Mexiko: Jährliche Legal Compliance – Handeln Sie jetzt, seien Sie rechtskonform und vermeiden Sie Strafgelder

veröffentlicht am 1. April 2021 | Lesedauer ca. 2 Minuten

Nach den Regeln des Allgemeinen Gesetzes für Handelsgesellschaften (Ley General de Sociedades Mercantiles) und der Bundessteuerordnung (Código Fiscal de la Federación) müssen mexikanische Unternehmen jährlich verschiedene gesell­schaftsrechtliche Verfahren durchführen, um ihre Geschäftstätigkeit gemäß den mexikanischen Gesetzen fortzusetzen.

Jährliche Company Compliance

1. Einreichung von jährlichen und vierteljährlichen Berichten an das Nationale Register für ausländische Investitionen des Wirtschaftsministeriums

Mexikanische Unternehmen mit ausländischen Investitionen, ebenso wie die in Mexiko registrierten Betriebsstätten, müssen dem Nationalen Register für ausländische Investitionen vierteljährlich (Januar-März 2021) einen aktualisierten Bericht vorlegen, wenn das Unternehmen einen der folgenden Tatbestände erfüllt hat:

• Änderungen des Firmennamens, des Steuerdomizils oder der Geschäftsaktivitäten;
• Änderungen des Stammkapitals und/oder der Gesellschaftsstruktur unter bestimmten Umständen;
• Transaktionen auf mindestens einem der folgenden Konten, die einen Betrag von MXN 20.000.000 überschreiten;
• Neue Einlagen und Rücklagen oder Entnahme einer davon, die das Stammkapital der Gesellschaft nicht verändert;
• Einbehaltene Gewinne des letzten Geschäftsjahres und Gewinnverwendung;
• Forderungen oder fällige Darlehen an: Im Ausland ansässige Tochtergesellschaften, Hauptverwaltung, im Ausland ansässige ausländische Investoren mit Eigentumsbeteiligung als Aktionäre oder Gesellschafter und im Ausland ansässige Personen, die zur derselben Unternehmensgruppe gehören.

2. Meldung an das Informationssystem mexikanischer Unternehmen SIEM

Alle Unternehmen sind verpflichtet, sich jährlich im mexikanischen Unternehmerinformationssystem („SIEM” auf Spanisch), das von der Regierung über das mexikanische Wirtschaftsministerium verwaltet wird, zu registrieren bzw. ihre Daten zu aktualisieren. Wir möchten Sie daran erinnern, dass die Nichteinhaltung dieser Verpflichtung eine Geldstrafe nach sich ziehen kann.

3. Jahreshauptversammlung

Gemäß der Satzung und den Artikeln 78 und 80 des Allgemeinen Gesetzes über Handelsgesellschaften (Ley General de Sociedades Mercantiles) ist das Unternehmen verpflichtet, mindestens einmal im Jahr innerhalb der in der Satzung festgelegten Frist eine Aktionärs- bzw. Gesellschafterversammlung abzuhalten. Die nächste ordentliche Gesellschafterversammlung soll den Jahresabschluss 2020 genehmigen. Die Versammlung muss bis spätestens  30. April abgehalten werden.

4. Jährliche Meldung der Aktionäre/Gesellschafter bei der Steuerbehörde

In den ersten drei Monaten eines Jahres sollten Unternehmen mit ausländischen Anteilseignern, die nicht bei den mexikanischen Steuerbehörden registriert sind, eine Mitteilung mit Informationen zur aktuellen Adresse, Steuernummer, Land und Namen jedes Anteilseigners einreichen.

5. Gesellschaftsbücher

Alle Gesellschaften müssen ihre Unternehmensbücher mit den Protokollen der jährlichen Versammlung und den darin enthaltenen jährlichen Beschlüssen aktualisieren.

Arbeitsrecht

1. Erstellung eines Addendums zu den Individualarbeitsverträgen

Die Unternehmen sind dazu verpflichtet, etwaige Gehaltserhöhungen, die den Mitarbeitern gewährt wurden, in einem Addendum zu dem Individualarbeitsvertrag festzuhalten. Ebenso muss  jede Gesetzesänderung des Bundesarbeitsgesetzes g, (Ley Federal del Trabajo), die in den vorangegangenen Monaten beschlossen wurde, umgesetzt werden und  im Rahmen eines Addendums zu dem Individualarbeitsvertrag schriftlich festgehalten werden.

