Kassenmeldungen: auch Kommunen und andere jPdöR sind meldepflichtig gegenüber der Finanzverwaltung – haben Sie daran gedacht?

veröffentlicht am 18. März 2025

Auch juristische Personen des öffentlichen Rechts (jPdöR) sind in ihren unternehmerischen Bereichen – in Betrieben gewerblicher Art (BgA) gemäß § 4 KStG sowie als Unternehmer im Sinne des § 2 UStG – verpflichtet, elektronische Kassensysteme ordnungsgemäß bei der Finanzverwaltung zu melden. Diese Verpflichtung ergibt sich aus § 146a Abs.4 Abgabenordnung (AO).

Mit dem „Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen“ vom 22. Dezember 2016 („Kassengesetz”) wurde festgelegt, dass Kassensysteme ab dem 1. Januar 2020 über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) verfügen müssen, um Manipulationen zu verhindern. In der Praxis wurde die verbindliche Meldung dieser Kassensysteme bislang aufgeschoben, doch nun läuft die Frist ab: Spätestens bis zum 31. Juli 2025 muss die Meldung der Kassensysteme bei der Finanzverwaltung erfolgen. Das Versäumnis dieser Frist kann erhebliche Konsequenzen nach sich ziehen. Neben Bußgeldern drohen steuerliche Schätzungen und gegebenenfalls eine intensivere Prüfung durch die Finanzverwaltung. Die ordnungsgemäße Erfassung und Meldung der Kassensysteme sollte daher zwingend – ggf. als Bestandteil eines bestehenden Tax Compliance Management Systems (TCMS) – verstanden und entsprechend umgesetzt werden.

Gesetzliche Grundlagen und Zielsetzung der Regelung

Die Meldepflicht für elektronische Kassensysteme ergibt sich aus § 146a Abs. 4 AO, der durch das Kassengesetz eingeführt wurde. Ziel dieser gesetzlichen Vorgabe ist es, steuerlich relevante Geschäftsvorfälle fälschungssicher zu erfassen und Manipulationen zu verhindern. In der Vergangenheit war es technisch möglich, Kassenaufzeichnungen nachträglich zu verändern oder zu löschen, was eine fehlerhafte oder unvollständige Besteuerung begünstigte. Um dies zu unterbinden, wurde mit Wirkung ab dem 1. Januar 2020 die Verpflichtung geschaffen, elektronische Kassensysteme mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) auszustatten. Diese sorgt dafür, dass sämtliche Geschäftsvorfälle unveränderlich protokolliert und nachvollziehbar gespeichert werden.

Während die technische Umstellung bereits erfolgt sein sollte, wird nun auch die verbindliche Meldepflicht umgesetzt – die Meldung der Kassensysteme ist bis spätestens 31. Juli 2025 durchzuführen.

Welche juristischen Personen des öffentlichen Rechts sind betroffen?

Die Meldepflicht gilt für alle jPdöR, sofern sie steuerlich relevante Geschäftsvorfälle elektronisch im Rahmen eines elektronischen Kassensystems erfassen. Betroffen sind kommunale und öffentliche Einrichtungen, die in bestimmten Bereichen unternehmerisch tätig sind und damit in den Anwendungsbereich des Körperschaftsteuergesetzes und/oder des Umsatzsteuergesetzes fallen. Denn soweit jPdöR im Rahmen ihrer BgA im Sinne des § 4 KStG und/oder als Unternehmerin im Sinne des § 2 UStG steuerlich aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle mit Hilfe eines elektronischen Aufzeichnungssystems erfassen, gelten für diese regelmäßig die Ordnungsvorschriften des § 146a AO.

In der Praxis betrifft dies unter anderem folgende Bereiche:

Bäderbetriebe: Schwimmbäder, Thermen und Freizeitbäder, die Eintrittsgelder vereinnahmen oder gastronomische Angebote bereitstellen.
Veranstaltungsbetriebe: Kommunale Bürgerhallen, Stadtfeste oder Kulturveranstaltungen mit Ticketverkauf und Bewirtung.
Museen und Bildungseinrichtungen: Einrichtungen, die Eintrittsgelder oder Erlöse aus Souvenirverkäufen erzielen.
Betriebskantinen und Mensen: Hochschul- oder Krankenhauskantinen sowie Verpflegungsbetriebe in Behörden, die ihre Leistungen sowohl an eigene Mitarbeiter bzw. an externe Gäste abgeben.
Forst- und Landwirtschaftliche Betriebe: Öffentliche Betriebe, die Holz oder landwirtschaftliche Produkte verkaufen.
Zoologische Einrichtungen und Tiergärten: Tierparks und Einrichtungen, die Eintrittsgelder und Erlöse aus Souvenir- oder Speisen-/Getränkeverkäufen erzielen.

