Prämien im Ideenmanagement – eine Win-Win-Situation oder doch eher eine (steuer-)rechtliche Fallgrube? Wir klären auf!

veröffentlicht am 27. April 2023

In Zeiten akuten Personalmangels müssen auch Arbeitgeber im Gesundheitswesen neue Anreize schaffen, um überhaupt neue Arbeitnehmer gewinnen und dann auch halten zu können. Eine zusehends beliebte Möglichkeit ist hierfür die Einführung eines betrieblichen Vorschlagswesens, auch „Ideenmanagement” genannt. Dabei sind allerdings ein paar Rahmenbedingungen zu beachten, die wir für Sie im nachfolgenden Artikel kurz skizzieren und Sie für mögliche Fallstricke sensibilisieren möchten.

Die Einführung eines betrieblichen Vorschlagwesens erfreut sich aus guten Gründen immer größerer Beliebtheit. Hierbei erhalten Arbeitnehmer Prämien für erfolgreiche Verbesserungsvorschläge, wenn diese beim Arbeitgeber zu betriebswirtschaftlich optimierten Prozessen führen und auch Einzug in den Arbeitsalltag finden. In der arbeitspsychologischen Fachliteratur finden sich diesbezüglich bemerkenswert viele Stimmen, die eine größere Bindung zwischen Arbeitnehmern und ihrem Arbeitgeber bescheinigen, wenn ein solches Vorschlagswesen eingeführt wurde. Dabei spielt insbesondere auch der finanzielle Anreiz eine nicht unbeachtliche Rolle. Es scheint jedoch auch einen Effekt auf die Identifikation des Arbeitnehmers mit dem Unternehmen zu geben, wenn diese sich ernst genommen fühlen.

Der grundlegende Gedanke ist dabei nachvollziehbar – selbstverständlich haben Arbeitnehmer ein tiefgreifendes Verständnis für die betrieblichen Prozesse, denn sie sind schließlich selbst Bestandteil dieser. Dieses Wissen im Unternehmen nicht brach und damit ungenutzt zu lassen muss eigentlich regelmäßig von Vorteil für den Arbeitgeber sein. Daher scheint es nur offensichtlich, dass damit beide Seiten – Arbeitnehmer wie Arbeitgeber – bei einer wirtschaftlichen Beteiligung für Vorschläge, die die Effizienz im Unternehmen steigern und damit Kostenvorteile für den Arbeitgeber bringen, ausschließlich davon profitieren müssen.

Stellt man diese Feststellung rein auf die effizienzbasierten Kosteneinsparungen des Unternehmens ab, dann stimmt das sicherlich auch uneingeschränkt. Allerdings sollten bei der Ausgestaltung insbesondere arbeitsrechtliche und steuerliche Vorgaben beachtet werden, so dass im Nachhinein kein böses Erwachen bei den Beteiligten erfolgt.
Um Sie hierfür entsprechend zu sensibilisieren, möchten wir im Nachfolgenden ein paar grundlegende Spielregeln für die Ausgestaltung festhalten.

1. Dauerhafte Mitarbeitermotivation durch Willkürvermeidung – Schaffung eines koordinierenden Gremiums und festen Prozessen

Finanzielle Anreize sind sicherlich der Hauptbeweggrund für die eigenen Mitarbeiter sich über die vertraglich geschuldete Arbeitsleistung hinaus für das Unternehmen zu engagieren. Damit den wertvollen Gedanken der Angestellten keine künstlichen Grenzen gesetzt werden, muss einem bewusst sein, dass bereits der Verdacht einer willkürlichen Beurteilung oder Vergütung der Verbesserungsvorschläge ausreicht, um dieser Motivation und damit der Wirksamkeit eines betrieblichen Vorschlagswesens enge Fesseln anzulegen.

Wir empfehlen daher die Einrichtung eines koordinierenden Gremiums, welches über die eingereichten Ideen entscheidet. Die feste Beurteilungsinstanz hilft dabei die Vorschläge nach möglichst gleichbleibenden Bewertungsmaßstäben zu prüfen. Dieses Gremium sollte die fachliche Bewertung durch die betroffenen Fachabteilungen koordinieren, diese Einzelbeurteilungen zu einer Gesamtbeurteilung zusammenfassen und ferner die damit verbundenen Verbesserungen in einen gesamtunternehmerischen Kontext stellen.

