EAM und ERP – Mit einer frischen Kombination in den Frühling starten!

veröffentlicht am 23. Februar 2021, von Ümran Narci

Die Auswahl eines neuen ERP-Systems ist eine strategische Entscheidung mit Tragweite und Potenzial!

Spätestens mit dem Auslaufen der Wartung des SAP ERP-Systems stehen viele Unternehmen vor der Entscheidung, welches ERP-System zukünftig die Geschäftsprozesse unterstützen soll.

Der Markt an ERP-Systemen ist groß und nicht unbedingt überschaubar, sofern man auch kleinere, spezialisierte Anbieter jenseits der Großen wie SAP und Microsoft in die Betrachtung miteinbezieht.
Hierzu gehören als bekannte Anbieter ProALPHA, eGecko, Sage, PSI, infor, applus+, oracle oder Workday aber auch Spezialistensysteme mit Fokus auf einen ausgewählten Geschäftsprozesse oder eine Branche wie salesforce, Schleupen, Wilken oder powercloud um nur einige zu nennen.

Ein ERP-System (Enterprise-Resource-Planning) soll ein Unternehmen in die Lage versetzen, Ressourcen wie Kapital, Personal, Betriebsmittel, Material und Informations- und Kommunikationstechnik im Sinne des Unternehmenszwecks rechtzeitig und bedarfsgerecht zu planen, zu steuern und zu verwalten.

Im Idealfall bildet das zukünftige ERP-System alle Geschäftsprozesse des Unternehmens vollständig und in der Tiefe ab. Hier beginnt die Suche nach der viel zitierten „eierlegenden Wollmilchsau”.

In den nachfolgenden Ausführungen möchten wir Ihnen Hinweise zum Vorgehen geben und auf Chancen und Stolperfallen aufmerksam machen.

Das ERP-Auswahlprojekt als Chance zum Aufräumen!

In vielen Unternehmen wird das ERP-System durch weitere vor- oder nachgelagerte Systeme flankiert, die Transaktions- und Steuerungsdaten als vorgelagerte Nebenbücher an das ERP-System übertragen oder Auswertungs- und Weiterverarbeitungsmöglichkeiten als nachgelagerte Systeme wie z.B. für die Konsolidierung, Data Warehouse oder auch als Managementinformationssystem zur Verfügung stellen. Die Spielarten sind vielfältig. Sofern Ihr Unternehmen unterschiedliche Geschäftsbereiche bedient und ggf. noch international tätig ist, erreicht die Gesamtzahl aller im Unternehmen genutzten Systeme schnell den Wert von 30 und mehr.

Aus dieser Situation heraus lässt sich schon erkennen, dass die Auswahl und Einführung eines neuen ERP-Systems auch die Chance bietet, die genutzte IT-Architektur zu konsolidieren und die Konzepte für die zentrale Datenhaltung und das Stammdatenmanagement (Master Data Governance) weiterzuentwickeln.

Wir empfehlen im Zuge eines solchen Projekts, diese Chance zu nutzen und mit bewährten Ansätzen aus dem Architekturmanagement die IT-Architektur auf den Prüfstand zu stellen. Als verbreiteter Standard sei hier exemplarisch der TOGAF Standard - The Open Group Architecture Framework benannt.

Folgende Chancen bieten sich beim Einbeziehen der Enterprise-Architektur in das ERP-Projekt:

1. Der Zusammenhang zwischen Business Anforderungen, Organisation, Prozessen, Daten und der Geschäfts-, Anwendungs- und Informations- und Technologie-Architektur wird hergestellt und transparent.
2. Redundanzen in Funktionen und Daten, Stichwort „Master Data Governance” werden erkennbar.
3. Daraus ergeben sich Potenziale zur Konsolidierung von Systemen mit ähnlichen Funktionen und Daten z.B. in einem zentralen ERP-System oder der Zusammenführung gleichartiger Systeme.
4. Schnittstellen zwischen den Systemen werden reduziert und der Überwachungsaufwand für diese verringert sich.
5. Die IT wird vom Unterstützer zum strategischen Enabler (Befähiger) im Unternehmen und plant aktiv auf Basis der zukünftigen Business Anforderungen. 

