Digitalisierung von Geschäftsprozessen: So führen Unternehmen ERP-Systeme rechtssicher ein

zuletzt aktualisiert am 4. November 2015

ERP-Systeme („Enterprise Resource Planning”) sind wesentliche Bestandteile der Digitalisierung von Geschäftsprozessen und äußerst vielschichtige Softwarelösungen. Eingesetzt werden sie u.a. für Materialwirtschaft, Produktion, Vertrieb, Controlling, Personalwesen sowie für das Finanz- und Rechnungswesen.

ERP: Dokumentierte Einsatzbereiche verbessern die Rechtslage

Da der Einsatz von ERP-Systemen als wichtiger Baustein von Digitalisierungsprozessen sehr komplex ist, sollten sich Unternehmen schon vor der Implementierung rechtlich unterstützen lassen. Dies insbesondere bei der Gestaltung des ERP-Projektentwurfs. Wer hier spart, riskiert infolge unklarer Vorgaben nachträglich ausufernde Kosten.

Bevor sie mit einem ERP-Anbieter den Projektvertrag gestalten, sollten Unternehmen vorarbeiten. Bereits bei der Auswahl kann analysiert werden,

welche Geschäftsprozesse der Digitalisierung durch das ERP-System unterfallen sollen,
welche Organisationseinheiten, Mitarbeiter und externe Dienstleister mit der Software arbeiten sollen,
welche Wachstumsraten der betreffenden Bereiche mittel- und langfristig geplant sind und
auf welche Daten die ERP-Software zugreifen soll.

Die Fachverantwortlichen der betreffenden Unternehmensabteilungen sollten alle relevanten Punkte in einem Lastenheft definieren. Dieses Lastenheft sollte möglichst genau abbilden, wie umfangreich die beabsichtigte Digitalisierung durch das ERP-System ausfallen wird.

Der entstehende wirtschaftliche Nutzen, wenn die Einsatzbereiche der ERP-Software konkretisiert werden, ist spürbar. Häufig führt sogar schon die Gestaltung des Lastenheftes dazu, die unternehmensinternen Prozesse zu durchdenken und zu hinterfragen. Dies kann bereits im Vorfeld wichtige Optimierungsmaßnahmen bewirken. Dokumentation bietet zudem den großen Vorteil, rechtliche Unklarheiten bereits vor Projektbeginn aufzudecken und ausschließen zu können.

Rechtssicheres ERP-Vertragswerk ermöglicht die beste Wirtschaftlichkeit

Sobald ein ERP-Anbieter ausgewählt ist, geht es rechtlich in die „heiße” Umsetzungsphase. Zu diesem Zeitpunkt werden die zentralen Themen aufgearbeitet und vertraglich gestaltet. Die Verträge bilden sämtliche Projektbestandteile rechtlich ab. Hierzu gehören:

Beratung
Implementierung
Überlassung
Pflege
Customization
Entwicklung
Service Level Agreements über Verfügbarkeitsquoten der Leistungen

Für das Unternehmen sind dabei insbesondere Leistungs- und Mitwirkungspflichten besonders wichtig. Beides sollte sorgfältig geregelt werden, da sich neben den Verantwortlichkeiten hieraus auch der Vertragstypus mit den entsprechenden rechtlichen Folgen ergibt. Sind die Leistungen nicht hinreichend definiert, so wird man im Nachgang ggf. von einem Dienstvertrag ausgehen – selbst wenn ursprünglich ein Werkvertrag gewollt war. Die Rechtsfolgen können dann für den Auftraggeber äußerst nachteilig sein, bspw. bei der Gewährleistung oder der Entstehung von Vergütungspflichten.

ERP-Anbieter unterbreiten zwar häufig eigene, standardisierte Vertragswerke, dennoch ist regelmäßig Verhandlungsspielraum vorhanden, den Unternehmen nutzen sollten, da individuelle Anpassungen dringend anzuraten sind. Wenn Unternehmen geschickt vertraglich verhandeln, können sie ERP-Software bei planbaren Kosten effizient einsetzen. Hierzu sind die Ergebnisse aus der Dokumentation zu jedem Geschäftsbereich heranzuziehen: Diese helfen, die beste rechtliche Umsetzung für die gelebte Unternehmenspraxis zu schaffen.

Ist das Projekt einmal umgesetzt, so ist bei der Digitalisierung der betreffenden Geschäftsprozesse darauf zu achten, dass nur dafür vorgesehene Mitarbeiter auf die ERP-Software zugreifen dürfen. Zudem ist festzuhalten, welche Daten verarbeitet werden. Für die Datensicherheit sind regelmäßige Back-Up-Sicherungen, Protokollierungen und Verschlüsselungen beim Datentransfer zu vereinbaren. Ist der ERP-Systemanbieter ein Cloud-Anbieter, ist mit ihm auch ein Vertrag nach den Regelungen der Auftragsdatenverarbeitung zu schließen. Sitzt der Cloud-Anbieter zusätzlich im Drittland, ist das hiesige Datenschutzniveau dennoch zu wahren – am besten über EU-Standardvertragsklauseln.

ERP-Lösungen & Rechtssicherheit: Fazit

Unternehmen sollten sich direkt zu Beginn der ERP-Projektplanung rechtlich beraten lassen. Ein umsichtig gestalteter Vertrag muss vorab Projektumfang und -ablauf definieren sowie auftretenden Problematiken vorbeugen – wie ausufernden Kosten und Rechtsstreitigkeiten über den Leistungsumfang.