.2026 kann statt einer E-Rechnung eine sonstige Rechnung auf Papier oder in einem anderen elektronischen Format, z.B. PDF oder EDI (mit Zustimmung des Empfängers) ausgestellt werden
Verlängerung dieser Übergangsregelung bis zum 31.12.2027 für bis zum 31.12.2027 ausgeführte Umsätze von Unternehmen, deren Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 3 UStG im vorangegangenen Kalenderjahr nicht mehr als 800.000 Euro betragen hat

Auszug des veröffentlichten Entwurfes eines BMF-Schreibens vom 13.06.2024

Allgemein und Übergangsfristen

Hinweis auf die Zukunft: Eng verbunden mit der Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung für inländische B2B-Umsätze ist die zu einem späteren Zeitpunkt gesetzlich einzuführende Verpflichtung zur zeitnahen und transaktionsbezogenen elektronischen Meldung von bestimmten Rechnungsangaben an die Verwaltung (Meldesystem).
Die Finanzverwaltung berücksichtigt – in der von Übergangsregelungen (§ 27 Abs. 38 UStG) begleiteten Einführungsphase – den Umstand des Transformationsprozesses in angemessenem Umfang.

EDI (Electronic Data Interchange)

Sofern Interoperabilität: Das strukturierte elektronische Format einer E-Rechnung kann auch zwischen Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger vereinbart werden (§ 14 Abs. 1 Satz 6 Nr. 2 UStG) und damit von den Vorgaben der Norm EN 16931 abweichen. Voraussetzung hierfür ist, dass das Format die richtige und vollständige Extraktion der nach dem UStG erforderlichen Angaben aus der E-Rechnung in ein Format ermöglicht, das der Norm EN 16931 entspricht oder mit dieser interoperabel ist. Diese Regelung ermöglicht die Weiternutzung bereits etablierter elektronischer Rechnungsformate (z.B. EDI-Verfahren wie EDIFACT) auch über die Übergangsfristen hinaus.

Hybride Formate

Enthält der Bildteil dagegen abweichende Rechnungsangaben (z. B. aufgrund manipulativer Eingriffe eine andere Leistungsbeschreibung oder einen abweichenden Umsatzsteuerbetrag), stellt er ggf. eine weitere (sonstige) Rechnung dar, für die die Voraussetzungen des § 14c UStG zu prüfen sind.
Die Verwendung elektronischer Rechnungsformate ist nicht auf nationale Formate (z.B. XStandard, ZUGFeRD (ab Version 2.0.1)) beschränkt, sofern diese der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung und der Liste der entsprechenden Syntaxen gemäß der Richtlinie 2014/55/EU entsprechen. Für die elektronische Abrechnung inländischer B2B-Umsätze kommt insofern auch eine Verwendung von weiteren europäischen Rechnungsformaten nach dem vorbezeichneten Standard in Betracht, z.B. FatturaPA (Italien) oder auch Factur-X (Frankreich).

Rechnungsaussteller

Zu der Verpflichtung zur Ausstellung einer E-Rechnung gelten verschiedene Übergangsregelungen, nach denen der Rechnungsaussteller unter bestimmten Voraussetzungen dennoch eine sonstige Rechnung ausstellen kann.
Ein Rechnungsaussteller kann sich bei Beachtung der Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns auf die Angabe des Leistungsempfängers verlassen, ob dieser ein inländischer Unternehmer ist oder nicht, sofern ihm keine gegenteiligen Informationen vorliegen.

Zustimmung bei sonstigen Rechnungen

Die Zustimmung kann etwa in Form von einer Rahmenvereinbarung (z. B. in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen) oder konkludent erfolgen.
Diese Zustimmung bedarf keiner besonderen Form und kann auch konkludent (z. B. durch eine widerspruchslose Annahme) erfolgen. Die Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung nach anderen Vorschriften (z. B. nach der E-Rechnungsverordnung – ERechV) ist unabhängig von den umsatzsteuerrechtlichen Regelungen zu beachten.

Rechnungsempfänger und "kein Empfang"

Hinsichtlich des Empfangs einer E-Rechnung gilt keine Übergangsregelung, er ist somit vom 1.1.2025 an durch den Rechnungsempfänger zu gewährleisten.
Ab dem 1. 1. 2025 besteht für inländische Unternehmer die Notwendigkeit, eine E-Rechnung empfangen zu können. Hierfür reicht es aus, wenn der Rechnungsempfänger ein E-Mail-Postfach zur Verfügung stellt. Die Beteiligten können abweichend hiervon andere elektronische Übermittlungswege vereinbaren.
Verweigert der Rechnungsempfänger die Annahme einer E-Rechnung bzw. ist er technisch hierzu nicht in der Lage, hat er kein Anrecht auf eine alternative Ausstellung einer sonstigen Rechnung durch den Rechnungsaussteller. In diesem Fall gelten die umsatzsteuerrechtlichen Pflichten des Rechnungsausstellers auch als erfüllt, wenn er eine E-Rechnung ausgestellt und sich nachweislich um eine ordnungsgemäße Übermittlung bemüht hat.

