Compliance, E-Business, Digitalisierung, Big Data – Herausforderungen im Bereich der Umsatzsteuer

Interview mit Dr. Heidi Friedrich-Vache

zuletzt aktualisiert am 31. Oktober 2018

Frau Dr. Friedrich-Vache, Sie leiten das Beratungsfeld Umsatzsteuerberatung | VAT Services bei Rödl & Partner. Welche Bedeutung sehen Sie in einer derartigen Spezialisierung auf Umsatzsteuer?

Kurz, die Bedeutung einer spezialisierten steuerlichen Beratung und v.a. spezialisierten Umsatzsteuer­beratung ist sehr hoch und die diesbezüglichen Anforderungen daran steigen stetig. Die Beschäftigung mit der Steuer und eine zutreffende Abbildung dieser in der Buchhaltung und Erklärung wurden in der Vergangenheit häufig vernachlässigt, da im besten Fall für den Unternehmer keine definitiven Kosten entstehen. Jedoch setzte hier schon in den letzten 15 Jahren ein deutlicher Wandel im Umgang mit der Umsatzsteuer ein.
 

Die Umsatzsteuer ist schon allein durch ihre Aufkommensstärke und nicht zuletzt durch eine Vielzahl an Betrugs­fällen seit langem im Fokus der in- und ausländischen Finanzverwaltungen. Die Europäische Kommission schätzt die jährlichen Umsatzsteuerausfälle innerhalb der EU auf etwa 150 Mrd. Euro; ein Teil davon geht auf den Betrug durch Karussellgeschäfte zurück. So scheuen sich Finanzbehörden heute auch nicht mehr, fachlich sehr komplexe Themen – z.B. zu grenzüberschreitenden Reihengeschäften und Dreiecksgeschäfte, zur Vor­steuer­aufteilung, zum Vorsteuerabzug mit Bezug auf unternehmerische und nichtunternehmerische Bereiche in Unternehmen – „durchzustreiten” und beschränken sich, überspitzt formuliert, nicht nur etwa auf das „Abhaken formeller Rechnungsanforderung” zur Prüfung des Vorsteuerabzugs oder die Durchsicht von Belegen zum Nachweis einer Steuerbefreiung.

Daneben ist die Umsatzsteuer in ihrer Erhebung durch den Unternehmer fehleranfällig und schlichtweg durch die Vielzahl teilweise divergierender und v.a. interpretationsfähiger Rechtsprechung, durch die Beachtung verschiedener Rechtsnormen, z.B. der MwStSystRL und MwStVO neben den nationalen Vorschriften und Auffassungen (UStG, UStDV, UStAE) schwierig im Sinne von rechtssicher, klar, praktikabel und lösungs­orientiert zu handhaben. Oft wirken Fehler bei der umsatzsteuerlichen Beurteilung im Nachhinein bei Richtig­stellung doch als definitive Belastung für Unternehmer, z.B. durch (Rück-)Zahlung von Umsatzsteuer und Vorsteuer, von Nachzahlungszinsen und/oder Hinterziehungszinsen bzw. Strafgebühren im In- und Ausland. Das wirkt infolge straff kalkulierter Margen heutzutage für jeden Unternehmer empfindlich.

Die Anforderungen an ein wirksames Kontroll- und Risikomanagementsystem, schlichtweg auch an VAT Compliance, nehmen stetig für diejenigen zu, die täglich die umsatzsteuerlichen Sachverhalte buchhalterisch und erklärungstechnisch erfassen müssen sowie für die verantwortlichen Unternehmensvertreter.

Sie sprechen VAT Compliance an. Was kann man sich unter diesem Begriff vorstellen?

Unter VAT Compliance verstehen wir, leger gesprochen, letztlich ein wirksames Kontroll- und Risiko­manage­ment­system um diese zu erreichen, um Transparenz und eine Systematik in der Beurteilung von Geschäfts­vorfällen und internen Prozessen und Kontrollen zu erzielen, gesetzeskonform zu handeln und damit auch das Risiko von Umsatzsteuernach- und Vorsteuerrückzahlungen zu reduzieren. Ziel des Kontroll- und Risiko­managementsystems ist es, die unternehmenseigenen Prozesse zu überwachen sowie die Schnittstellen­kommunikation in Unternehmen (z.B. zwischen der Steuerabteilung oder Finanzbuchhaltung zum Einkauf und Vertrieb) durch Leitfäden, Schulungen und Arbeitsanweisungen zu verbessern. Es sollte beharrlich daran gearbeitet werden, neue Geschäftsvorfälle im Vorfeld auf umsatzsteuerliche Auswirkungen hin zu prüfen, ein Kostengefühl für in- und ausländische Registrierungen und umsatzsteuerliche Erklärungen zu entwickeln, um Preise für Aufträge möglichst genau verhandeln zu können, und die unternehmensindividuellen Geschäfts­vorfälle regelmäßig an die sich auch bei der Umsatzsteuer vermehrt ergebenden neuen Gesetzeslagen sowie Rechtsprechungsänderungen anzupassen.
 

