Die befristete Senkung der Umsatzsteuer scheint auf den ersten Blick trivial. Schlüssel anpassen, fertig!

​veröffentlicht am 21. Juli 2020

Der Teufel liegt im Detail, insbesondere aufgrund der Kurzfristigkeit und Befristung. Es ergeben sich bei genauerer Betrachtung zahlreiche Einzelfragen und Stolperfallen. Diese gilt es zu erkennen und zu vermeiden!

Um die Auswirkungen der Corona-Krise zu begrenzen und die deutsche Wirtschaft wieder auf einen Wachstumspfad zu bringen, hat die Bundesregierung im Rahmen des sog. Konjunktur- und Krisenbewältigungspakets eine Reihe von Maßnahmen zur Stärkung der Wirtschaft, insb. der Binnennachfrage, getroffen. Die Bekannteste ist zweifelsohne die Senkung der Umsatzsteuer: Mit dem Zweiten Corona-Steuerhilfegesetz trat eine befristete Senkung der Umsatzsteuersätze in Kraft. Befristet für den Zeitraum vom 01.07.2020 bis 31.12.2020 wird der Regelsteuersatz von 19 Prozent auf 16 Prozent und der ermäßigte Steuersatz von 7 Prozent auf 5 Prozent abgesenkt.

Was in der Theorie so einfach klingt, kann den Unternehmer vor erhebliche Herausforderungen stellen. Die neuen Steuersätze wirken klar befristet, es ist zu beachten, dass die kalendarische Einordnung weniger mit der Erstellung der Rechnung gemein hat, als mit dem Zeitpunkt zu dem die Leistung umsatzsteuerlich erbracht wurde. Im unternehmerischen Standardfall einer sog. Sollbesteuerung (nach vereinbarten Entgelten) ist die Vereinnahmung / Zahlung oder Rechnungsstellung unbeachtlich. Dies birgt eine Reihe von Abgrenzungs-, Auslegungs- und Übergangsfragen, wie ein inzwischen erschienenes 26-seitiges BMF-Schreiben zutreffend aufzeigt.

Was ist die Herausforderung für den Unternehmer?

Die Änderungen sind bereits in der Juli-Voranmeldung im August (bzw. mit einer Dauerfristverlängerung im September) zutreffend umzusetzen. Es besteht also kurzfristiger Handlungsbedarf, es bedarf sowohl an geschultem Personal, als auch an einer systematischen Aufarbeitung möglicher Anwendungsfälle.

Besondere Relevanz wird diese Neuregelung finden, wo Leistungen an „nicht zum Vorsteuerabzug berechtige Personen und Unternehmen” erfolgen, hier stellt die Umsatzsteuer einen echten Kostenfaktor dar. Aber auch in der sogenannten Unternehmerkette, bei der Leistungen zwischen vollständig zum Vorsteuerabzug berechtigten Unternehmen abgerechnet werden, kann die Neuregelung ungewollte negative Folgen bei unrichtiger Anwendung haben.

Bei unsachgemäßer Umsetzung der Änderungen droht der „unrichtige Steuerausweis” nach § 14c UStG:

• Wird beispielsweise im Fall von Ausgangsleistungen im Rahmen der Umstellung zu viel Umsatzsteuer ausgewiesen, wird diese sodann gesetzlich geschuldet, während der Leistungsempfänger diese nicht in dieser Höhe als Vorsteuer geltend machen kann.
• Bei Eingangsrechnungen besteht analog das Risiko unzutreffend einen Vorsteueranspruch von 19 Prozent anstelle der nun reduzierten 16 Prozent in Anspruch zu nehmen und sich somit zu viel Vorsteuer geltend und steuerlich angreifbar gemacht zu haben. Ebenso besteht das Risiko bei der Eingangsrechnungsprüfung nicht zu bemerken, dass eine Eingangsleistung mit einer zu hohen Umsatzsteuer belastet ist, welche anstelle von 19 Prozent nur mit 16 Prozent für den Empfänger abziehbar ist und die Leistung somit gegenüber dem Lieferanten zu teuer bezahlt wird, da der Vorsteuerabzug auf die zu hohe Vorsteuer in Höhe der 3 Prozent-Punkte ausgeschlossen ist.