Allzu subjektive Werturteile von einzelnen Fachabteilungen können damit ebenso vermieden werden, wie eine intransparente Beurteilung von Vorschlägen, die beim Arbeitnehmer möglicherweise zu einem Gefühl der Willkür führt. Dabei werden auch „unbeliebte" Ideen aus nachvollziehbaren Gründen eher an ein solches Gremium herangetragen, als an eine direkt betroffene Unternehmenseinheit.

Wichtig ist, dass dieses Gremium als möglichst wertneutrale Institution im Unternehmen erkannt wird, damit Arbeitnehmer nicht bereits im Voraus möglicherweise wichtige Verbesserungsvorschläge im Zweifel für sich behalten, weil die Ernsthaftigkeit des Ideenmanagements angezweifelt oder gar Repressalien befürchtet werden.

2. Zu beachtende Mitbestimmungsrechte des Betriebsrates

Selbstredend dient ein betriebliches Vorschlagswesen durch dessen Vergütungsbestandteil grundsätzlich stets den Mitarbeiterinteressen, allerdings muss bei Unternehmen mit einer betrieblichen Arbeitnehmerinteressensvertretung unter gewissen Umständen der Betriebsrat mit einbezogen werden.

Dabei hat der Betriebsrat bei den Grundsätzen über das betriebliche Vorschlagswesen ein Mitbestimmungsrecht, soweit Grundsätze nicht bereits gesetzlich oder durch tarifliche Regelung geregelt werden.

Vorangehen würde exemplarisch das Arbeitnehmererfindungsgesetz bei technischen Verbesserungsvorschlägen, welche patent- oder gebrauchsmusterfähig sind oder die eine ähnliche Vorzugsstellung wie ein gewerbliches Schutzrecht gewähren. Hier tritt insoweit die bereits gesetzgeberische Regelung vor die Mitbestimmung des Betriebsrates.

3. Ausgestaltung der Prämien und steuerliche Bedeutung

Ist ein Verbesserungsvorschlag beurteilt und dessen Verbesserungspotential bewertet worden, stellt sich die Frage nach der Erfolgsbeteiligung des Mitarbeiters.

Dabei führt zwar jegliche Vergütung, die zusätzlich zum bereits geschuldeten Arbeitslohn im Rahmen des Arbeitsverhältnisses gewährt wird, auch zu steuer- und sozialversicherungspflichtigem Arbeitslohn. Allerdings können gerade auch einfache Vorschläge durch geschickte Prämiengestaltungen steuerlich entlastet werden, um auch kleinen Verbesserungen eine lohnenswerte Anerkennung zukommen lassen zu können.

In solchen Geringstfällen könnte von einer Geldprämie zugunsten einer Sachprämie Abstand genommen werden. Der Freibetrag von derzeit 50 Euro für Sachprämien könnte dann dafür genutzt werden, dass der Mitarbeiter für die vergleichsweise geringe Prämie nicht auch noch durch Lohnsteuer und Sozialversicherungsabzüge derart belastet wird, dass sich kleinere Vorschläge für die Angestellten nicht lohnen.

Wichtig ist jedoch, dass dieser Freibetrag eine Freigrenze darstellt und alle monatlich bezogenen Sachbezüge zusammengerechnet werden müssen. Ausgenommen sind in dieser Betrachtung solche Waren oder Dienstleistungen, die der Arbeitnehmer zwar selbst herstellt, vertreibt oder erbringt, dies jedoch nicht überwiegend für den Bedarf seiner Arbeitnehmer (sog. Mitarbeiterrabatte).
Bezieht der Mitarbeiter somit bereits andere Sachbezüge, die keinen Mitarbeiterrabatt darstellen, wie bspw. in der Regel die Nutzungsüberlassung eines Firmenfahrzeuges, und überschreitet dieser damit die monatliche Freigrenze von 50 Euro, so kann auch keine noch so geringe Prämie mehr steuerfrei ausgezahlt werden.

Ferner benötigen auch die geringfügig Beschäftigten eine besondere Beachtung. Da die Prämie auch hier zu Arbeitslohn führt, muss diese in den jährlichen Verdienst zur Beurteilung der Geringfügigkeitsgrenze mit einbezogen werden.