SAP Public & Supply Chain bei Rödl & Partner

Unterstützung Öffentlicher Bereiche bei komplexen IT-Projekten

von Harald Eder, Rödl & Partner Nürnberg, und Selina Seiffert

IT-Projekte sind komplex: Oftmals scheitern sie, weil das Team in eine Komplexitätsfalle tritt und so das angesetzte Kosten- und Zeitbudget nicht eingehalten werden kann. Ein wichtiger Punkt, um den Projekterfolg sicherzustellen, ist die übergreifende Projektbegleitung und Qualitätssicherung durch ein externes Beratungshaus. Neben dem ausführenden Implementierer stellt ein zweites Beratungshaus einen unabhängigen Partner dar, welcher den Gesamtprozess überwacht und sicherstellt, dass die Projektziele erreicht werden.

Die Qualitätssicherung beginnt bereits vor dem eigentlichen Projekt mit der Vergabe des Auftrags. Insbesondere im öffentlichen Bereich ist die Unterstützung des Vergabeprozesses eine wichtige Aufgabe, um einen geeigneten Auftragnehmer und das wirtschaftlichste Angebot auszuwählen. Auf diesem Weg werden zentrale Anforderungsdokumente, wie die Leistungsbeschreibung, der Kriterienkatalog und sonstige Ausschreibungsunterlagen, qualitätsgesichert.

Im SAP-Umfeld der Rödl & Partner Unternehmens- und IT-Beratung übernehmen meine Kolleg*innen und ich den Bereich des externen Beratungshauses für den Mandanten. Unser Tätigkeitsfeld nennt sich SAP Public & Supply Chain.

Was versteckt sich hinter dem Begriff SAP Public & Supply Chain?

SAP Public & Supply Chain umfasst die Bereiche Auswahl und Implementierung von ERP-Software sowie die umfassende Beratung zum Einsatz integrierter Systeme. Der Fokus liegt auf dem ERP-System SAP sowie IT-Projekten und der Optimierung von Prozessen.

Ein Aspekt ist die Beratung in Bezug auf die logistischen Abläufe und Module im Rahmen von Analysen, Konvertierungsprojekten und Neueinführungen von SAP S/4HANA-Systemen in produzierenden, mittelständischen Unternehmen.

Der zweite Teilbereich beschäftigt sich mit der Anbahnung und Ausgestaltung von ERP-Projekten im öffentlichen Sektor. Wir arbeiten eng mit Experten aus allen Rödl & Partner Unternehmensbereichen zusammen, so garantieren wir schnelle und zielführende Lösungen.

Unsere Kundengruppe unterteilt sich folglich in zwei Bereiche:

- Mittelständische Unternehmen

- Öffentliche Auftraggeber

Bei mittelständischen Unternehmen führen wir Prozessanalysen- und -optimierungen durch, bereiten IT-Projekte vor und begleiten diese als Qualitätsinstanz oder auch als Auftragnehmer. Hier arbeiten wir erfolgreich mit internen und externen Partnern zusammen.

Öffentliche Auftraggeber bedienen sich unserer Beratung in verschiedener Hinsicht: beginnend mit Digitalisierungsanalysen, über die Systemarchitektur, Prozesse, bis hin zur Durchführung von komplexen Implementierungsprojekten. Die Kernbereiche sind die Analyse, Vergabe und Implementierung.

Begleitung von der Analyse bis zur Implementierung

Im Bereich der Analyse sind wir mit Systemarchitekturen, Schnittstellen, Prozessaufnahmen und weiteren Fachthemen aktiv, um gemeinsam mit dem Auftraggeber eine Roadmap für künftige IT-Projekte zu erstellen. Die Vorbereitung des Vergabeverfahrens umfasst die Bereitstellung der nötigen fachlichen Dokumente, insbesondere der Leistungsbeschreibung und dem Kriterienkatalog. Die Unterlagen werden in Zusammenarbeit mit unseren Vergabeexperten erstellt.

Den Ausschreibungsprozess begleiten wir von der Auftragsbekanntmachung bis zur finalen Vergabeentscheidung. Auf Wunsch begleiten wir die spätere Implementierung als Projektleitungsunterstützung und Qualitätsinstanz. Hier gilt es, Einführungskonzepte, Lösungsansätze und Umsetzungsverfahren fachlich zu prüfen und unseren Mandanten die größtmögliche Sicherheit zu gewähren. So können auch komplexe Projekte In-Time und In-Budget umgesetzt werden.

Erfahrungen aus der Praxis

Bei einem unserer aktuellen Projekte – der landesweiten Neueinführung eines SAP S/4HANA-Systems bei einem großen öffentlichen Auftraggeber – haben wir alle drei Phasen (Analyse, Vergabe und Implementierung) gemeinsam mit Rödl & Partner-Kolleg*innen aus verschiedenen Fachgebieten begleitet. Die Begleitung gewährleistet dem Auftraggeber Sicherheit in der Auswahl und Bewertung der IT-Lösungsansätze, was eine hohe Summe an Kosten einsparen konnte. Falsche Lösungsansätze und unberechtigte finanzielle Nachforderungen in Form von Change Requests konnten verhindert werden.

Change Requests sind Änderungsanforderungen, die über den vertraglich vereinbarten Leistungsumfang hinausgehen. Häufig können diese Anforderungen fachlich nicht vom Auftragnehmer bewertet werden, da die Umsetzungskompetenz hinsichtlich des IT-Projekts kein Kernbereich des Auftraggebers ist. Hier unterstützt Rödl & Partner mit langjähriger Erfahrung und Expertise. Der Rödl & Partner Kümmerer steht dem Auftraggeber stets zur Seite und zieht bei Bedarf weitere Fachkräfte zu Rate.

Im aktuellen Projekt findet der erste Go-Live für drei Pilotstandorte im Herbst 2021 statt. Danach folgen vier weitere Rollout-Wellen, um über dreißig Standorte mit SAP S/4HANA zu versorgen. Das Projekt wird planmäßig 2022 gemeinsam mit Rödl & Partner abgeschlossen.

Erfolg für den Auftraggeber

Die positiven Erfahrungen aus diesem und anderen Projekten bestärken uns darin, diese Arbeitsweise als zielführend und kostenreduzierend zu sehen. Entscheidungen können fachlich hinterfragt, bewertet und die Umsetzung somit beschleunigt werden. Die Auswahl des geeigneten Lösungswegs zur Umsetzung der IT-Projektstrategie (z. B. Greenfield oder Brownfield), der Datenmigration, dem Einsatz von Eigenentwicklungen, zentrale oder dezentrale Stammdatenpflege, Berechtigungskonzepte und vieles mehr, sind wichtige Bausteine eines ERP-Projekts. Im Dreiklang aus Auftraggeber, Rödl & Partner als qualitätssicherndem Berater und dem Auftragnehmer kann so der ideale Weg gefunden werden. Die Rolle als Vermittler zwischen dem Auftraggeber und -nehmer wird durch den Rödl & Partner-Kümmerer bestmöglich erfüllt, was einen kompetenten Partner garantiert und den nachhaltigen Projekterfolg sicherstellt.