Verpflichtende digitale Zustelladresse für Geschäftsführer in Italien: erste praktische Hinweise

veröffentlicht am 28. März 2025 | Lesedauer ca. 3 Minuten

Das italienishe Haushaltsgesetz für das Jahr 2025 hat die Pflicht zur Mitteilung, an die zuständige Handelskammer, der digitalen Zustelladresse für Geschäftsführer von Gesellschaften eingeführt und damit diese Pflicht, die bereits für Einzelunternehmen gilt, erweitert (Art. 1, Absatz 860, des Gesetzes vom 30. Dezember 2024, Nr. 207).

Obwohl die Regelung am 1. Januar 2025 in Kraft trat, waren die Handelskammern der Ansicht, dass diese nur für nach diesem Datum gegründete Unternehmen anwendbar sei. Kürzlich hat jedoch das Ministerium für Unternehmen und Made in Italy mit der Mitteilung Nr. 43836 vom 12. März 2025 klargestellt, dass die Pflicht auch für vor dem 1. Januar 2025 gegründete Unternehmen gilt und eine Frist für die Mitteilung der digitalen Zustelladresse der Geschäftsführer bis zum 30. Juni 2025 gesetzt.

Was ist die digitale Zustelladresse?

Die digitale Zustelladresse ist die zertifizierte E-Mail-Adresse (auch bekannt als PEC) eines Unternehmens oder eines Geschäftsführers, die für rechtliche und administrative Mitteilungen verwendet wird. Die PEC ist wesentlich, da sie die Zustellung von Mitteilungen gewährleistet und einen Nachweis über den Versand und Empfang dieser bietet. Die PEC ist entscheidend für die Transparenz und Effizienz der Interaktionen zwischen Unternehmen und Behörden, da sie die Zeit und Kosten bürokratischer Verfahren reduziert. Darüber hinaus erleichtert sie die Verwaltung offizieller Mitteilungen und stellt sicher, dass alle beteiligten Parteien Zugang zu einem sicheren und überprüfbaren Kommunikationskanal haben.

Da Mitteilungen, die über die PEC gesendet und empfangen werden, rechtliche Gültigkeit haben und von der öffentlichen Verwaltung als bevorzugtes Mittel für den Versand von Mitteilungen verwendet werden, ist es unerlässlich, sie ständig zu überprüfen.

Verpflichtete Personen, erste Mitteilung und Aktualisierung der Informationen

Die Pflicht zur Mitteilung der digitalen Zustelladresse gilt für alle Geschäftsführer und Liquidatoren von Unternehmen, die in Gesellschaftsform organisiert sind. Es ist wichtig zu beachten, dass, obwohl mehrere Handelskammern den Geschäftsführern zunächst erlaubten, die PEC des Unternehmens als digitale Zustelladresse anzugeben, dies angesichts der neuen Interpretation nicht mehr möglich ist: Die PEC muss persönlich sein, und daher muss jeder Geschäftsführer über eine eigene PEC verfügen, auch im Falle mehrerer Geschäftsführer.

Für nach dem 1. Januar 2025 gegründete Unternehmen muss die Mitteilung der PEC-Adresse der Geschäftsführer gleichzeitig mit der Einreichung des Antrags auf Eintragung in das Handelsregister erfolgen.

Für bereits gegründete Unternehmen ist die Frist für die Erfüllung der Pflicht bzw. die eventuelle Korrektion auf den 30. Juni 2025 festgelegt, sofern sich das Verwaltungsorgan nicht ändert. Die Mitteilung muss auch bei der Bestellung oder Erneuerung des Geschäftsführers sowie bei der Ernennung des Liquidators vor der genannten Frist erfolgen. In diesem Fall muss die PEC der zuständigen Handelskammer zusammen mit der Mitteilung über die Bestellung oder Wiederbestellung mitgeteilt werden.

Unterlassene Mitteilung und Sanktionen

Das Versäumnis, die PEC-Adresse der Geschäftsführer zum Zeitpunkt der Registrierung einer neuen Ernennung oder der Erneuerung des Amts oder der Ernennung des Liquidators mitzuteilen, führt zur Aussetzung des Registrierungs-, Ernennungs- oder Erneuerungsverfahrens, wobei eine Frist von maximal 30 Tagen eingeräumt wird, um die fehlenden Informationen zu ergänzen. Wenn das Unternehmen diese Frist nicht einhält, wird der Antrag abgelehnt.

Was die Sanktionen betrifft, gibt es keine neuen spezifischen Bestimmungen. Es findet vielmehr die übliche Sanktion gemäß Artikel 2630 des Zivilgesetzbuches Anwendung, die eine Geldstrafe von 103 bis 1.032 Euro für diejenigen vorsieht, die es versäumen, Meldungen, Mitteilungen oder Eintragungen im Handelsregister innerhalb der vorgeschriebenen Fristen vorzunehmen. Wenn die Erfüllung innerhalb von 30 Tagen nach Ablauf der Frist erfolgt, wird die Strafe auf ein Drittel reduziert.