Shared Service Center-Modelle für Familienunternehmen: Fragestellungen und Beispiele

zuletzt aktualisiert am 21. Februar 2018

Lohnt es sich, administrative Tätigkeiten wie die Buchhaltung, Reisekosten­abrechnung oder Order-Management über Ländergrenzen hinweg zusammen­zufassen? Braucht es dabei eine kritische Men­ge an Transaktionen? Und wo liegt sie bei meinem Unternehmen? Solche Fragen stellen sich die Manager internationaler Familien­unternehmen beim Thema Shared Services.
 

Die Berechnung eines Anwendungsfalles ist häufig zu fehlerhaft und nicht bis zum Ende durchdacht: Eine reine Betrachtung von FTE-Einheiten (englisch: full time equivalent) wird verwendet und führt zu verzerrten Bildern. Erst später in der Umsetzung merkt man, welche wichtigen sonstigen Tätigkeiten ein Mitarbeiter lokal noch erledigt hat und stellt fest, dass die Rechnung u.U. schon wieder ganz anders aussehen kann.

Neben diesen kalkulatorischen Heraus­forderungen stellen sich außerdem die Fragen, wie viel Experten­wissen notwendig ist, um die Leistung zentralisiert zu erledigen und wie viel Know-how abwandert, wenn Prozesse aus den Ländern in ein Shared Service Center (kurz SSC) wechseln.

Ein Beispiel für ein erfolgreiches Projekt stellt z.B. die Zentralisierung der gesamten Buch­haltungen bestimmter Länder bei gleich­zeitiger Auslagerung der Tax Compliance auf einen lokalen externen Partner dar. In solchen Szenarien wird das notwendige Expertenwissen, das zwangsläufig bei der Zentralisierung verloren geht, durch externe Spezialisten ersetzt. Das funktioniert aber nur, wenn sich die neuen Partner gut vernetzen, auf gemeinsamen Plattformen und mit gemeinsamen Tools arbeiten sowie manuelle Schnittstellen vermieden werden. Das ist auch die Voraussetzung, um zumindest in die Richtung der Kosten­neutralität zu gelangen.

Ein weiteres Beispiel ist die Zentralisierung bestimmter Kernprozesse (statt der gesamten Prozesskette), die zum einen vom Unter­nehmen als Kernkompetenz definiert wird und zum anderen ein sich lohnendes Volumen bietet. Dies kann bei der Abwicklung von Kreditoren­rechnungen sowie  deren Erfassung, Freigabe und Zahlung vorliegen – oder auch im Debitoren­prozess, bei dem für viele Unternehmen wegen der direkten Kunden­beziehung ein ganz wesentlicher Kernprozess mit viel eigner Kompetenz besteht.
 

In allen Szenarien muss jeder Überlegung zur Errichtung eines Shared Service Centers eine gründliche Analyse der Machbarkeit und der Sinnhaftigkeit vorangehen. Denn bei steigender Komplexität der lokalen Compliance-Anforderungen – insbesondere  bei Dokumentations- und Besteuerungs­prozessen – wird sich die Schwelle, ab der sich ein eigenes SSC für bestimmte Prozesse oder ganze Prozessbündel lohnt, eher nach oben verschieben.

In Kombination mit BPO Modellen können sich Dank der zunehmenden Digitalisierung aber auch ganz neue Möglichkeiten der Kollaboration, länder- und prozess­übergreifend, ergeben.

Fazit

Die Frage, ob SSC-Modelle für Familien­unternehmen in Frage kommen ist also klar mit „Ja” zu beantworten. Ohne eine gute Kalkulation und Analyse kann ein solches Vorhaben aber schnell zu einer finanziellen Belastung werden, was den eigentlichen Zielen genau entgegenläuft.