2. Nachweis über die Registrierung des Arbeitgebers bei der mexikanischen Einwanderungsbehörde ("INAMI")

Diese Registrierung, genehmigt die Einstellung ausländischer Mitarbeiter, die entgeltliche Tätigkeiten in Mexiko für das Unternehmen ausüben. Sie muss jedes Jahr erneuert werden, wobei die letzte Steuererklärung des Unternehmens vorgelegt werden muss. Die Aktualisierung muss 30 Tage vor Ablauf der Frist begonnen werden; außerdem müssen die Behörden informiert werden, wenn das Unternehmen seine Adresse oder seinen gesetzlichen Vertreter ändert. Das Unternehmen hat eine Frist von 30 Kalendertagen, um die Änderungen bei den Einwanderungsbehörden zu melden.

3. Überprüfung der internen Unternehmensrichtlinie (Reglamento Interno de Trabajo)

Mexikanische Unternehmen müssen in der internen Unternehmensrichtlinie die Änderungen vornehmen, die sich aus den Reformen des Bundesarbeitsgesetzes (Ley Federal del Trabajo) ergeben. Zudem muss die Unternehmensrichtlinie entsprechend an die in dem Vorjahr festgestellten unternehmensspezifischen Anforderungen angepasst werden. Alle Änderungen müssen bei der zuständigen Arbeitsbehörde (Junta de Conciliación y Arbitraje) registriert werden.

Datenschutz

Aktualisierung der Datenschutzhinweise gemäß den Reformen des Bundesgesetzes zum Schutz personen­bezogener Daten im Besitz privater Einrichtungen (Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de Particulares) und den Anforderungen des Unternehmen. Falls das Unternehmen noch nicht über Datenschutzhinweise verfügt, müssen diese mit den erforderlichen Arbeitsmitteln implementiert werden, um alle Informationen von Dritten oder Einzelpersonen zu erhalten, zu analysieren, zu verwenden, zu archivieren, zu sichern und den interessierten Parteien zur Verfügung zu stellen, die für die optimale Leistung des Unternehmens relevant sein können, wobei stets das Gesetz und seine Vorschriften eingehalten werden müssen.

Mietverträge

Überprüfung der Mietverträge der Büros und/oder Betriebe des Unternehmens, um diese ggfs. zu verlängern. Es soll gewährleistet werden, dass die Daten weiterhin mit denen bei der  Steuerbehörde gemeldeten, übereinstimmen. Die aktualisierte Unternehmensinformation muss in der bundesstaatlichen Steuerregistrierungsnummer (RFC) vermerkt werden.

Gewerbliches Eigentum

Nach den neuen Bestimmungen des T-MEC (Freihandelsabkommen zwischen den Vereinigte Staaten von Amerika, Mexiko und Kanada) zum Bundesgesetz zum Schutz des gewerblichen Eigentums (Ley Federal de Protección a la Propiedad Industrial) müssen notwendige Änderungen in seinen autorisierten Registern vorgenommen werden. Falls das Unternehmen noch nicht über die entsprechenden Register verfügt, sollte es sein geistiges Eigentum, wie Marken, Patente oder gewerbliche Muster schützen. Die Eintragung solcher Rechte kann beim mexikanischen Institut für gewerbliches Eigentum (Instituto Mexicano de la Propiedad Industrial, "IMPI") beantragt werden.

Bankkonto

Basierend auf kontinuierlichen Reformen im Bundesgesetz zur Prävention und Identifizierung von Transaktionen mit Ressourcen illegaler Herkunft (Ley Federal para la Prevención e Identificación de Operaciones con Recursos de Procedencia Ilícita) fordern alle Banken jährlich die Aktualisierung der Unterlagen mit den aktuellen Unternehmensinformationen. Wenn das Unternehmen dieser Aufforderung nicht nachkommt, sperren die Banken die Bankkonten des Unternehmens, bis der gesetzliche Vertreter die mit den Informationen ausgefüllten und unterschriebenen Formulare der Bank vorlegt.