Chancen und Grenzen von SAP S/4HANA RE-FX

Eine Software für die Verwaltung von Immobilienbeständen muss ein breites Spektrum nützlicher Funktionalitäten aufweisen. Verschiedene Arbeitsschritte müssen automatisiert, Informationen individuell aufbereitet und leicht zugänglich gemacht werden und dies benutzerspezifisch und anpassbar an die An­for­de­rungen. Die dazugehörige Buchhaltung sollte in das betriebliche Rechnungswesen integriert sein; die Planung auf Immobilienobjekte durchführbar sein. Angefallene Kosten müssen auf andere Immobilien- oder Controllingobjekte umlegbar, verteilbar und abrechenbar sein. Diese und viele weitere Funktionen werden heute im Standard der Software erwartet, da kaum ein Unternehmen über die Ressourcen für die Administration einer heterogenen IT-Landschaft verfügt.

Eine Immobilie wird durch unterschiedliche Einflussfaktoren und Akteure beeinflusst. Diese sind:

• im Grunderwerb u. a. die verschiedenen Eigentümer im Wettbewerb um die Grundstücke,
  
• in der Planung und Genehmigung u. a. die Planer und Kommunen in der technischen Konzeption,
• in der Erstellung u. a. das Handwerk durch die Verfügbarkeiten von Materialen und Arbeitskräften,
  
• in der Bewirtschaftung u. a. die Nutzer, Verwalter und Handwerker durch die realisierbaren Erträge und tragfähigen Kosten,
• in der Entsorgung u. a. die Abrissunternehmen und Deponiebetreiber durch die Normen zum Um-weltschutz und
• in der Finanzierung u. a. die Banken und Versicherungen durch den Marktzins und die zukünftigen Zinsentwicklungen.
  

Um all diesen Akteuren gerecht zu werden und diese zu managen, bietet sich eine leistungsstarke ERP-Software, wie z. B. SAP S/4HANA RE-FX (Flexibles Immobilienmanagement), an. Im RE-FX findet man die jahrelange Erfahrung aus der Immobilienwirtschaft und das Knowhow aus vor- und nachgelagerten Branchen wieder.

Schwerpunkt vieler Softwareprodukte ist die Lebenszyklusphase der Nutzung (Bewirtschaftung), da in der Projektphase (Finanzierung, Grunderwerb, Planung, Genehmigung und Erstellung) nur ca. 20 % der gesamten Lebenszykluskosten einer Immobilie verbraucht werden. Die meisten Softwareprodukte kon-zentrierten sich daher verstärkt auf Bewirtschaftungsprozesse, worin meist eine der ersten Grenzen liegen.

Mit einer ERP-Software sollten Unternehmen in der Lage sein, seine immobilienbezogenen Prozesse so schlank und so einfach wie möglich zu strukturieren und seine Verwaltungs- und Vermietungsprozesse zu beschleunigen. Grundsätzlich müssen mit jeder ERP-Software ebenso die Standards der Rech-nungslegung, sowie die compliance- und datenschutzrechtlichen Vorschriften eingehalten und monitort werden. Am Anfang eines jedes Softwareprojektes wird folgende Frage in ähnlicher oder abgewandelter Form gestellt: „Welche Ergebnisse aus der fachlichen Konzeptionierung fließen wie in die ERP-Software ein und welches Wissen ist bereits im Standard der Software verfügbar?“

