Prüfungen im neuen EU-Programm Horizont Europa (Horizon Europe)

​veröffentlicht am 28. September 2022

Der Förderzeitraum von Horizon 2020 neigt sich dem endgültigen Ende zu. Die Nachfolge tritt Horizont Europa an. Die Fördersumme hat sich nochmals erhöht. Gleichzeitig haben sich jedoch auch einige Regeln geändert. Einige Änderungen bezüglich der Prüfung wollen wir in diesem Artikel vorstellen. Im Rahmen der Förderung eines Horizont Europa-Projektes wird die zweckmäßige Verwendung der Fördermittel durch verschiedenste Audits überprüft. Ab einer Fördersumme von in der Regel mindestens EUR 430.000 hat eine Prüfung mit anschließender Einreichung eines unabhängigen Berichts des Prüfers (Certificate On Financial Statements (CFS)) zu erfolgen. Berücksichtigt werden hier die vom Zuwendungsempfänger in dem Finanzbericht (Financial Statement) geltend gemachten direkten Kosten. Seien Sie bereits jetzt bestens auf die Prüfung vorbereitet, um eine möglichst hohe Förderfähigkeit der Kosten erreichen zu können.
 
Mit dem neunten Förderprogramm Horizont Europa hat die EU für den Zeitraum 2021 – 2027 ein EUR 95,5 Mrd. schweres Forschungs- und Innovationsprogramm auf den Weg gebracht.

Um Sie bereits jetzt optimal auf die Prüfung durch einen First Level Controller vorzubereiten, finden Sie in diesem Artikel eine Übersicht der durch die EU vorgegebenen Prüfungshandlungen und einzureichenden Unterlagen. Die Vorbereitung der Unterlagen mag einen hohen Verwaltungs- und Dokumentationsaufwand darstellen, ist jedoch für die Erstattungsfähigkeit aller direkten und indirekten Kosten unerlässlich. Mit einer bereits jetzt gut organisierten Abrechnung unter Einbeziehung aller Beteiligten stellt auch die Auditierung des Projektes keine große Herausforderung mehr dar. Ziel des Audits ist der Nachweis der korrekten Abrechnung der erstattungsfähigen Kosten im Projekt. Ab einer Fördersumme von mindestens EUR 430.000 hat eine Prüfung mit anschließender Einreichung eines unabhängigen Berichts des Prüfers (Certificate On Financial Statements) zu erfolgen. Berücksichtigt werden hier die vom Zuwendungsempfänger in dem Finanzbericht (Financial Statement) geltend gemachten direkten und indirekten Kosten.

Der Prüfer muss sich ein grundlegendes Verständnis des Buchführungssystems, des Zeiterfassungssystems und der üblichen Praktiken Ihrer Einrichtung verschaffen. Dazu sind neben dem Grant Agreement, insbesondere interne Richtlinien zur Buchhaltung und Einkauf, zum Zeiterfassungssystem sowie interne Reisekostenrichtlinien relevant. Wichtiger Punkt ist eine systematische und eindeutige Kostenzurordnung. Die Prüfung der Förderfähigkeit der gemeldeten Kosten erfolgt in Stichproben.

Eine wichtige Änderung zu Horizont 2020 bezüglich der Prüfung der erstattungsfähigen Kosten stellt die Regelung des Stichprobenprobenverfahrens dar. Die EU gibt vor, dass die stichprobenartige Prüfung von Vorgängen sich auf das Konfidenzniveau nach den grundlegenden Systemprüfungen stützen muss. In Horizont 2020 beschränkte man sich auf eine 10 % Regelung. Zu prüfen waren 10 % der Buchungen je Kategorie, aber mindestens 10 Belege. Weiterhin wurde in der Regel eine einfache Zufallsauswahl getroffen. Die neue Regelung kann zu einer erheblichen Ausweitung der Stichproben führen. Dies gilt insbesondere bei kleinen Grundgesamtheiten. Wir gehen davon aus, dass die Stichprobenumfänge mit einem Konfidenzintervall von 95 % ermittelt werden. Die EU wird hierzu noch weitere Informationen liefern. Zudem sind in Zukunft neben der Zufallsauswahl auch Mehrstufige Auswahlverfahren sowie das Monetary-Unit-Samplings möglich.

