Implementierung von Unternehmenssoftware – Gute Planung ist der Schlüssel zum Erfolg

veröffentlicht am 25. Oktober 2018 / Lesedauer: ca. 3 Minuten; Autoren: Alexander Theusner, Johannes Marco Holz, Maximilian S. Dachlauer

Wer im Wettbewerb bestehen möchte, muss die Digitalisierung im eigenen Unternehmen aktiv betreiben. Die Digitalisierung in Gestalt der Nutzung von Software-Technologien bietet für jede Branche und jedes Geschäftsmodell Optimierungspotential. Ihre Beschaffung und Einführung im Unternehmen ist jedoch ein komplexer Vorgang, an dem eine Reihe von Akteuren beteiligt ist – wie Softwarehersteller, IT-Systemhäuser und Entwickler. Fundierte und unabhängige Rechtsberatung von Anfang an leistet einen wichtigen Beitrag dazu, dass das Implementierungsprojekt im budgetierten Rahmen bleibt und in der geplanten Zeit angeschlossen werden kann.

Gerade zu Beginn werden durch die richtige Gestaltung von Ausschreibungen und Vertragsunterlagen die Weichen für den Projekterfolg gestellt. Scheiternde IT-Projekte sind nervenaufreibend – und teuer. Angesichts der schnell siebenstelligen Beträge, die bereits von mittelständischen Unternehmen in Software-Produkte aufgewendet werden, haben sich Kosten für qualifizierte Beratung schnell amortisiert.

Bedeutung von Software für Unternehmen und Unternehmer

Gute Software ist entscheidend für die Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen aus allen Branchen. Im Idealfall maximiert sie die Effizienz eines Unternehmens. Hochwertige Unternehmenssoftware (z.B. ERP) bildet die Prozesse eines Unternehmens im Detail ab. Sie unterstützt die Mitarbeiter dabei Angebote zu schreiben, Aufträge anzunehmen, den Einkauf zu planen und durchzuführen, Preise festzulegen, die Lagerhaltung zu organisieren oder Personal einzusetzen, um nur einige Beispiele zu nennen. Teilweise automatisiert sie die Vorgänge bereits vollständig. Der Unternehmensführung erleichtert sie Entscheidungen, indem sie die Zahlen des Unternehmens im Detail aufbereitet und verfügbar macht.

In aller Regel verfügen Unternehmen bereits über einen Basisbestand an Software und müssen bei der Auswahl eines neuen Anbieters oder der Anschaffung neuer Unternehmenssoftware darauf achten, dass sich die neue Lösung möglichst nahtlos in die vorhandene Systemlandschaft einpasst. Daten müssen in die neuen Lösungen „migriert” und Systeme verschiedenen Alters zusammengeschlossen werden.

Schließlich entscheidet auch der Preis über die Auswahl des Softwareherstellers, des Implementierungspartners und die Art der Infrastruktur. Die Wahl zwischen On-Premise oder Cloud-Lösungen, Software as a Service (Saas) oder Infrastructure as a Service (IaaS) ist nicht zuletzt eine Kostenfrage. All diese Faktoren gilt es bei der Auswahl der richtigen Partner bei der Implementierung neuer oder aktualisierter Unternehmenssoftware zu beachten.

Implementierung von Unternehmenssoftware – Viele Spieler und kein Kapitän in Sicht?

Ist die Entscheidung für eine bestimmte Software getroffen, muss der richtige Partner für die Umsetzung gefunden werden. Oft kommen dabei – als Basis – die großen Softwarehersteller wie SAP, Microsoft, Sage und Oracle in Betracht und werden zur Abgabe eines Angebots aufgefordert. Doch das ist in der Praxis erst der Anfang. Zusätzlich kommt vielfach ein sog. „Implementierer” ins Spiel. Er ist nicht nur technischer Dienstleister, sondern meist auch Vertriebspartner des jeweiligen Softwareherstellers. Nicht selten bedient sich der Implementierer auch noch zusätzlicher Unterauftragnehmer.

Alle Beteiligten müssen wie die Spieler einen Mannschaft zusammenspielen, damit das Projekt zum Erfolg wird. Die Interessen der Mitspieler sind aber selten gleich. Softwarehersteller geben oft komplexe oder gar undurchsichtige Lizenzbedingungen vor, um ihre Interessen durchzusetzen. Ein Implementierer, der gleichzeitig Vertriebspartner ist, gerät dabei oft in einem Interessenkonflikt. Er selbst ist wirtschaftlich am Vertrieb von Lizenzen beteiligt und vermarktet meist nur die Produkte eines einzigen Softwareherstellers. Möchte er eine Ausschreibung gewinnen, wird er zunächst den nötigen Aufwand möglichst „kleinrechnen” was dazu führen kann, dass dann zu einem späteren Zeitpunkt weiterer Lizenzierungsbedarf mit zusätzlichen Kosten identifiziert wird. Wichtige Performancewerte wie Lade- und Verarbeitungszeiten oder der Bedarf an ggfs. anzuschaffender Hardware werden oftmals nur sehr ungenau oder überhaupt nicht vereinbart. Schon in dieser Phase wird deutlich, wie wichtig die Vertragsgestaltung im Rahmen solcher Prozesse sein kann, um eine verlässliche Kosten- und Leistungsbasis zu bestimmen.

Konstruktive Projektbegleitung und -steuerung sichern langfristigen Erfolg

Auch im weiteren Verlauf des Projektes kommt es darauf an, wie kommunikativ mit den beteiligten Partnern umgegangen wird. Fristen sollten verbindlich gesetzt werden, um den zeitlichen Zielen des Projekts gerecht zu werden. Interne Ressourcen müssen eingeplant und bereitgestellt werden. Für den Fall, dass Fortschritte nicht so erzielt werden wie geplant, sollte das Kostenrisiko nicht auf den Schultern des Kundenunternehmens lasten. Eine offene, präzise und vor allem gut dokumentierte Kommunikation aller mit dem Projekt verfolgten Ziele ist für die Projektsteuerung entscheidend. Alle nachträglichen Änderungen sollten klar beschrieben und vereinbart werden. Erweist sich ein Partner im Projektverlauf als ungeeignet oder nicht ausreichend leistungsfähig, ist ein gut gestalteter Vertrag zur Durchsetzung der eigenen Interessen unabdingbar.

Die Zweite Halbzeit – Laufender Betrieb als Herausforderung

Ist einmal der „Go-Live”, also die Inbetriebnahme der neuen Softwareumgebung geschafft, zeigt sich, ob alle Hausaufgaben, wie z.B. die umfassende Durchführung von Testszenarien erledigt wurden. Doch sind mit der erfolgreichen Inbetriebnahme die projektbezogenen Gefahren noch nicht gebannt. Vielmehr treten oft erst im laufenden Betrieb Fehler und technische Unzulänglichkeiten zutage, die je nach Grad der Schwere möglichst rasch beseitigt werden müssen. Das durchzusetzen erfordert trennscharf formulierte „Service-Level-Agreements” (SLA) – idealerweise versehen mit entsprechenden Sanktionen in Form von Vertragsstrafeversprechen.

Fazit

Gute Software muss gut implementiert werden. Scheitert die Umsetzung, können die wirtschaftlichen Grundfesten des Unternehmens erschüttert werden. Damit es nicht dazu kommt, bedarf es einer genauen Planung – insbesondere auch der rechtlichen Rahmenbedingungen. Eine gewissenhafte, risikoorientierte juristische Vorarbeit und Begleitung des Projekts sichert die Argumente und Hebel, die für die Steuerung und den Erfolg entscheidend sind.