Spätere Korrekturen sind oftmals möglich, führen aber zu einem immensen Zeitaufwand und ggf. zu unnötigen Reibungen mit den Geschäftspartnern. Auch sind bereits eingegangene und ggf. bezahlte Rechnungen zu überprüfen:

• Werden Anzahlungsrechnungen in der Schlussrechnung ordnungsgemäß abgebildet?
• Sind Dauerrechnungen oder umsatzsteuerliche Klauseln in Verträgen anzupassen?
• Wurde auf Grund einer Vorausrechnung aus dem Vorjahr oder ersten Halbjahr 2020 eine Jahresleistung ordnungsgemäß umsatzbesteuert und Rechnung gestellt?

Die zutreffende Bestimmung des Steuersatzes in der Zeit vom 1. Juli bis 31. Dezember 2020 ist daher von besondere Bedeutung. Besonderes Augenmerk sollte dabei auf den Umgang mit Dauerschuldverhältnissen mit Dauerrechnungen, Bauleistungen oder den Umgang mit Anzahlungs- und Abschlagsrechnungen gelegt werden. Auch dem Begriff der Teilleistung kommt nun auch unterjährig eine neue wirtschaftliche Bedeutung zu. Teilleistungen werden umsatzsteuerlich als separate Leistungen gesehen, welche zu ihrer Vollendung zum Entstehen der Umsatzsteuer führen und dementsprechend mit 19 Prozent oder 16 Prozent belegt sind.

Während diese Themen teilweise systematisch gut greifbar sind, z.B. durch IT gestützte Analysen im Buchungsstoff (Abgleich der Steuerschlüssel mit Zahlungsdaten bei Anzahlungsrechnungen oder den Leistungszeiträumen) oder durch prozessualen Prüfungen von Eingangsrechnungen bedürfen andere Themen einer genauen Identifizierung im laufenden Geschäftsprozess. Insgesamt stehen den Unternehmen umfangreiche Anpassungsarbeiten bevor, die von der Fakturierung bis zur Verbuchung von Umsätzen; von der Rechnungsprüfung bis zur Zahlung von Eingangsrechnungen reichen können. Anpassungen in ERP-, Buchhaltungssystem oder insbesondere Kassensystemen stehen bevor, Rechnungslayouts sind anzupassen.

Eine Anpassung bzw. Erweiterung der nutzbaren Steuerschlüssel ist anzuraten, um die Steuerfindung für umsatzsteuerliche Meldepflichten und Reportings, gerade in der Übergangszeit, zu vereinfachen, das Mapping, also die Zuordnung von steuerlichen Sachverhalten in Umsatzsteuer-Voranmeldungen oder Jahreserklärungen muss ggf. angepasst werden.

Relevante Geschäftsvorfälle erkennen, die korrekte Rechnungslegung verifizieren und Fehler vermeiden!

Es stellt sich nun die Frage, wie dieses Thema pragmatisch und konkret angegangen werden kann.

Zusammenfassend lassen sich die Handlungsbereiche wie folgt strukturieren:

Insbesondere in komplexen IT-Umgebungen ist ein tiefes Verständnis der Datenflüsse, der Konfiguration von Schnittstellen und des Datenmodells der stammdatenführenden Systeme essentiell, um die korrekten Einstellungen in den IT-Systemen vornehmen und deren Auswirkung auf die Rechnungslegung bewerten zu können. Von Vorteil ist in diesem Fall der Einsatz eines zentralen ERP Systems, in dem alle rechnungslegungsrelevanten Daten gespeichert und auf Basis der Auftragsdaten – z.B. abgeschlossene Kundenaufträge, Lieferungen oder geleistete Projektstunden - bewertet und fakturiert wird.

Wir empfehlen folgende, bewährte Vorgehensweise, um den Handlungsbedarf zu identifizieren und die notwendigen Maßnahmen geordnet umzusetzen.

Insbesondere ist hervorzuheben und dringend zu empfehlen, periodisch die richtige Rechnungslegung für die als relevant identifizierten Geschäftsvorfälle in Stichproben, und im Fall von Massendaten, per Datenanalyse vor der finalen Rechnungstellung zu verproben. So können systematische Fehler erkannt und nachträgliche Korrekturen sowie eine Verstimmung der Geschäftspartner vermieden werden.
 
Bei Bedarf ist, abhängig von der Komplexität und konkreten Risikosituation – eine Prüfung und Bescheinigung der ordnungsmäßigen Umsetzung der befristeten Senkung der Umsatzsteuer ratsam.