Allgemeine Regeln zu ansatzfähigen Kosten

Die Kosten müssen tatsächlich entstanden sein, im Projektzusammenhang stehen und für die Durchführung der Maßnahme erforderlich sein. Im Mittelpunkt steht eine sparsame, effiziente und wirtschaftliche Mittelverwendung. Die Kosten müssen identifizierbar, überprüfbar und insbesondere in Ihrer Buchhaltung erfasst sein. Der Prüfer wird eine Übersicht der gebuchten Kosten nach Kategorie anfordern.

Personalkosten

Für die Prüfung der Personalkosten sind folgende Dokumente vorzuhalten:

• Gehaltsabrechnungen
• Zeitaufzeichnungen/Stundenzettel
• Arbeitsverträge
• Zahlungsnachweise und relevante Buchhaltungsunterlagen (Personalkonten, Bankauszüge, Rechnungen, Quittungen usw.)
• sonstige Dokumente (Tarifverträge usw.)

Bei der Prüfung der Personalkosten werden verschiedene Prüfungsziele vorgeschrieben. Wichtig ist, dass Sie dem Prüfer die Berechnung der Personalkosten (ggf. des Tagessatzes) darlegen können. Zudem müssen die Arbeiten während des Projektzeitraumes stattgefunden haben und nachweisbar sein. Insbesondere müssen Sie nachweisen, dass das Verwaltungs- und Buchhaltungssystem eine ordnungsgemäße Zuordnung der Personalkosten zu den verschiedenen vom Teilnehmer durchgeführten und von verschiedenen Zuwendungsgebern finanzierten Aktivitäten gewährleistet (Kostenstellenzuordnung). Im EU Grants AGA: Annotated Grant Agreement (der Finanzierungsrichtlinie) werden wieder alle Regungen, Berechnungsvorschriften und Ausnahmen mit Beispielen zur korrekten Abrechnung der Kosten durch die EU zur Verfügung gestellt. Dieses Dokument befindet sich zur Zeit aber noch im Entwurf. Da es sich hier um sehr wichtiges Thema handelt, werden wir zu einem späteren Zeitpunkt detailliert berichten.

Subcontracting
Eine ebenso hohe Dokumentationsanforderung stellen die Kosten für Subcontracting dar. Bei der Prüfung der Kosten handelt es sich gerade bei öffentlichen Unternehmen in der Regel um eine vollständige Vergabeprüfung. Folgende Unterlagen müssen vollständig vorhanden sein:

• Ausschreibungen (falls zutreffend)
• eingegangene Angebote (falls zutreffend)
• Begründung für die Wahl des Unterauftragnehmers
• Verträge mit Unterauftragnehmern
• Rechnungen
• Zahlungsnachweise und einschlägige Buchhaltungsunterlagen

Equipment
Wie bereits durch Horizont 2020 bekannt, dürfen nur die Kosten der Abschreibung abgerechnet werden, es sei denn, Ihr Grant Agreement lässt eine vollständige Abrechnung der Anschaffungskosten zu. Neben der Rechnung und dem Zahlungsnachweis, wird ebenso der Lieferschein oder ein Nachweis der Inbetriebnahme benötigt. Bei öffentlichen Auftragnehmern sind zudem die Vergabeunterlagen dem Prüfer offen zu legen. Bei der Dauer der Nutzung ist auf die gewöhnliche Nutzung abzustellen. Insbesondere bei regelmäßig angeschafften Vermögensgegenständen (z. B. Laptops) sollte dies mit der handelsrechtlichen Nutzungsdauer übereinstimmen. Hierfür sollten die für die Finanzbuchhaltung genutzten Abschreibungstabellen vorgelegt werden. Bei exotischen Anschaffungen sind entsprechende Einschätzungen der Fachabteilungen oder die amtlichen AfA-Tabellen heranzuziehen.