In Kombination mit der Auswahl und Einführung eines neuen ERP-Systems ergeben sich weitere Möglichkeiten durch die Nutzung aktueller Funktionalitäten und Technologien wie die Nutzung von Bots zur Automatisierung von Abläufen, lernende Algorithmen oder auch In-Memory-Datenbanken für die Echtzeit-Analyse und Prognose.

Der Einsatz einer Enterprise-Architektur-Lösung wird aufgrund der Mehrdimensionalität und Komplexität in der Verknüpfung der o.g. Informationen empfohlen. Rödl & Partner nutzt dafür selbst LeanIX. Die Anwendung von Excel und Co. ist sicher möglich, bietet aber kaum Ansätze zur Verknüpfung und Auswertung der erfassten Informationen.

In vergleichbaren Projekten konnte die Anzahl der Systeme und Schnittstellen um bis zu 20 Prozent reduziert werden. Damit konnten auch wesentliche Einsparungen im Bereich der Prozess- und Lizenzkosten durch die Ablösung alter bzw. redundanter Systeme realisiert werden.

Zu den Risiken haben wir bereits in mehreren Artikeln informiert, die wir auf dieser Seite verlinken.

Welche Vorgehensweise bietet sich an?

Wie üblich, möchten wir Ihnen einen Überblick über unsere bewährte Vorgehensweise zur ERP-Vorauswahl unter Berücksichtigung der IT-Architektur liefern.

Ein zentraler Arbeitsschritt ist die Aufnahme der aktuellen Systeme, Anwendungen und deren Kategorisierung nach funktionalen Bereichen auf Basis der erfassten Geschäftsvorfälle, Prozesse und Daten. Diese Informationen werden, sofern nicht bereits vorliegend, in Workshops mit der IT und den Fachbereichen erarbeitet und strukturiert erfasst. In diesen Workshops sollten auch schon die funktionalen Anforderungen an ein zukünftiges ERP-System durch die Fachbereiche formuliert und priorisiert werden. Diese gehen dann entsprechend ihrer Priorität in ein Bewertungsschema ein, um diese nachvollziehbar miteinander zu vergleichen.

Hilfreich ist es dabei einen Standard-Funktionskatalog für gängige ERP-Systeme vorab aufzubauen und diesen in den Workshops mit den Fachbereichen durchzuarbeiten.

Aus der Aufbereitung der Informationen ergeben sich meist schon erste Aha-Effekte und Erkenntnisse zu möglichen Ablösekandidaten durch die Einführung des neuen ERP-Systems. Darauf basierend werden Szenarien zur Soll-Architektur – meist ein Phasenmodell mit Gruppen von abzulösenden Systemen – entwickelt. Auch der Blick in die Zukunft ist wichtig, sodass das ERP-System auch langfristig den Anforderungen genügt.

Folgende Fragen müssen dafür beantwortet werden:

• Wie sieht die Unternehmensstrategie für die nächsten Jahre aus?
• Gibt es eine IT-Strategie, die darauf aufbaut und ggf. schon die folgenden Fragen beantwortet?
• Welche neuen Anforderungen ergeben sich daraus für die Aufbau- und Ablauforganisation sowie die IT-Architektur des Unternehmens?
• Sollten ggf. neue Geschäftsbereiche aufgebaut oder eingestellt werden, die neue Funktionalitäten erfordern?
• Sind ggf. Akquisen oder auch Verkäufe geplant, die neue funktionale Anforderungen erfordern bzw. obsolet machen?
• Welches Betreibermodell kommt für das ERP-System in Frage – Cloud, On-Premise, Hybridbetrieb?
• Welche Technologien sind im Unternehmen gesetzt und können fachlich kompetent betreut werden?
• Gibt es Prämissen für Anbieter z.B. nur Oracle Datenbanken oder Microsoft Ökosystem, die bei der Auswahl zu berücksichtigen sind?
• Welche neuen Technologien sollen zukünftig im Unternehmen verfügbar sein?
   