Funktionsvielfalt – Chancen im Standard

Die Stammdaten und darauf aufbauend die Prozesse bilden das Ergebnis der Konzeptionierung ab. Sie sind die notwendigen Verbindungen und stellen neben der Technik, den fachlichen Hintergrund dar. Im SAP S/4HANA RE-FX werden diese aus Nutzungssicht und architektonischen Sicht, ergänzend um planungsrelevante Details, anlegt, verändert und überwacht. Innerhalb dieses Zwei-Sichten-Modells ist eine 1:1 und 1:n-Beziehung möglich. Die Grenzen liegen in der Granularität, Qualität und Aktualität der Daten. RE-FX nutzt das systemweite Geschäftspartnermanagement. Den Kopf des Moduls bildet der Immobilienvertrag als vereinigendes Element aller vor- und nachgelagerten Prozesse. Dieser, welcher debitorische und kreditorische Sachverhalte abbildet, realisiert vertragliche Neuanlagen, Änderungen, Kündigungen und Überwachungstätigkeiten. Innerhalb des Immobilienvertrages findet die Objekt-, Geschäftspartner- und Regelzuordnung statt, die im Weiteren die Korrespondenz und die Folgeprozesse wie Sollstellung, Zahlungs- und Meldewesen, Mahnwesen, Controlling und Planung aussteuert.

Individuelle vs. maschinelle Verarbeitung – Eine Frage der Häufigkeit und Komplexität

Die Anlage der Stamm- und Vertragsdaten kann händisch durch den User oder maschinell durch die Software erfolgen, abhängig von der Menge und Komplexität der Daten. Aus der Praxis: Innerhalb eines Kundenprojektes haben wir eine Import­schnitt­stelle zum standardisierten Import von über 200 Datenfeldern mit strukturierter Prüfung realisiert. Anschließend findet die prozessorientierte Buch­haltung mit der Sollstellung, dem Rechnungs­druck, Zahl- und Mahnlauf statt. Diese Datenläufe sind grundsätzlich simulier-, stornier- und wiederholbar.

Ein wichtiges Feature des Moduls ist die automatisierte Anpassung von Konditionen. RE-FX kann freie Anpassungen, Staffelmieten, Indexmietvereinbarungen, Anpassungen nach einem Mietspiegel oder durch Vergleichswohnungen automatisiert durchführen. Verträge ohne Anpassungsregeln werden separat ausgewiesen.

Funktionalitäten, Besonderheiten und der Beginn des Datenanalyse

Ein Informationssystem mit über 130 Standardberichten zu unterschiedlichen Themen, u. a. zu Bemessungen, Konditionen, Anpassungen, Geschäftspartnern, Optionssatzermittlung, Vor­steuer­be­richtigung, Um­satz­miet­ab­rechnungen, Controlling, Liegenschaftsverwaltung, Wirt­schaft­lich­keits­be­rech­nung und Vermögensentwicklung bildet den verfügbaren Bestand der Datenerhebung, -aufbereitung und -visualisierung. Mit ergänzenden SAP-Modulen, wie Projekt-, Investitions-, Instandhaltungsmanagement, usw., kann der gesamten Lebenszyklus einer Immobilie von der Planung (CAD-Planung ausgenommen, aber diese Elemente sind verknüpfbar mit SAP-Objekten), Projektentwicklung, -erstellung, Vermarktung, Nutzung und Verwertung abgedeckt werden.

Im Rahmen der Vermarktung der Immobilie steht ein End-to-End Prozess von der Vermietungsanzeige bis zur Vertragserstellung zur Verfügung. Aufgaben des Corporate Real Estate Managements lassen sich ebenso meistern. Immobilienwirtschaftliche Besonderheiten, wie die Vorsteuerschlüsselermittlung und -berichtigung, werden berücksichtigt.

Die Betriebs- und Heizkostenabrechnung kann als systemgestützte oder importgestützte Abrechnung realisiert werden. Der Granularität wird nur durch die Prozesse und Stammdaten eine Grenze aufgezeigt. Die Ergebnisse der Abrechnungen können anschließend automatisiert für die aktiven und passiven Abgrenzungen, Simulationen und Kalkulationen für die Planung und das Controlling, sowie für die Rechnungslegung genutzt werden.