Reisekosten/ andere Sachkosten und Dienstleistungen
Neben der Berechnung der Personalkosten stellt weiterhin die Dokumentation der Reiseunterlagen immer wieder eine Herausforderung dar. Um so wichtiger ist hier das Briefing der Reisenden. Die Reise muss im Zusammenhang mit den in Annex 1 des Grant Agreements genannten Aufgaben stehen. Zielführend ist die gute Vorbereitung aller mit der Reise im Zusammenhang stehenden Unterlagen. Dazu gehören die Genehmigung der Reise, die Reisekostenabrechnung inklusive Tickets und Rechnungen sowie die Berechnung der ausgezahlten Tagegelder. Die Höhe bemisst sich nach den intern üblichen Verfahren (z. B. dem Bundesreisekostengesetz (BRKG)).

Bei Sachkosten und anderen Dienstleistungen sind Rechnungen und Zahlungsnachweise vorzuhalten. Je nach Höhe der Kosten sind gegebenenfalls auch an dieser Stelle Vergabeunterlagen vorzulegen.

Weiterleitung an Dritte

Werden Kosten an dritte Beteiligte weitergeleitet, müssen folgende Unterlagen dem Prüfer vorgelegt werden:

• Vereinbarungen/ Verträge mit dem Projektpartner incl. eines Proposals
• Kostenberechnungen und Zahlungsnachweise

Vergewissern Sie sich, dass alle relevanten Dokumente vorliegen, die in diesem Zusammenhang entstandenen Kosten sind ebenfalls in Stichproben zu prüfen. Hierzu muss dem Prüfer eine Aufschlüsselung der Kosten je Kategorie vorgelegt werden. Abweichend zu den übrigen Kosten schreibt die EU hier eine 10 % Regelung vor (zu prüfen sind 10 % der Buchungen aber mindestens 10 Belege). Im Zweifel kann dies zu einer deutlichen Ausweitung der Prüfungshandlungen führen.
 
Indirekte Kosten/ overhead

Auch in Horizont Europa werden die indirekten Kosten in der Regel mit 25 % der direkten Kosten pauschal erstattet. Ausgenommen von dieser Regelung sind die Kosten für Subcontracting. Im Gegensatz zu Horizont 2020 sind die indirekten Kosten bei der Erreichung der Gesamtsumme von EUR 430.000 ab der ein Audit durchzuführen ist zu berücksichtigen. Die Pauschale von 25 % wird allerdings nicht auditiert, diese werden anhand der Summe der direkten Kosten berechnet. Die Kosten für das CFS (die Prüfbescheinigung) selbst können unter der Kostenkategorie „andere Güter, Arbeiten und Dienstleistungen“ abgerechnet werden.

Nicht förderfähige Kosten

Im EU Grants AGA: Annotated Grant Agreement werden eine Reihe von nicht förderfähigen Kosten aufgezählt.

An dieser Stelle ist auf einige hinzuweisen:

• Währungsverluste
• Bankkosten, die von der Bank des Teilnehmers für Zahlungen im Rahmen Grant Agreements erhoben werden
• übermäßige oder leichtfertige Ausgaben
• abzugsfähige Mehrwertsteuer
• Mehrwertsteuer, die einer öffentlichen Einrichtung, die als Behörde handelt, entstanden ist
• Sachleistungen, die von Dritten unentgeltlich erbracht werden
• Kosten oder Beiträge, die im Rahmen anderer EU-Finanzhilfen (oder Finanzhilfen, die von einem Mitgliedstaat, einem Drittland oder einer anderen Einrichtung, die den EU-Haushalt ausführt, gewährt werden) angegeben wurden, außer in den folgenden Fällen:
  
  - Kosten für ständiges Personal einer nationalen Verwaltung für Tätigkeiten, die zu deren normalen Tätigkeiten gehören (d. h. nicht nur wegen des Zuschusses durchgeführt werden)
  - Kosten, die für Personal oder Vertreter von EU-Organen, -Einrichtungen oder -Agenturen entstehen
• Ort der Leistungsverpflichtung (falls zutreffend): Kosten oder Beiträge für Aktivitäten, die nicht in einem der in der Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen genannten förderfähigen Länder stattfinden - es sei denn, die Bewilligungsbehörde hat dies genehmigt

Wir empfehlen Ihnen von Projektstart an, alle Beteiligten mit einzubeziehen. Verständigt man sich gleich zu Beginn auf Spielregeln hinsichtlich interner und externer Fristen sowie über die Ansatzfähigkeit von Kosten, stellt sich die spätere Abrechnung und Verwaltung deutlich einfacher dar.