Prozessmanagement im Mittelstand

Wann ist der richtige Moment damit anzufangen?!

Prozessmanagement- Zeitfresser oder Erfolgsstellschraube für Ihr Unternehmen?

Gerade in kleinen Unternehmen und im Mittelstand wird das Thema Prozessmanagement oft unterschätzt und erst dann als notwendig erachtet, wenn das was zunächst einfach gewesen wäre, plötzlich komplex und sehr zeitintensiv wird.

Da sollten alle hellhörig werden!

Spricht man von strategischer Unternehmensausrichtung und der Reaktionsfähigkeit, auf die sich immer schneller wandelnden Markteinflüsse, herrscht in der Regel schnell Einigkeit darüber, dass funktionierende Prozesse innerhalb einer Unternehmung das A und O für den Unternehmenserfolg sind.

Diskutiert man jedoch über die Investitionen, die in diesem Zuge auch in das Prozessmanagement getätigt werden (müssten), trifft man gerade im Mittelstand oft auf Aussagen wie: „dafür sind wir noch zu klein", „bei uns weiß jeder was er zu tun hat, das brauchen wir noch nicht" oder „das haben wir mal versucht und dann sind mit viel Zeitaufwand Prozesse gemalt worden, die jetzt in der Schublade verstauben".

Aussagen, die mich immer wieder hellhörig werden lassen! Denn beim Blick hinter die Kulissen stelle ich immer wieder erstaunt fest, wie häufig auch vermeintlich erfolgreiche und große Unternehmen an manuellen, komplizierten und historisch gewachsenen Arbeitsabläufen festhalten.

Also wieso nicht einfach ändern?! Ganz einfach- weil „einfach" irgendwann nicht mehr einfach ist.

Schmerz treibt an

Sehr häufig entscheiden sich Unternehmen erst dann für professionelle Beratung im Prozessmanagement oder die Schaffung einer eigenen Abteilung, wenn festgestellt wird, dass das angestrebte Unternehmenswachstum nicht mit den internen Abläufen in Einklang zu bringen ist, oder sie das Kundenfeedback dazu zwingt aktiv zu werden, um sich gegenüber den Mitbewerbern weiter behaupten zu können.

Zusammengefasst betrachtet bedeutet dies, die Entscheidung sich mit Geschäftsprozessen und den dazugehörigen systemischen Arbeitsabläufen zu befassen, ist sehr häufig schmerzgetrieben. Was die Konsequenz nach sich zieht, dass viele Unternehmen schnell und teilweise ungeplant reagieren müssen.

Grundsätzlich vertrete ich hier die Meinung: Schmerz treibt an- also machen wir natürlich immer das Beste daraus.

Auf der Suche nach dem "richtigen" Moment

Geht es allerdings um die Frage: „Wann ist denn für ein Unternehmen „der" richtige Moment mit Prozessmanagement einzusteigen? Was genau bedeutet dies und welche Aktivitäten stehen dahinter!?"

Dann ist die Antwort simpel! Stellen Sie sich vor Sie machen eine Rafting-Tour. Sie und Ihr Team. Und Sie als Geschäftsführer sind der Guide. Wo möchten Sie ins Wasser einsteigen?! Und wie soll ihre Truppe, die mit Ihnen im Boot sitzt, ausgebildet sein?

Wäre es nicht beruhigend zu wissen, dass Sie einige erfahrene Leute im Team haben, die schon mal raften waren oder zumindest Kajak oder Kanu gefahren sind. Gewiss tragen alle Rettungswesten, aber würden Sie nicht auch schon im Vorfeld sicherstellen, dass jeder der Teilnehmer schwimmen kann?! Und dann tragen Sie gemeinsam, als Team das Boot ans Wasser. Sie werden sich instinktiv eine Stelle suchen, an der das Wasser ruhig ist und Sie zunächst etwas Zeit finden sich als Team einzuspielen bevor sie in die Stromschnellen steuern. Stimmen Sie mir zu?!

