E-Rechnungen und GRC

• Neue Definition der Rechnung, hier einer E-Rechnung, angelehnt an den sog. ViDA-Richtlinienvorschlag der EU-Kommission, basierend auf der Norm EN 16931 (Richtlinie 2014/55/EU vom 16. April 2014)
• Einführung der obligatorischen E-Rechnung ab 01.01.2025
• Streichung des Vorrangs der Papierrechnung in § 14 Abs. 1 Satz 7 UStG
• Neustrukturierung der Rechnungsausstellungsverpflichtung in § 14 Abs. 2 UStG, um zukünftig B2B-Rechnungen beschreiben zu können
• Beschränkung der E-Rechnung auf inländische B2B-Umsätze, also in Deutschland steuerbare Umsätze zwischen zwei umsatzsteuerlichen, in Deutschland ansässigen Unternehmern als Leistenden und Leistungsempfänger
• Bestimmung der Ansässigkeit in Deutschland z.B. bei Sitz, Ort der Geschäftsleitung oder umsatzsteuerlicher Betriebsstätte in Deutschland; noch nicht bei Registrierung für umsatzsteuerliche Zwecke ausländischer Unternehmer in Deutschland
• Ausnahmen für sog. Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro (Rechnungsbetrag brutto) und Tickets/Abrechnungen über Personenbeförderungen (Fahrausweise)
• Es ist eine Übergangsregelung zwischen dem 01.01.2025 und dem 31.12.2027 für die Erstellung und Erteilung der Rechnungen, also dem Rechnungsausgang, vorgesehen
• Befristet bis zum 31.12.2026 kann statt einer E-Rechnung eine sonstige Rechnung auf Papier oder in einem anderen elektronischen Format, z.B. PDF oder EDI (mit Zustimmung des Empfängers) ausgestellt werden
• Verlängerung dieser Übergangsregelung bis zum 31.12.2027 für bis zum 31.12.2027 ausgeführte Umsätze von Unternehmen, deren Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 3 UStG im vorangegangenen Kalenderjahr nicht mehr als 800.000 Euro betragen hat
• EDI (Electronic Data Interchange): Sofern Interoperabilität: Das strukturierte elektronische Format einer E-Rechnung kann auch zwischen Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger vereinbart werden (§ 14 Abs. 1 Satz 6 Nr. 2 UStG) und damit von den Vorgaben der Norm EN 16931 abweichen. Voraussetzung hierfür ist, dass das Format die richtige und vollständige Extraktion der nach dem UStG erforderlichen Angaben aus der E-Rechnung in ein Format ermöglicht, das der Norm EN 16931 entspricht oder mit dieser interoperabel ist. Diese Regelung ermöglicht die Weiternutzung bereits etablierter elektronischer Rechnungsformate (z.B. EDI-Verfahren wie EDIFACT) auch über die Übergangsfristen hinaus.
• Zulässige Formate: Die Verwendung elektronischer Rechnungsformate ist nicht auf nationale Formate (z.B. XStandard, ZUGFeRD (ab Version 2.0.1)) beschränkt, sofern diese der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung und der Liste der entsprechenden Syntaxen gemäß der Richtlinie 2014/55/EU entsprechen. Für die elektronische Abrechnung inländischer B2B-Umsätze kommt insofern auch eine Verwendung von weiteren europäischen Rechnungsformaten nach dem vorbezeichneten Standard in Betracht, z.B. FatturaPA (Italien) oder auch Factur-X (Frankreich). Hybride Formate (z.B. ZUGFeRD) sind grundsätzlich zulässig, der XML-Teil hat dabei Vorrang.
• Rechnungsaussteller: Zu der Verpflichtung zur Ausstellung einer E-Rechnung gelten verschiedene Übergangsregelungen, nach denen der Rechnungsaussteller unter bestimmten Voraussetzungen dennoch eine sonstige Rechnung ausstellen kann.
• Zustimmung bei sonstigen Rechnungen: Die Zustimmung kann etwa in Form einer Rahmenvereinbarung (z. B. in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen) oder konkludent (z. B. durch eine widerspruchslose Annahme) erfolgen und bedarf keiner besonderen Form.
• Rechnungsempfänger und "kein Empfang": Hinsichtlich des Empfangs einer E-Rechnung gilt keine Übergangsregelung, er ist somit vom 1.1.2025 an durch den Rechnungsempfänger zu gewährleisten. Hierfür reicht es aus, wenn der Rechnungsempfänger ein E-Mail-Postfach zur Verfügung stellt. Die Beteiligten können abweichend hiervon andere elektronische Übermittlungswege vereinbaren. Verweigert der Rechnungsempfänger die Annahme einer E-Rechnung bzw. ist er technisch hierzu nicht in der Lage, hat er kein Anrecht auf eine alternative Ausstellung einer sonstigen Rechnung durch den Rechnungsaussteller. 
• Übermittlung per E-Mail-Versand / Plattform: Die Übermittlung einer E-Rechnung muss in elektronischer Form erfolgen. Für die Übermittlung von E-Rechnungen kommen beispielsweise der Versand per E-Mail, die Möglichkeit des Downloads über ein (Kunden-)Portal oder die Bereitstellung der Daten mittels einer elektronischen Schnittstelle  in Betracht.
  

Anpassung der Prozesse, neue Kontrollrisiken und Anpassung des Internen Kontrollsystems (IKS) 

Auswirkungen auf den Rechnungseingang

​​​Zum Vergröß​ern bitte klicken

 

​

Auswirkungen auf den Rechnungsausgang

​​

​​Zum Vergrößern bitte klicken

Fazit