Im Controlling und der Planung kann RE-FX für die Kosten-, Leistungsaufnahme- und Erlösplanung ver-wendet werden. Die automatisierte oder manuelle Umlage, Verteilung oder innerbetriebliche Leistungs-verrechnung von statistischen oder echten Werten ist möglich. Hierdurch findet eine End-to-End Bear-beitung von der Bedarfsplanung, der Pro­dukt­kos­ten­schätzung, der Herstell­kos­ten­er­mitt­lung und der Kapitalbedarfsplanung bis hin zur Bilanz- und GuV-Planung, -Erstellung und -Kon­so­li­die­rung statt.

Speziell für die Fremd- und WEG-Verwaltung verfügt RE-FX im Standard bereits über entsprechende Funktionalitäten.

Zur Administration der Liegenschaftsinformationen stehen definierte Standards für grundbuchrelevante Informationen wie Einheitswert-, Abgabenbescheiden, öffentlich-rechtlichen Grundstücksverzeichnissen, Eigentums-, Rechtsverhältnissen und Flurstückinformationen bereit. Standardisierte Korrespondenzen und Massenbearbeitungswerkzeuge unterstützen dies.

Grenzen und Herausforderungen

Grundsätzlich muss aber bei diesem Lobgesang berücksichtigt werden, dass das Softwareprodukt eine gewisse Zielgruppe aufgrund des Projektumfangs hat. Eine Hausverwaltung mit weniger als 1.000 Einheiten wird kein SAP S/4 HANA RE-FX benötigen, aber ein globaler Konzern mit SAP, kann grundsätzlich überlegen, ob eine Nutzung des Moduls nicht Ressourcen schont und (Opportunitäts-)Kosten senkt. Des Weiteren hängt der Wirkungsgrad der Software stark von der Organisation, der Qualität, Aktualität und Granularität der Daten und Prozesse ab.

Mehrwert aus dem SAP-Standard

Die workflowgesteuerte Abbildung von Prozessen mittels Fiori-Apps (z. B. Schadensmeldungen durch den Mieter, Auftragsannahme durch den Handwerker und Erledigungsmeldungen an den Mieter) sind verfügbar; ebenso wie ein Projektmanagement im Bottom-up- oder Top-Down-Ansatz.

Die Erfassung von ESG-konformen Daten (Sustainability Management) kann mittels eines separaten Moduls realisiert werden, welches Vertrauen und Transparenz durch Berichte zur Nachhaltigkeit zum Ziel hat.

Ergänzt wird dieses bestehende System an Features um das im Standard vorhandene Embedded Business Warehouse. All diese Funktionen gepaart mit einer Datenbank zur Verwaltung der Betreiberhaftung, z. B. REG-IS und einem individualisierbaren und integrierbaren Vertragsgenerator decken einen Großteil der Anforderungen jedes Immobilienbestandshalters ab.

Mit über 15.000 Fiori-Apps für Smartphone, Tablet, PC und Laptop ist SAP S/4HANA zukunftsfähig wie innovativ. Trotzdem arbeitet SAP bereits an der Nachfolgerversion von RE-FX: SIRE (SAP Intelligence Real Estate). Der Übergang von SAP S/4HANA RE-FX hin zu SAP Intelligence Real Estate sollte im optimalen Fall ein kleiner Schritt sein, da viel aus RE-FX übernommen und mit der Cloud kombiniert wird. Beide Produkte – SAP RE-FX und SIRE laufen aber bis mindestens 2040 parallel weiter.

Fazit: Mehr Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten

Nichtsdestotrotz lässt sich in einer optimalen IT-Welt und in der Realität nicht immer alles automatisieren, da gewisse Prozesse zu selten oder Tätigkeiten zu individuell anfallen. Jedoch kann man unseres Erachtens nach, mit 20 % seiner Leistungen ca. 80 % seiner verwaltenden Tätigkeiten automatisiert erledigen lassen (Pareto-Prinzip) und hat damit mehr Zeit und Ressourcen für die wirklich wertschöpfenden Tätigkeiten.