Unternehmensintern bedeutet das, möglichst lückenlose Prozesse von der Stammdatenanlage und
-pflege, dem Bestell- und Auftragsmanagement, vom Financial Reporting zum Tax (VAT) Reporting hin zu identifizieren und Konzepte mit Berechtigungen, Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten einzurichten. Daneben schärft man aber selbstverständlich auch die materiell-rechtliche Beschäftigung mit umsatz­steuer­lichen Themen, etwa die zeitlich und inhaltlich zutreffende Erfassung und Abrechnung von Umsatzsteuer und Vorsteuer im In- und Ausland.
 

Das Thema VAT Compliance gefällt mir persönlich deshalb so gut – abgesehen von der aktuellen Dynamik, die das Thema seit dem BMF-Schreiben vom 23. Mai 2016 (Az. IV A 3 - S 0324/15/10001, IV A 4 - S 0324/14/10001) und den diesbezüglichen Hinweisen des IDW sowie der Bundessteuerberaterkammer, auch der Überlegungen der EU-Kommission zu einem sog. Zertifizierten Steuerpflichtigen dazu erfährt –, weil Unter­nehmen sich „ganzheitlich” mit Umsatzsteuer innerhalb der unternehmerischen Prozesse und nach außen hin präventiv und detektivisch beschäftigen müssen und damit ein hohes Maß an Transparenz und Opti­mierungen erreichen können; die Effekte werden in der aktuellen Diskussion um das Thema oftmals vom Fokus auf mögliche (steuer-)strafrechtlich befreiende Wirkungen verdrängt.
 

Die Wirkungen sind gleichwohl sehr wichtig, da unsere Mandanten bei festgestellten Fehlern und dazu vor­ge­nommenen Berichtigungen von Erklärungen nicht ständig dem Vorwurf des Vorsatzes oder der Fahrlässigkeit und damit auch eines Zinsrisikos wegen hinterzogener Steuer ausgesetzt sein wollen. Die ganzheitliche Beschäftigung mit Prozessen zur Abbildung von Geschäftsvorfällen und der dabei erfassten Daten ist mehr und mehr auch dafür entscheidend, sich auf die ausgerufene Zeit der Digitalisierung vorzubereiten. Das ist intern wichtig, um selbst Umsatzsteuerauswirkungen und -risiken zu identifizieren und nach außen hin, um den länderspezifische Anforderungen der Finanzbehörden gerecht werden zu können.

 
In vielen EU- und Drittstaaten (z.B. Rumänien, Spanien, Polen, Italien, Indien) gibt es seitens der Finanz­verwaltungen bereits digitale Anforderungen, inhaltlich wie zeitlich, um umsatzsteuerrelevante Daten an Behörden zu übermitteln, z.B. Überweisung eines Umsatzsteuerbetrags auf ein separates Konto (z.B. Split VAT System oder Split VAT Payment System in Rumänien und Polen) monatliche Meldungen von Daten über Ein- und Verkäufe im sog. SAF-T-Format in Polen, elektronische Meldepflicht von Rechnungsdaten an die Behörde z.B. in Spanien und Ungarn oder auch der kürzlich eingeführte elektronische Rechnungsversand über ein staatliches Austauschsystem (sistema di interscambio) in Italien.
   

Da die Finanzbehörden mit ihren Ermittlungen in der heutigen Zeit bereits nicht mehr an der Ländergrenze halt­machen, ist es z.B. gerade für Unternehmer mit ausländischen Tochtergesellschaften, die lokal nicht eigene (große) Steuerabteilungen vorhalten, interessant, wie im Ausland mit der Umsatzsteuer schlichtweg um­ge­gangen wird. Gerade um umsatzsteuerliche Risiken oder Verpflichtungen zu sehen, bieten sich dort z.B. Umsatzsteuer-Checks und Beratung zur Datenerfassung und -aufbereitung durch lokale Berater an.

