Einfluss der IT-Prüfung auf die Jahresabschlussprüfung auf Basis des IDW RS FAIT 1

​​​​veröffentlicht am 28. November 2024

Im Zuge der Jahresabschlussprüfung muss der Wirtschaftsprüfer bei IT-gestützter Rechnungslegung auch die (rechnungslegungsrelevanten) IT-Systeme des zu prüfenden Unternehmens sorgfältig analysieren und prüfen. Der Fachausschuss für Informationstechnologie (FAIT) des Instituts der Wirtschaftsprüfer in Deutschland e.V. (IDW) beschäftigt sich mit den aus der Informationstechnologie (IT) resultierenden Fragestellungen und Risiken für die Einhaltung der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung. In dem nachfolgenden Artikel werden wesentliche Hintergründe, Anforderungen und Maßnahmen dieses Prüfungsstandards näher beleuchtet.

Bedeutende Inhalte des Prüfungsstandards:

Der Rechnungslegungsstandard (RS) IDW RS FAIT 1 konkretisiert die Anforderungen aus dem Handelsgesetzbuch (§§ 238, 239 und 257) und weist auf mögliche Risiken hin. Die §§ 238, 239 und 257 beschreiben die Anforderungen, die bei der Gestaltung einer IT-gestützten Rechnungslegung zu beachten sind. Hier zählt unter anderem:
 

• Die Beachtung der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) sowie die Berücksichtigung der damit verbundenen Anforderungen an die Sicherheit IT-gestützter Rechnungslegung.
• Die Nachvollziehbarkeit der Buchführungs-/Rechnungslegungsverfahren
• Die Nachvollziehbarkeit der Abbildung der einzelnen Geschäftsvorfälle in ihrer Entstehung und Abwicklung
  
• Die Einhaltung der Aufbewahrungsvorschriften.
  

 
Jedoch werden bei der Umsetzung der Anforderungen keine konkreten Vorschriften gesetzt, sodass die gesetzlichen Vertreter prinzipiell jedes Verfahren, das für die Erfüllung der Anforderungen, die aus den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung hervorgehen, anwenden können (§ 239 Abs. 4 HGB).
 
Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung bei IT-gestützter Rechnungslegung definieren neben den allgemeinen Grundsätzen (Vollständigkeit, Richtigkeit, Zeitgerechtheit, Ordnung, Nachvollziehbarkeit und Unveränderlichkeit) die Beleg-, Journal- und Kontenfunktion, die Dokumentation und die Aufbewahrungspflicht. Das ERP-System muss dementsprechend alle GoB-Anforderungen erfüllen, andernfalls kann eine Nichterfüllung eines oder mehrerer Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung zu einer Beeinflussung des Prüfungsurteils führen.
 
Bei der Aufbewahrungspflicht im ERP-System muss der Betreiber unternehmensspezifische Einstellungen und Anpassungen oder Änderungen in Tabellen und Stammdaten, die für die Verarbeitung aufzeichnungspflichtiger Geschäftsvorfälle erforderlich sind, protokollieren und mit einer Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren entsprechend archivieren. Folglich sollten die Einstellungen im ERP-System so gesetzt werden, dass relevante Tabellen und Einstellungen bzw. Änderungen an diesen stets protokolliert werden.