E-Rechnung – Die Zukunft der Rechnungsabwicklung ist digital

veröffentlicht am 28. November 2024

Die Einführung der E-Rechnung für inländische Umsätze im B2B-Bereich wird ab dem 01. Januar 2025 für alle Unternehmen zur Pflicht. Zunächst betrifft das den Empfang und die Archivierung von Rechnungen. Es erfolgt eine stufenweise Einführung der E-Rechnungspflicht. Für die Rechnungsstellung sind Übergangsregelungen bis 2028 vorgesehen, die bspw. für kleinere Unternehmen oder bestimmte Geschäftsbeziehungen greifen. Um die Anforderungen zu erfüllen, muss die IT-Infrastruktur die Verarbeitung einer E-Rechnung nach der Norm DIN EN 16931 zukünftig ermöglichen. Langfristig muss der gesamte Rechnungsprozess – von Ausstellung und Empfang bis hin zum Reporting gegenüber den Behörden – vollständig digitalisiert werden.

Ab dem 01. Januar 2025 gilt die E-Rechnungspflicht. Unternehmen müssen ab diesem Zeitpunkt in der Lage sein E-Rechnungen für umsatzsteuerpflichtige Leistungen elektronisch zu empfangen, zu verarbeiten und gemäß den GoBD-Vorgaben (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen) zu archivieren. Ebenfalls sind grundsätzlich ab dem 01. Januar 2025 E-Rechnungen auszustellen und elektronisch zu versenden. Allerdings gelten hierfür Übergangsregelungen, die eine vollständige Verpflichtung bis spätestens 2028 vorsehen.

Der Begriff der E-Rechnung wird zukünftig in § 14 Abs. 1 UStG neu definiert und muss einem strukturierten, elektronischen Format entsprechen, das durch die Norm DIN EN 16931 erfüllt wird. Rechnungen in Papierform sowie in PDF-Format gelten zukünftig als „sonstige Rechnungen“ und sollen schrittweise aus dem Geschäftsverkehr zurückgezogen werden. Die Einführung der E-Rechnung bringt sowohl steuerrechtliche als auch technische Anforderungen mit sich, die von Unternehmen frühzeitig berücksichtigt werden müssen. Die Annahme einer E-Rechnung darf ab dem 01. Januar 2025 nicht verweigert werden. Unternehmen sollten daher die technischen Voraussetzungen für den Rechnungsempfang bereits heute geschaffen haben.

Die richtige IT-Infrastruktur als Grundvoraussetzung

Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Systeme künftig in der Lage sind, strukturierte elektronische Rechnungen im XML-Format empfangen, verarbeiten und archivieren zu können. Durch die Umsetzung der Norm DIN EN 16931 ermöglicht das XML-Format eine maschinelle Verarbeitung der Rechnungsdaten, wodurch eine medienbruchfreie Datenverarbeitung ermöglicht wird. Dieses Format ist für das menschliche Auge in seiner ursprünglichen Form nicht lesbar, da es rein strukturelle Daten enthält. Mit dem Einsatz von Visualisierungs-Tools können die Rechnungsinhalte lesbar gemacht werden.

Die genutzten Systeme für die Rechnungsverarbeitung und -abwicklung sollten in der Lage sein die Norm DIN EN 16931 vollständig zu unterstützen. Zulässige Formate wie die XRechnung oder das hybride Format ZUGFeRD (ab Version 2.0.1) sind in Deutschland bereits weit verbreitet und erfüllen die Anforderungen an eine E-Rechnung. Auch Rechnungsformate wie Factur-X oder Peppol-BIS Billing entsprechen der vorgeschriebenen Norm. Dabei ist es ausreichend, wenn für den Empfang einer E-Rechnung ein E-Mail-Postfach zur Verfügung gestellt wird, welches den Anforderungen der GoBD hinsichtlich revisionssicherer Archivierung und Unveränderbarkeit entspricht. Eine gesonderte E-Mail-Adresse zur Rechnungsübermittlung wird hierbei empfohlen. Besonders wichtig: Bei Verwendung eines hybriden Rechnungsformats, das sowohl einen XML-Datensatz als auch eine PDF-Datei einbettet, ist stets der Inhalt des XML-Formates maßgebend. Dies ist insbesondere für den Vorsteuerabzug wichtig. Unternehmen sollten sich rechtzeitig mit ihren Geschäftspartnern austauschen, um einen reibungslosen Rechnungsempfang sicherzustellen und die Zusammenarbeit zu stärken. Die Integration der E-Rechnung in die genutzten Systeme bringt jedoch einige Herausforderungen mit sich:

System- und Prozessintegration: Die Systeme müssen dahingehend angepasst werden, dass E-Rechnungen nahtlos empfangen, verarbeitet und archiviert werden können. Die automatisierte Verarbeitung von E-Rechnungen sollte in die internen Abläufe integriert werden. Zudem wird es erforderlich E-Rechnungen auch auszustellen.
Revisionssicherheit: E-Rechnungen müssen revisionssicher archiviert werden, um den Anforderungen der GOBD zu entsprechen und eine rechtssichere Aufbewahrung zu gewährleisten.
Datenvalidierung: Die technische Überprüfung einer E-Rechnung wird eine zentrale Aufgabe darstellen, um unrichtige Angaben und Inhalte zu erkennen und zu korrigieren. Es geht hierbei nicht nur um die Sicherstellung der Richtigkeit von Rechnungsdaten, sondern auch um die Vermeidung von Fehlern, die zu rechtlichen Problemen führen könnten.