Die wenigsten Unternehmen beschränken heute ihre Tätigkeiten auf einen nationalen Markt.  
Wie schlägt sich die Entwicklung auf die Umsatzsteuerberatung durch?

Lieferungen und Dienstleistungen deutscher Unternehmen erfolgen laut Statistischem Bundesamt zu ca. 70 Prozent (vgl. Außenhandelsquote 2016 für Waren und Dienstleistungen) grenzüberschreitend bzw. weisen Auslandsbezug auf. Das führt dazu, dass ein deutscher Unternehmer seine Umsätze europaweit und weltweit im Hinblick auf etwaige ausländische Umsatzsteuer oder Verbrauchsteuern, Business Taxes oder Goods or Sales Taxes (GST) prüfen muss. Immer weitere Länder und Regionen führen dabei die Umsatzsteuer basierend auf europäischem Vorbild ein, nach China auch Indien und teils bereits auch die ersten GCC-Staaten (Gulf Cooperation Council-Staaten, hier Saudi Arabien und Vereinigte Arabische Emirate). Selbst die grundsätzliche Harmonisierung bei der indirekten Besteuerung für die EU-Mitgliedstaaten führt durch Wahlrechte und unter­schiedliche Auslegungen in den nationalen Gesetzen nicht dazu, dass sich Unternehmer nicht erkundigen müssen, ob sie in anderen EU-Staaten Umsatzsteuer anmelden und abführen müssen. In den letzten Jahren sind zudem neue Leistungsarten hinzugekommen. Wir denken an Ausprägungen des E-Business mit Download, Streaming, Apps, Apps in App, Gutscheinformen, diverse Leistungsausprägungen und Leistungs­richtungen im Zusammenhang mit Daten/Datennutzung usw., die nicht sofort die zutreffende umsatzsteuerliche Behandlung erkennen lassen, sodass es auch einer Vorbereitung zur Erläuterung gegenüber den Finanzbehörden bedarf.

Auf EU-Ebene werden durch die „new businesses” (Digital- und E-Commerce-Markt) verstärkt Überlegungen angestrengt, wie eine praktikable und steuersichernde Behandlung dabei erfolgen kann. Überlegt wird etwa die Meldung im sog. OSS-Verfahren (One Stop Shop mit kompletter Systemänderung in der Umsatzbesteuerung, z.B. Eliminierung einer inner­gemein­schaft­lichen Lieferung und eines korrespondierenden inner­gemein­schaft­lichen Erwerbs bei EU-grenzüberschreitendem Warenverkehr, stattdessen Besteuerung im EU-Waren­bestimmungs­land und Meldung dieser lokalen Umsätze in einer Umsatzsteuererklärung des Lieferanten z.B. in seinem Sitzstaat, wenn nicht Reverse Charge Anwendung findet), ein Status der Unternehmen als sog. Certified Taxable Person (sog. Zertifizierter Steuerpflichtiger) oder eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (doch) als materiell-rechtliche Voraussetzung beim unternehme­rischen Handeln (mit Abfrageverpflichtung der Kunden-Umsatzsteuer-Identifikationsnummer über das VIES-System). Das erfordert einen Prozess, z.B. das Einfordern, Hinterlegen und Prüfen der Umsatzsteuer-Identifikationsnummern; also Formalien bei der Umsatzsteuer befolgen – noch mehr wie bisher. Hier sind wir verstärkt für unsere Mandanten Informationsgeber, was sich national, unionsrechtlich und weltweit tut, um frühzeitig Auswirkungen für die Supply Chain bzw. das eigene Leistungsspektrum unternehmensindividuell zu durchdenken. 

Das bedeutet, dass Sie die Zukunft der Umsatzsteuerberatung eher in der Beratung hin zu einem aktiv vorbeugenden Handeln auf Unternehmerseite als auf einer passiven Reaktion auf Fehler sehen?

Genau. Selbstverständlich wird die Umsatzsteuerberatung nach wie vor die Begleitung und Vertretung in umsatzsteuerlichen Streitfällen und Diskussionen mit den Finanzbehörden und die Unterstützung bei finanzgerichtlichen Verfahren bedeuten. Gleichwohl sehen wir die Beratung in Zukunft darin, dass sie die Umsatzsteuer in einer immer komplexer digitalisierenden und international vernetzteren Geschäftswelt systematisiert handhabt. Dabei sind immer größere Datenmengen auch mit Blick auf die Umsatzsteuer zu strukturieren und für Verprobungen und Auswertungen zu nutzen.