Übermittlung E-Mail-Versand / Plattform

Die Übermittlung einer E-Rechnung muss in elektronischer Form erfolgen. Für die Übermittlung von E-Rechnungen kommen beispielsweise der Versand per E-Mail, die Bereitstellung der Daten mittels einer elektronischen Schnittstelle oder die Möglichkeit des Downloads über ein (Kunden-)Portal in Betracht.
Die Übergabe der XML-Datei auf einem externen Speichermedium (z.B. USB-Stick) erfüllt nicht die Voraussetzungen der Übermittlung in elektronischer Form. Es handelt sich daher allenfalls um eine sonstige Rechnung.
Es ist unschädlich, wenn die Datei zu einer E-Rechnung mehrfach übersandt wird, solange es sich um dieselbe Rechnung handelt und die Übermittlung nur als inhaltlich identisches Mehrstück erfolgt (vgl. Abschnitt 14c.1 Abs. 4 UStAE).
Es steht dem Unternehmer frei, sich zur Erstellung oder Übermittlung von E-Rechnungen externer Dienstleister zu bedienen. In diesem Fall hat der leistende Unternehmer sicherzustellen, dass der externe Dienstleister die Einhaltung der sich aus den §§ 14, 14a UStG ergebenden formalen Voraussetzungen gewährleistet.

Grafik 1: Übergangsvorschriften zur verpflichtenden elektronischen Rechnungstellung und Pflicht zum Empfang von elektronischen Rechnungen ab 01.01.2023

Vereinheitlichung der Übertragungswege

Für die Übermittlung elektronischer Rechnungen auf EU-Ebene wird ein einheitlich lesbares Format angestrebt (XML-Datei mit der EU-Standard EN16931). Stand jetzt werden in den Mitgliedstaaten der Europäischen Union jedoch unterschiedliche Systeme für die elektronische Übermittlung und Rechnungsstellung verwendet. Dies hat zur Folge, dass der Datenaustausch zwischen Systemen, die Identifizierung und die Verifizierung der E-Rechnungen heterogen umgesetzt werden, was eine große Herausforderung darstellt.

Grafik 2: Gängige Modelle in der EU und weiteren europäischen Ländern

Neben den Unterschieden in der Umsetzung auf EU-Ebene müssen die unterschiedlichen Rechnungslegungsvorschriften, Umsatzsteuergesetze, und die länderspezifischen Eigenschaften bei der Gestaltung der E-Rechnung berücksichtigt werden.

Im Jahr 2028 bzw. bis 2032 – so der aktuell bestehende Plan der EU-Kommission – werden alle EU-Mitgliedstaaten schrittweise ein Meldesystem für grenzüberschreitende Lieferungen und Dienstleistungen in der EU einführen müssen. Es ist daher von großer Bedeutung, nicht nur die nationalen umsatzsteuerlichen und IT-technischen Anforderungen im Blick zu behalten, sondern auch ein koordiniertes internationales Monitoring sicherzustellen.

Aus der Perspektive der Behörden liegt dabei der Fokus auf der landesübergreifenden Kontrolle des Rechnungsstellungsprozesses. Hier stellt sich die Frage „Wie kommen die Behörden an die notwendigen Informationen zur Bekämpfung von Steuerbetrug?“ Möglichkeiten können hier u.a. sein: zentrales Clearing, behördeneigene Software, zertifizierte Service Provider, …“

Aus der Unternehmensperspektive hingegen stellt sich die Frage, „Wie bekommt der Rechnungsempfänger die Rechnungsinformationen, und wie bzw. mit wieviel Aufwand kann ich die elektronischen Rechnungen auf welchen Übermittlungskanäle empfangen, bearbeiten, bezahlen und archivieren?“

E-Rechnung als Chance

Obwohl die Umsetzung der E-Rechnung Kosten mit sich bringt, bietet die Digitalisierung und Automatisierung der Rechnungsstellung den Marktteilnehmern neue Chancen, ihre Prozesse effizienter zu gestalten:

