Markterkundung ERP-Systeme für kleine und mittlere Stadtwerke

Einige Stadtwerke erstellen Digitalisierungs-Strategien und stellen ihre IT-Landschaft neu auf. Das SAP IS-U-System steht ​spätestens Ende 2027 nicht mehr zur Verfügung. Stadtwerke mit SAP IS-U-System müssen zum neuen SAP S/4HANA wechseln. Die Migration auf S/4HANA ist eine hohe Zusatzbelastung und es bleibt nicht viel Zeit für die Umstellung oder die Suche nach einem alternativen ERP-System. Insbesondere für kleine und mittlere Stadtwerke stellt sich die Frage, ob SAP S/4HANA zukünftig das optimale ERP-System ist. Im Rahmen einer Markterkundung sollte geprüft werden, welche Alternativen zur Verfügung stehen und mit welchem Kosten-Nutzen-Verhältnis eine Umstellung verbunden wäre.

In den letzten Jahren haben sich neben den Global-Playern neue kleinere IT-Häuser für energiewirtschaftliche Prozesse etabliert, die insbesondere die Anforderungen kleiner und mittlerer Stadtwerke erkannt haben. Diese ERP-Anbieter stellen ihre Systemarchitekturen zunehmend auf Webservices und SaaS-Lösungen um und modulare, plattformbasierte Systeme begünstigen einen mehrstufigen Roll-Out einzelner Funktionen.

Um in Anbetracht des Kostendrucks bei der Migration erfolgreich zu sein, empfiehlt sich, vorab in einem schrittweisen Vorgehen die Markterkundung umzusetzen.

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Wir begleiten Sie gerne bei der Anbieterauswahl anhand unseres strukturierten Best Practices-Ansatzes:

In Modul 1 wird in einer Bestandsaufnahme die IST-Struktur der Systemlandschaft aufgenommen. Dabei werden auch die vorhandenen Schnittstellen und die Vertragskonstellationen zu aktuellen IT-Partnern erhoben. Parallel werden mögliche Anbieter am Markt von Rödl & Partner eruiert, eine gemeinsame Vorauswahl getroffen und in Absprache Erstkontakte hergestellt.

Im Modul 2 werden die Anbieter aufgefordert wirtschaftliche und zeitliche Erstindikationen abzugeben. Rödl & Partner wird als externer Berater eine erste Angebotsauswertung vornehmen und die Ergebnisse vorstellen.

In Modul 3 werden mit ausgewählten Anbietern separate Workshops zur Aufnahme und Abstimmung der Anforderungen im Hinblick auf die Angebots- und Lastenhefterstellung durchgeführt. Die IT-Anbieter erhalten die Möglichkeit ihr System vorzustellen. Anschließend werden verbindliche Angebote angefordert.

Diese werden ggf. nachverhandelt. Auf Basis der vorliegenden finalen Angebote wird gemeinsam mit dem Mandanten eine Bewertung der Anbieter vorgenommen und erfolgt die Bezuschlagung.

Anschließend folgt die umfangreiche Testung des Systems und die Systemmigration mit Schnittstellenintegration. Für eine erfolgreiche Migration sollte die Schulung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einen hohen Stellenwert haben.

Aufgrund der regelmäßig vollen Auftragsbücher gilt es den zeitlichen Ablauf bis zur Produktivphase im Detail abzustimmen, um den fristgerechten Abschluss der Umstellung und den erfolgreichen Beginn der Produktivphase sicherzustellen. Es muss von einer Vorlaufzeit von mindestens 2–3 Jahren bis zum Beginn der Produktivphase ausgegangen werden.