Digitalisierung der Buchhaltung: Chinas Schritt in die Zukunft mit E-Rechnungen

veröffentlicht am 25. März 2024 | Lesedauer ca. 2 Minuten

Nachdem das Pilotprogramm am 1. Dezember 2021 in der Stadt Shanghai, der Provinz Guangdong und der Autonomen Region Innere Mongolei gestartet wurde, hat China die landesweite Einführung der digitalisierten elektronischen Rechnungen („E-Rechnungen“) ab dem 1. Dezember 2023 vollständig umgesetzt.

Was sind E-Rechnungen? »
Vorteile der E-Rechnungen »
Prüfung und Archivierung von E-Rechnungen »
Unsere Ansicht »

Was sind E-Rechnungen?

Im Gegensatz zu traditionellen Papierrechnungen erfordert die Anwendung von E-Rechnungen keine Festlegung der Rechnungskategorie, keine Steuerkontrollgeräte und keinen Antrag auf Blanko-Papierrechnungen. E-Rechnungen können online über die elektronische Service-Plattform der chinesischen Steuerbehörde in einem einheitlichen Format ausgestellt werden. Nach der Rechnungsstellung werden die E-Rechnungen automatisch an das digitale Steuerkonto des Käufers und des Verkäufers gesendet und ihre Steuersysteme erfassen die Rechnungsinformationen entsprechend. Die E-Rechnungen können gleichzeitig in den Formaten XML, OFD, PDF und anderen Layout-Dateien gespeichert werden.

Vorteile der E-Rechnungen

Im Vergleich zu Papierrechnungen können E-Rechnungen nicht nur direkt ohne Zeitaufwand über das Rechnungsportal online zugestellt werden, sondern sie sind auch nicht mehr auf zusätzliche Geräte oder Papierträger angewiesen. Außerdem ermöglichen E-Rechnungen eine sichere und schnelle Zustellung an den Kunden sowie den rechtzeitigen Zahlungseinzug- eine echte Erleichterung für Unternehmen.

In der Zwischenzeit können Unternehmen und Mitarbeiter als Rechnungsempfänger die Rechnungen über das Netzwerk erhalten. Dies hilft Unternehmen, die Rechnungen über die Online-Kontrollplattform effektiv zu überprüfen und die Kosten sowie Ausgaben rechtzeitig zu verbuchen. Darüber hinaus können die Daten der E-Rechnungen mit Hilfe von ERP- und anderen Managementsystemen direkt mit dem Buchhaltungssystem verbunden werden, so dass Prozesse wie die Buchhaltung gleichzeitig mit dem Datenimport abgeschlossen werden können.

Zudem wird das Verfahren zur Ausstellung von Kreditrechnungen vereinfacht: Wenn die betreffende E-Rechnung vom Käufer nicht verifiziert und gebucht wird, kann der Verkäufer die elektronische Kreditrechnung direkt in voller Höhe ausstellen. Ist die E-Rechnung hingegen vom Käufer verifiziert und gebucht, können sowohl der Verkäufer als auch der Käufer das Antragsverfahren für die Ausstellung einer elektronischen Kreditrechnung einleiten.

Prüfung und Archivierung von E-Rechnungen

Zusätzlich zum internen Genehmigungsverfahren sollte das Buchhaltungspersonal im Erstattungsprozess folgendes beachten:

Übereinstimmung und Vollständigkeit: Zunächst sollte geprüft werden, ob der Rechnungsinhalt mit dem wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb übereinstimmt und ob die Angaben vollständig sind.

Echtheitsprüfung: Die E-Rechnungen sollten über die nationale Rechnungsprüfungsplattform oder das digitale Steuerkonto verifiziert werden.

Abgleich mit bereits erfassten Rechnungen: Nach der Verifizierung sollte die E-Rechnung auch mit bereits erfassten und erstatteten Rechnungen verglichen werden. Bei doppelten Rechnungen sollte die Erstattung abgelehnt werden.

Archivierung: Schließlich werden die geprüften Rechnungen ordnungsgemäß vom zuständigen Buchhaltungspersonal archiviert und zentral aufbewahrt. Es wird ein Buch für die eingegangenen E-Rechnungen eingerichtet, um die Rechnungen zu erfassen.

Verwendet ein Unternehmen die ausgedruckte E-Rechnung in Papierform als Beleg für die Erstattungsbuchhaltung, muss auch die elektronische Datei dieser Rechnung gespeichert und aufbewahrt werden.

Unsere Ansicht

Mit der Einführung von E-Rechnungen sind für Unternehmen höhere Verwaltungsanforderungen verbunden, wie z.B. die Archivierung von Daten und die Vermeidung von doppelten Einträgen usw. Gleichzeit bieten E-Rechnungen den Steuerbehörden einen verbesserten Zugang zu Daten, um den täglichen Betrieb von Unternehmen zu überwachen, und ermöglichen den Austausch von Steuerinformationen über Steuerzahler zwischen verschiedenen Abteilungen und Regionen.

Mit der vollständigen Einführung der E-Rechnungen werden die Steuerbehörden auf Big-Data-Analysen zurückgreifen, um verschiedene Indikatoren der Steuerzahler zu überwachen. Dadurch können die Steuerbehörden Einblick in sämtliche Elemente der Rechnungen von Unternehmen sowie der Rechnungen von „Upstream-“ und „Downstream-“Transaktionen gewinnen. Dies wird es den Steuerbehörden erleichtern, anormale Transaktionen von Unternehmen zu erkennen. In diesem Zusammenhang sollten Unternehmen so früh wie möglich eine Selbstprüfung gemäß den Risikopunkten der Rechnungsprüfung durchführen und ein vollständiges System von Compliance-Prozessen für Rechnungen, Gelder und Geschäfte einrichten.