Zeitersparnis durch Automatisierung: Durch die Digitalisierung von Rechnungen und standardisierte Abläufe werden Fehler vermieden, Lieferantennachfragen reduziert, Genehmigungsprozesse beschleunigt und die Compliance verbessert.
E-Invoicing dient der Optimierung des Rechnungsmanagements und vereinfacht die Integration von Rechnungen und Compliance-Dokumenten.
Kosteneinsparungen: Reduzierung von Prozesskosten, da manche Prozesse oder Prozessschritte wie z.B. Drucken, Versand, Scannen, Freigabe etc. künftig weniger werden. Schnelle Verarbeitung von Massendaten, verkürzte Durchlaufzeiten von SAP-Rechnungen.
Hohe Prozesstransparenz: Durch die lückenlose Protokollierung, liegen alle Informationen im System vor. Dies ermöglicht einen Überblick über den aktuellen Stand jeder Rechnung mit wenig Aufwand zu schaffen.
Höhere Skontoerträge und verbesserte Liquidität: Lange Versandwege entfallen, Rechnungen werden schneller bezahlt.
Hohe Datenqualität: Vermeidung manueller Eingabefehler, Daten stehen in Echtzeit im ERP-System zur Verfügung.
Vollständig integrierte End-to-End-Prozesse: automatisches Anstoßen von Folge-Aktivitäten, z. B. Freigabe oder Zahlung.
Erfüllung gesetzlicher Anforderungen: Compliance-Anforderungen, automatische Fristenwahrung (z. B. Aufbewahrungs- und Löschfrist).
Durchgängiger Finanzprozess zwischen allen Beteiligten: eine übersichtliche Oberfläche für alle Rechnungsformate und Kommunikationswege – auch für PDF-Rechnungen.

E-Rechnung und ihre Herausforderungen

Die Einführung von E-Rechnungen und die Einhaltung der Document Reporting Compliance stellen Unternehmen vor zahlreiche Herausforderungen, insbesondere, wenn sie SAP-Systeme nutzen. Diese Prozesse erfordern nicht nur technologische Anpassungen, sondern auch ein tiefes Verständnis der rechtlichen Rahmenbedingungen und der spezifischen Anforderungen verschiedener Länder. In diesem Kontext müssen Unternehmen sicherstellen, dass ihre Systeme nahtlos integriert sind, um die Effizienz zu maximieren und gleichzeitig die gesetzlichen Vorgaben zu erfüllen. Dabei können sie auf die unterschiedlichsten Herausforderungen stoßen.

Grafik 3: Implikationen für die Gestaltung eines Service-Konzepts aus Unternehmenssicht