Es ist nicht nur wichtig, dass die Systeme gemäß den geltenden Anforderungen optimiert und geeignete Lösungen gefunden werden, sondern auch, dass die dazugehörigen Prozesse ganzheitlich betrachtet und optimiert werden. Arbeitsabläufe müssen angepasst und Mitarbeiter entsprechend geschult werden.

Übergangsregelungen für die Rechnungsausstellung

Folgende Übergangsregelungen sind bis 31. Dezember 2027 bei der Ausstellung einer Rechnung zu beachten:

Für die Jahre 2025 und 2026 kann eine E-Rechnung (konform zur Norm DIN EN 16931) ausgestellt werden, eine Verpflichtung dazu besteht noch nicht, jedoch muss dafür die Zustimmung des Rechnungsempfängers eingeholt werden, wenn eine sonstige Rechnung versendet wird
Ab dem 01. Januar 2027 muss eine E-Rechnung ausgestellt werden, wenn der Vorjahresumsatz mehr 800.000 Euro betragen hat
Ab dem 01. Januar 2028 gilt für alle Unternehmen die E-Rechnungspflicht für inländische B2B-Umsätze
Ausgenommen von der E-Rechnungspflicht sind Kleinstbetragsrechnungen (bis 250 Euro), Rechnungen für Fahrausweise sowie steuerfreie Umsätze ohne Recht zum Vorsteuerabzug.

Die Übermittlung von Rechnungen mit EDI-Verfahren wird laut dem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 über die Übergangsfristen hinaus zulässig bleiben (Zustimmung des Rechnungsempfängers vorausgesetzt), sofern eine Datenextrahierung ohne Informationsverlust gemäß der Norm DIN EN 16931 möglich ist bzw. diese zumindest interoperabel sind. Die Regelungen sind eng mit den EU-Vorgaben abgestimmt, da zu einem späteren Zeitpunkt ein EU-konformes Meldesystem eingeführt werden soll. Wie dies auf nationaler Ebene umgesetzt wird, ist derzeit noch nicht abschließend geklärt, wird aber in jedem Fall eingeführt.

Konsequenzen bei Nichteinhaltung der E-Rechnungspflicht

Die Einführung der E-Rechnungspflicht ist zunächst mit einem erheblichen Zeit- und Kostenaufwand verbunden. Langfristig ermöglicht es jedoch eine effizientere Rechnungsabwicklung, wodurch Fehler reduziert, und Zeit gespart wird. Zudem profitieren Unternehmen von der besseren Nachverfolgbarkeit und Transparenz der Rechnungsabläufe. Dies kann die Zusammenarbeit mit den Geschäftspartnern vereinfachen und die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen sicherstellen.

Folgen einer Nichtbeachtung der E-Rechnungspflicht:

Nichtgewährung des Vorsteuerabzugs: Der Vorsteuerabzug wird dem Rechnungsempfänger zukünftig nur gewährt, wenn eine sog. ordnungsmäße Rechnung vorliegt und diese elektronisch ausgestellt und übermittelt wurde.
Zivilrechtliche Konsequenzen: Der Rechnungsempfänger kann zivilrechtliche Ansprüche gegenüber dem Rechnungsaussteller geltend machen, wenn die Rechnung nicht der Anforderungen einer E-Rechnung entspricht.
Bußgelder: Werden die neuen Anforderungen nicht beachtet, kann die Finanzbehörde darüber hinaus Bußgelder bis zu 5.000 Euro verhängen.

Handeln Sie jetzt und stellen Sie die Weichen für die Zukunft

Beachten Sie, dass für den Rechnungsempfang ab dem 01. Januar 2025 eine klare Verpflichtung zum Empfang besteht und Ihr Unternehmen eingehende Rechnungen elektronisch empfangen muss. Zudem sind grundsätzlich ab dem 01. Januar 2025 E-Rechnungen auszustellen und elektronisch zu versenden. Allerdings gelten hierfür Übergangsregelungen, die eine vollständige Verpflichtung bis spätestens 2028 vorsehen. Dafür müssen Sie aber auch schon jetzt entsprechende Vorbereitungen treffen. Durch eine vorausschauende Planung und Umsetzung können Sie nicht nur die Herausforderungen der E-Rechnungspflicht meistern, sondern Ihr Unternehmen auch langfristig digital wettbewerbsfähig aufstellen.

Das Team Assurance-IT-Advisory sowie das Team Tax stehen Ihnen als kompetente Ansprechpartner bei allen Fragen rund um die E-Rechnung sowie revisionssichere Rechnungsverarbeitung im Bereich der Gesundheits- und Sozialwirtschaft zur Seite. Mit unserer Expertise helfen wir Ihnen, gesetzliche Anforderungen zu erfüllen, Prozesse effizient zu gestalten und Daten sicher aufzubewahren. Sorgen Sie dafür, dass Ihre Rechnungsverarbeitung zukunftsfähig ist!

Quelle:

- BMF Schreiben III C 2 – S 7287-a/23/10001 :007

- BT-Drucks. 20/8628

- BT-Drucks. 20/12563

- BeckOK UStG/Weymüller UStG § 14