Wichtig ist hierbei die Unterscheidung zwischen steuerpflichtigen Geschäftsvorfällen und hoheitlichen Aufgaben. So sind Gebührenkassen, die ausschließlich zur Abwicklung hoheitlicher Aufgaben genutzt werden – beispielsweise für Verwaltungsgebühren bei der Ausstellung von Dokumenten –, nicht von der Meldepflicht betroffen. Entscheidend ist also, ob eine Kasse für steuerlich relevante Geschäftsvorfälle eingesetzt wird oder nicht.

Wie erfolgt die Meldung und welche Fristen gelten?

Die Finanzverwaltung hat zum 1. Januar 2025 die technischen Möglichkeiten zur Verfügung gestellt, um die Kassensysteme elektronisch zu melden. Die Frist zur Meldung läuft bis zum 31. Juli 2025, sodass betroffene Einrichtungen kurzfristig zum Handeln aufgerufen sind, die erforderlichen Daten zu erfassen und zu übermitteln.

Die Meldung erfolgt über das ELSTER-Portal und kann auf drei verschiedene Arten vorgenommen werden:

Direkteingabe im ELSTER-Formular „Mitteilung über elektronische Aufzeichnungssysteme” auf www.elster.de „sonstige Formulare”
Upload einer XML-Datei in „Mein ELSTER”
Automatisierte Datenübertragung über eine kompatible Software mittels ERiC-Schnittstelle

Die Mitteilungen nach § 146a Absatz 4 AO sind getrennt für jede einzelne Betriebstätte abzugeben. Eine Betriebsstätte ist nach Gesetzesdefinition jede Geschäftseinrichtung oder Anlage, die der Tätigkeit eines Unternehmens dient (vgl. § 12 AO). Im übertragenen Sinne entspricht bei jPdöR dem Betriebsstättenbegriff die Ebene des Betriebs gewerblicher Art oder der Dienststelle bzw. des Eigenbetriebes.

Welche Kassensysteme sind meldepflichtig und welche Daten müssen übermittelt werden?

Die Meldepflicht betrifft alle elektronischen Kassensysteme, die zur Erfassung steuerlich relevanter Geschäftsvorfälle verwendet werden. Dazu zählen insbesondere elektronische Registrierkassen, PC-Kassensysteme mit spezieller Kassensoftware sowie App- oder Tablet-basierte Kassensysteme, sofern diese steuerlich relevante Umsätze erfassen. Ausgenommen von der Meldepflicht sind bestimmte Systeme nach § 1 Abs. 1 S. 2 KassenSichV. Darunter zählen beispielsweise Fahrscheinautomaten und Fahrscheindrucker oder Kassen- und Parkscheinautomaten der Parkraumbewirtschaftung sowie Ladepunkte für Elektro- oder Hybridfahrzeuge.

Die Meldung muss neben den Grundangaben zur Steuernummer und zum Steuerpflichtigen (Namen, Identifikationsnummer und Adressdaten) folgende Daten enthalten:

Angaben zur Betriebsstätte (Bezeichnung, Adresse, Anzahl an zugeordneten elektronischen Auszeichnungssystemen)
Art des Kassensystems (z. B. elektronische Registrierkasse, PC-Kassensystem, Tablet-/App-Kassen-Systeme)
Hersteller und Modellbezeichnung
Seriennummer des elektronischen Auszeichnungssystems
Verwendete Technische Sicherheitseinrichtung (TSE)
Software des elektronischen Auszeichnungssystems
Datum der Anschaffung und erstmaligen Inbetriebnahme

Warum reicht eine einmalige Meldung nicht aus?

Die Pflicht zur Meldung von Kassensystemen ist kein einmaliges Ereignis, sondern ein fortlaufender Prozess. Änderungen an den Kassensystemen müssen ebenfalls gemeldet werden. Dazu gehören:

Die Anschaffung neuer Kassensysteme oder die Außerdienststellung bestehender Systeme.
Der Austausch oder die Änderung der eingesetzten TSE.
Software-Updates, sofern sie steuerlich relevante Änderungen mit sich bringen.

Damit diese Prozesse reibungslos und fristgerecht erfolgen, sollten jPdöR ein internes Meldewesen etablieren, das eine regelmäßige und zentrale Erfassung der relevanten Kassendaten ermöglicht.

Interne Prozesse und Unterstützung bei der Umsetzung

Da jPdöR Kassensysteme dezentral in verschiedenen Einrichtungen betreiben, ist eine zentrale Koordination der Meldepflicht erforderlich. Die Etablierung eines strukturierten internen Meldeprozesses ist essenziell, um Fristen einzuhalten und Sanktionen zu vermeiden. Dies kann bspw. durch die Integration in ein bestehendes Tax Compliance Management System (TCMS) erfolgen, das sicherstellt, dass alle steuerlichen Pflichten zuverlässig erfüllt werden.

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