Als Ergebnis der Workshops liegen neben den Informationen zu Anwendungen, Systemen, Daten, Prozessen, Geschäftsanforderungen auch die priorisierten funktionalen Anforderungen vor.

Sofern eine Markterkundung vorab durchgeführt werden soll, müssen diese noch durch die Mengengerüste (Benutzer, Benutzertyp, ggf. Anzahl Verträge etc.) für die Abfrage der Lizenz- bzw. laufenden Kosten der Anbieter angereichert werden.

Im Rahmen der Markterkundung werden die Anbieter nun angeschrieben und der Funktionsumfang und Preise als Indikation abgefragt. Für öffentliche Unternehmen ist zu beachten, dass Chancengleichheit gewahrt werden muss und Anbieter mit Blick auf die erforderliche Ausschreibung durch die Markterkundung nicht bevorteilt werden dürfen. Die Markterkundung sollte dann anonym durch einen Dienstleister, durchgeführt werden. Wir empfehlen hier die Einbindung eines Ausschreibungsspezialisten, um Anfechtungen des Ausschreibungsverfahrens im Fehlerfall und ggf. den Abbruch und die teure Neuausschreibung zu vermeiden. Rödl & Partner kann dabei gern unterstützen.

Die Rückmeldung der Anbieter liefert Ihnen eine erste Indikation zum Funktionsumfang, den Projekt- und Betriebskosten. Diese sind meist Schätzwerte, die ggf. noch einiges an Verhandlungspotential bieten. Wir empfehlen diese über mindestens 5 Jahre zu kalkulieren und zu vergleichen, um eine Vergleichbarkeit der z.T. sehr unterschiedlichen Lizenz- und Preismodelle überhaupt zu ermöglichen. Auf Basis der Rückmeldungen können nun das Zielszenario für die IT-Architektur, Handlungsempfehlungen und ein grober Zeitplan erarbeitet werden.

Unsere Erfahrung zeigt, dass die Rückmeldungen z.T. nicht in jedem Fall in der Standardlösung enthalten sind. Wir empfehlen daher einen Proof-of-Concept (PoC) durchzuführen. In diesem wird anhand von definierten Testfällen, Aufgaben und bereitgestellten Testdaten durch die Anbieter nachgewiesen, dass deren Lösung die definierten Anforderungen umsetzen kann. Der Fokus sollte dabei auf dem funktionalen Umfang – speziell Nicht-Standard-Anforderungen, Schnittstellen und Datenintegration von möglichen Vorsystemen, liegen. Auch ein Testfall zur Umsetzung von definierten Anpassungen gibt einen guten Eindruck, ob die Lösung im Standard flexibel ist oder regelmäßig mit Programmieraufwand und entsprechenden Kosten zu rechnen ist.

Rödl & Partner unterstützt bedarfsgerecht prüferisch und beratend!

Rödl & Partner kann Sie in einem derartigen Projekt in unterschiedlichen Phasen aus der Position des Implementierungsexperten, Wirtschaftsprüfers und Ausschreibungsspezialisten bedarfsgerecht unterstützen.

Dieses umfasst die Auswahl des ERP-Systems selbst, die projektbegleitende Prüfung der Einführung und Migration und Bescheinigung der Ordnungsmäßigkeit oder auch Best-Practice Workshops Verifizierung der Angebote der Anbieter auf Qualität und Vollständigkeit durch unsere Implementierungsspezialisten. Hier sind Einsparungen von 20 Prozent der Anbieterkosten im Projektverlauf durch die Qualitätssicherung der Angebote keine Seltenheit.