OLG Frankfurt am Main: Plausible Dokumentation der Zuschlagsentscheidung nötig

veröffentlicht am 1. Februar 2021

Der öffentliche Auftraggeber ist nach §§ 2 Satz 1, 8 Abs. 2 Satz 2 VgV verpflichtet, die Gründe für die Auswahlentscheidung und den Zuschlag bei der europaweiten Vergabe von Bau-, Dienst- oder Lieferleistungen zu dokumentieren (OLG Frankfurt am Main, Beschluss vom 22.9.2020 – 11 Verg 7/20).

• Der öffentliche Auftraggeber muss seine für die Zuschlagserteilung maßgeblichen Erwägungen in allen Schritten eingehend dokumentieren. Dies gilt insbesondere dann, wenn er sich dafür eines aus Preis und qualitativen Aspekten (z.B. Konzepte) zusammengesetzten Kriterienkataloges bedient, bei dem die Angebote hinsichtlich der Qualitätskriterien z.B. mittels eines Benotungssystems bewertet werden und die Bewertungsmethode des Preises nur enge Kompensationsmöglichkeiten für qualitative Abzüge erwarten lässt. Dann muss nachvollziehbar dokumentiert sein, welche konkreten qualitativen Eigenschaften der Angebote mit welchem Gewicht in die Benotung eingegangen sind.

• Nur eine umfassende Dokumentation erlaubt den Nachprüfungsinstanzen die erforderliche Prüfung, ob bspw. die jeweiligen Noten im Vergleich ohne Benachteiligung des einen oder anderen Bieters plausibel vergeben wurden.

• Zwar ist es grundsätzlich möglich, mangelhafte Dokumentationen im Nachprüfungsverfahren nachzuholen. Das gilt aber dann nicht, wenn sich nicht ausschließen lässt, dass die notwendige Ermessens- und Beurteilungsentscheidung „nachgeholt” wird, weil der öffentliche Auftraggeber erst später inhaltliche Ausführungen zur Qualität der Angebote trifft. Ein solches „Nachschieben” nicht dokumentierter Ermessens- und Beurteilungserwägungen begründet die Gefahr, dass keine ergebnisoffene Angebotswertung durchgeführt wurde, sondern die Rechtfertigung der bereits getroffenen Entscheidung im Vordergrund stand.

Hier finden Sie die laufend aktualisierten Antworten zu den häufig gestellten Fragen im Vergaberecht bei Pandemien (26. Auflage, Stand: 11.1.2021).