Aufsichtsräte und Corporate Social Responsibility (CSR): Pflichten zur nichtfinanziellen Erklärung

veröffentlicht am 6. Juni 2018

Mit der Einführung des CSR-Richtlinie-Umsetzungsgesetzes sind bestimmte kapitalmarktorientierte Unternehmen erstmals verpflichtet, eine nichtfinanzielle Erklärung im Lagebericht abzugeben. Nach dem Willen des Gesetzgebers ist der Aufsichtsrat im Rahmen seiner Überwachungsfunktion dazu angehalten, neben Abschluss und Lagebericht auch die nichtfinanzielle Erklärung zu prüfen. Im Folgenden zeigen wir auf, welche Handlungsmöglichkeiten sich dabei für den Aufsichtsrat ergeben.

• Nichtfinanzielle Erklärung

• Pflichten des Aufsichtsrats

• Externe Prüfung durch den Abschlussprüfer

• Fazit

Nichtfinanzielle Erklärung

Große kapitalmarktorientierte Unternehmen, Kreditinstitute und Versicherungen mit mehr als 500 Arbeitnehmern sind für Geschäftsjahre, die nach dem 31. Dezember 2016 beginnen, in der Pflicht, den (Konzern-)Lagebericht um eine nichtfinanzielle Erklärung gemäß §§ 289b ff., 315b ff. HGB zu erweitern.

• Wesentliche mit dem Geschäftsverlauf und der Lage des Unternehmens verbundene Aspekte zu Umwelt-, Arbeitnehmer- und Sozialbelangen sowie
• Informationen zur Achtung der Menschenrechte und der Korruptionsbekämpfung.

Die Angaben umfassen jeweils obligatorisch die verfolgten Konzepte, deren Ergebnisse und den ange­wandten Due Diligence-Prozess. Zudem sind die wesentlichen Risiken aus der eigenen Geschäftstätigkeit, die sehr wahrscheinlich schwerwiegende negative Auswirkungen auf die genannten Aspekte haben oder haben werden, anzugeben sowie die Maßnahmen zur ihrer Handhabung darzustellen.

Gleiches gilt für wesentliche Risiken aus den Geschäftsbeziehungen des Unternehmens bzw. der Lieferkette. Darüber hinaus sind steuerungsrelevante nichtfinanzielle Leistungsindikatoren auszuweisen. Wenn die Indikatoren regelmäßig an die Unternehmensführung oder das Aufsichtsorgan berichtet, damit verbundene Risiken überwacht und Risikominimierungsmaßnahmen verfolgt werden, kann i.d.R. von einer Steuerungsrelevanz ausgegangen werden.

• Aufnahme der Erklärung als separater Teil im Lagebericht;
• Darstellung der einzelnen erforderlichen Angaben jeweils an geeigneter Stelle im Lagebericht;
• Veröffentlichung eines gesonderten nichtfinanziellen Berichts innerhalb von 4 Monaten nach dem Abschlussstichtag.

Pflichten des Aufsichtsrats

Dem Aufsichtsrat obliegt die Überwachung der Geschäftsführung. Im Rahmen der Überwachungsfunktion hat der Aufsichtsrat die Verpflichtung, auch Abschluss und Lagebericht zu prüfen. Mit der Einführung der nichtfinanziellen Erklärung hat der Gesetzgeber die gesetzliche Prüfungspflicht eben dieser durch den Aufsichtsrat in § 171 Abs. 1 AktG explizit aufgenommen. Dem Wortlaut nach steht die Prüfungspflicht der nichtfinanziellen Erklärung auf derselben Ebene wie die Prüfung von Abschluss und Lagebericht. Der Aufsichtsrat hat dabei die Rechtmäßigkeit der nichtfinanziellen Erklärung selbstständig zu prüfen und sich ein eigenes Urteil zu bilden.

Mit welcher Intensität der Aufsichtsrat die Prüfung vorzunehmen hat, ist nicht eindeutig im Gesetz geregelt. Die reine Plausibilisierung durch kritisches Lesen und aktives Nachfragen beim Vorstand erscheint jedoch aufgrund der Bedeutung nicht ausreichend zu sein. Für eine angemessene Prüfung sollte der Aufsichtsrat zumindest auf Informationen außerhalb des Vorstands zurückgreifen. Der Aufsichtsrat hat somit zu beurteilen, ob er zeitlich und sachlich in der Lage ist, sich selbst ein hinreichendes Urteil über die Rechtmäßigkeit der nichtfinanziellen Erklärung zu bilden. Im Gegensatz zur Prüfung von Abschluss und Lagebericht kann der Aufsichtsrat dabei im Regelfall nicht auf eine inhaltliche Prüfung durch den Abschluss­prüfer zurückgreifen.

Externe Prüfung durch den Abschlussprüfer

Der Gesetzgeber hat im Rahmen der gesetzlichen Abschlussprüfung keine verpflichtende inhaltliche Prüfung der nichtfinanziellen Erklärung durch den Abschlussprüfer vorgesehen. Er hat lediglich die Abgabe, die nichtfinanzielle Erklärung zu bestätigen. Im Gegensatz zu Abschluss und Lagebericht fehlt dem Aufsichtsrat damit bei der Prüfung der nichtfinanziellen Erklärung eine wichtige Informationsquelle. Um die Lücke zu schließen, kann der Aufsichtsrat den Abschlussprüfer freiwillig für die inhaltliche Prüfung der nicht­finanziellen Erklärung beauftragen. Die Intensität der beauftragten Prüfung liegt dabei im Ermessen des Aufsichtsrats und hängt von der Komplexität des Einzelfalls sowie dem gewünschten Grad der Sicherheit ab. Hinsichtlich der Intensität wird zwischen hinreichender Sicherheit (gleiche Prüfungssicherheit wie bei der gesetzlichen Abschlussprüfung) und beschränkter Sicherheit (prüferische Durchsicht) unterschieden. Zudem kann aufgrund der Freiwilligkeit der Umfang der zu prüfenden Informationen individuell vereinbart werden. Grundlage für die Prüfung können bspw. der international anerkannte ISAE 3000 oder der deutsche IDW PS 821 sein.

Fazit

Mit der Einführung der nichtfinanziellen Erklärung im Lagebericht werden die Pflichten des Aufsichtsrats erweitert. Im Rahmen seiner Überwachungsfunktion hat der Aufsichtsrat zu beurteilen, inwieweit er die verpflichtende inhaltliche Prüfung der nichtfinanziellen Erklärung eigenständig vornehmen kann oder sich durch den Abschlussprüfer bei einer gesonderten freiwilligen Beauftragung unterstützen lassen möchte.