Die Einstiegsstelle finden

Nun- bei der Einführung bzw. Etablierung von Prozessmanagement in mittelständischen Unternehmen läuft das häufig etwas anders ab: die erfahrenen Teammitglieder sind mit Ihrer Arbeit häufig so ausgelastet und darüber hinaus in der Regel zu teuer,- also sitzen sie sehr häufig gar nicht im Boot. Das Suchen der richtigen Einstiegsstelle?! Dafür wurde kein Budget geplant. Es geht ja schließlich auch darum die Stromschnellen zu meistern. Also rein ins Boot und wer schwimmen kann, wird sich schon zeigen. Zur Not hat man ja eine Rettungsweste an. Es werden schon alle überleben.

Zu provokant?!

Die Erfahrung in meinen Beratungsprojekten zeigt,

dass ich hier gerade am Anfang häufig sehr klare Worte finden muss.

Das Etablieren von Prozessmanagement wird meist unterschätzt. In der (Aus-)Wirkung auf das Unternehmen und im Aufwand der sich dahinter verbirgt. Prozessmanagement bedeutet Klarheit und Transparenz zu allen Arbeitsabläufen zu schaffen- mit dem Ziel nicht in Abteilungen und Fachbereichen zu denken, sondern wie ein Uhrwerk als Unternehmen zusammenzuarbeiten und dabei die Arbeitsergebnisse (intern & extern) in den Fokus zu stellen.

Je früher Sie beginnen sicherzustellen, dass Sie als Unternehmen in Prozessen denken, desto einfacher wird es Ihnen gelingen diese zu optimieren. Der richtige Moment ist für Sie als Unternehmen genau dann, wenn Sie wachsen und erfolgreich sein möchten.

Prozesse erkennen und verstehen

Die Motivation Prozessmanagement zu leben, durchläuft in der Regel mehrere Motivationsstufen. Angefangen bei dem Streben nach organisierten Abläufen und Struktur oder dem Bewusstsein, dass die Unternehmensabläufe zu schwerfällig sind, um agil auf die Markteinflüsse reagieren zu können, bis hin zu der Sensibilisierung, dass man nur dann weiß welche Stellschrauben zum Unternehmenserfolg führen, wenn man seine Prozesse kennt und diese verstanden hat.

Idealerweise entscheidet man sich schon sehr frühzeitig dafür Prozessmanagement zu etablieren sodass die notwendigen Aktivitäten in den Arbeitsalltag der Abteilungen und Mitarbeiter integriert werden können, ohne dass gleich eine eigene Abteilung geschaffen werden muss.

Die Bausteine zusammenfügen

Entscheidend für erfolgreiches Prozessmanagement ist die Handhabung und interne Kommunikation. Gewöhnen Sie Ihre Mitarbeiter daran, Verantwortung für ganze Prozesse und die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit zu übernehmen. Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter verstehen, dass es bei einem Prozessfluss nicht um eine hübsche Grafik aus der Theorie geht, sondern dass jeder einzelne Mitarbeiter durch seine Leistung einen Baustein zum Unternehmenserfolg beiträgt.

Der Erfolg eines Unternehmens ist die Symbiose der Arbeitsergebnisse, die durch Mensch und System bzw. Maschine am Ende eines Prozesses generiert wird. Und genau diese Symbiose herzustellen und sicherzustellen, ist die Aufgabe von Prozessmanagement.

Schaffen Sie Transparenz!
Erhöhen Sie Ihre Kundenzufriedenheit!
Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter Ihre Arbeits-zeit effizient nutzen (können)
Treffen Sie faktenbasierte Entscheidungen
Und stellen Sie sicher, dass Ihre IT-Systeme Ihren Unternehmensanforderungen entsprechen

Also wann ist der richtige Moment mit Prozessmanagement einzusteigen, wenn Sie bisher noch nicht damit begonnen haben oder Sie diesem Thema noch nicht ausreichende Gewichtung haben zukommen lassen!? Immer!

Denn jeder Tag, den sie ungenutzt verstreichen lassen, macht Ihren Mitbewerber stärker.