In den Mitgliedstaaten der Europäischen Union werden derzeit unterschiedliche Systeme für die elektronische Übermittlung und Rechnungsstellung verwendet (Unterschiedliche technische Realisierung). Die verwendeten Implementierungsmodelle und Formate, sowie das System ist auf EU-Ebene heterogen. Frankreich und Spanien verwenden das „Decentralized Modell“ im Vergleich zu dem „Centralized Modell“ in Polen und Italien.
Selbst bei der Verwendung von dem gleichen Implementierungsmodell können sich die Formate unterscheiden. Das Format in Italien ist FatturaPA (XML), basierend auf der EU-Norm EN16931 und in Polen FA (2) – ein eigener Standard, der nicht auf der EU-Norm EN16931 basiert. Bei gleichem Format müssen oft unterschiedliche Versionen unterstützt werden. Das gilt sowohl für den Versand als auch für den Empfang von Rechnungen.
Maßgeblich für die E-Rechnung ist das Gesetz im Empfängerland. Nicht nur die gesetzlich vorgegebenen Standards in den unterschiedlichen Ländern sind einzuhalten, sondern auch prozessuale Vorgaben (z. B. Zertifikate, Dienstleister, Kommunikationswege). In Italien muss bei der Ausstellung von E-Rechnungen immer ein Bestellbezug angegeben werden. In manchen EU-Ländern kann die E-Rechnung nur mit Zustimmung des Empfängers erstellt werden. Die Umsetzung muss die unterschiedlichen Document and Reporting Compliance (DRC) und die Digital Reporting Requirements (DRR) der jeweiligen Länder (Behörden, Gemeinde) berücksichtigen.
Kundenspezifische Anforderungen und Prozesse, die Branche und das Land in dem ein Unternehmen tätig ist, sind u.a. Faktoren, die die Auswahl an einem ERP-System, Software-Tool, und die Implementierungsstrategie beeinflussen.
Die Integration des elektronischen Rechnungseinganges mittels E-Rechnung in bestehende SAP-Systeme ist komplex. Unternehmen müssen sicherstellen, dass die neue Lösung nahtlos mit den vorhandenen ERP- und Buchhaltungssystemen sowie anderen relevanten Anwendungen zusammenarbeitet.
Eine weitere Herausforderung besteht in der Sicherstellung der Datenqualität und Konsistenz. Fehlerhafte oder unvollständige Daten können zu Problemen bei der Verarbeitung von E-Rechnungen führen und die Compliance gefährden. Unternehmen müssen daher Mechanismen zur Datenvalidierung und -bereinigung implementieren.
Das Arbeiten mit der elektronischen Eingangsrechnungsverarbeitung erfordert auch eine Anpassung der internen Prozesse und Arbeitsabläufe. Mitarbeiter müssen entsprechend geschult werden, um die neuen Systeme und Prozesse effektiv nutzen zu können. Ein umfassendes Change-Management ist daher unerlässlich, um die Akzeptanz und den reibungslosen Übergang zu gewährleisten.
Da E-Rechnungen sensible Unternehmens- und Kundendaten enthalten, ist die Sicherheit ein zentrales Anliegen. Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre E-Rechnungslösungen den höchsten Sicherheitsstandards entsprechen und dass geeignete Maßnahmen zum Schutz vor Datenverlust und unbefugtem Zugriff getroffen werden.
Die Implementierung von E-Rechnungslösungen kann mit erheblichen Kosten verbunden sein. Unternehmen müssen daher sorgfältig abwägen, welche Investitionen notwendig sind und wie sich diese auf den Return on Investment (ROI) auswirken.
Die Einführung des elektronischen Rechnungseingang erfordert die Zusammenarbeit mit externen Partnern und Lieferanten. Unternehmen müssen sicherstellen, dass alle Beteiligten die neuen Prozesse und Systeme unterstützen und dass die Kommunikation reibungslos funktioniert.
Die Technologie im Bereich E-Rechnung entwickelt sich ständig weiter. Unternehmen müssen daher flexibel bleiben und bereit sein, ihre Systeme und Prozesse kontinuierlich anzupassen und zu optimieren, um den neuesten Anforderungen und Best Practices gerecht zu werden.
Wie werden die E-Rechnungen in den bestehenden Workflow- und Genehmigungs-prozessen integriert? Welche Anpassungen sind notwendig, um die Effizienz und Nachverfolgbarkeit zu gewährleisten?
Welche Anforderungen gibt es an die Langzeitarchivierung von elektronischen Eingangsrechnungen und wie kann der Zugriff auf archivierte Dokumente gewährleistet werden?

In Vorabhinweisen der Finanzverwaltung, zirkuliert mit BMF-Schreiben vom 2. Oktober 2023, Az. III C 2 – S 7287-a/23/10001:007 an die Verbände, wurde bereits darauf hingewiesen, dass der Empfang einer solchen Rechnung im XML-Format dann potenziell ab 1. Januar 2025 möglich sein muss: „Wenn der Rechnungsaussteller sich für die Verwendung einer elektronischen Rechnung entscheiden sollte, muss der Rechnungsempfänger diese daher auch entgegennehmen.“

Grafik 4: Prozessüberblick bei der Erstellung und Verarbeitung von E-Rechnungen

Grundsätzlich markiert die Notwendigkeit zur Einführung der E-Rechnung einen wichtigen Schritt in Richtung Digitalisierung und Effizienzsteigerung in der Rechnungsabwicklung. Langfristig führt die E-Rechnung nicht nur zu Kosteneinsparungen, sondern trägt auch zu einer nachhaltigeren und umweltfreundlicheren Arbeitsweise bei.

Um sich diesem Ziel zu nähern, gilt es, die bislang noch heterogen genutzten Systeme zu harmonisieren und die aktuellen Anforderungen im E-Rechnungsumfeld mit klaren Strategien auf den Weg zu bringen.

Weiterführende Informationen finden Sie ebenfalls in den Blogbeiträgen der Kolleginnen und Kollegen Steuerberater und Wirtschaftsprüfer von Rödl & Partner unter:

Die E-Rechnung kommt in Deutschland ab 1.1.2025

Themenspecial: Bahn frei für E-Invoicing

Beratung zur E-Rechnung

Deutschland bekommt die E-Rechnung zum 1. Januar 2025 mit Übergangsregelungen

Umsatzsteuer in der EU: E-Invoicing und Digital Reporting Requirements national und EU-grenzüberschreitend

Das französische E-Invoicing-Projekt: Zwischen Vorteilen und Herausforderungen

Die Rolle des E-Invoicing bei der digitalen Transformation von Unternehmen

E-Rechnungsstellung in Polen als weiterer Schritt zur Digitalisierung des polnischen Steuersystems