Fortschreibungsfähige Personalbedarfsbemessung als Grundlage der Handlungsfähigkeit

Seit Einführung des § 8a SGB VIII sind die Meldungen, Fallzahlen und Inobhutnahmen gestiegen, die Anforderungen an Dokumentation sind zusätzliche belastende Faktoren für die Fachkräfte. Gleichzeitig sind die Haushalte der Kommunen mit zum Teil massiven Einsparungsvorgaben belastet. Der Prozess der Personalbemessung kann in solchen Zeiten die Quadratur des Kreises ermöglichen – nämlich die Verbindung der Standardsicherung mit zu realisierenden Einsparungen. Dabei zeigt die Beratungspraxis, dass Einsparungen nicht zulasten von Personalkapazitäten erfolgen, sondern vielmehr in den meisten Fällen eine Investition in diesem Bereich als wirtschaftliche Lösung in Betracht gezogen wird.

Damit eine belastbare Aussage über die notwendigen Personalkapazitäten erfolgen kann ist es notwendig, die Ausgangssituation und deren Rahmenbedingungen genau zu analysieren und transparent darzustellen. Hierzu hat sich die Erhebung der individuellen Arbeitsabläufe als wertvolle Feedbackmethode bewährt. 
 

 
Die Erarbeitung der Prozesse in dieser Form bietet die Gelegenheit, dass sich die Mitarbeiter strukturiert mit ihren täglich praktizierten Abläufen kritisch auseinandersetzen. Weiterhin dienen sie als wertvolle Grundlage für ein QM-Handbuch. Nachdem die Arbeitsabläufe in der dargestellten Form erhoben worden sind, beginnen die eingebundenen Mitarbeiter damit, die Zeiten für die einzelnen Ablaufschritte in einer mehrmonatigen Zeitaufschreibung festzuhalten. Hierbei wird ein bewährtes Zeiterhebungsinstrument eingesetzt, das den Zeitaufwand für die Aufschreibung minimiert.
 

Nachdem die Phase der Zeiterfassung beendet wurde, kann ein detailliertes Bild über das Zeit-Aufwand-Verhältnis gezeichnet werden. Dieses Verhältnis bildet die Grundlage für intensive Optimierungsdiskussionen. Nach diesen Gesprächen kann transparent dargestellt werden, welche Prozessoptimierung zu welchen zeitlichen Einsparungen führt. Neben der reinen zeitlichen Betrachtung wird von Rödl & Partner auch die Methode der Prozesskostenbetrachtung angewendet. Die Kombination mit der Zeiterfassung ermöglicht es, die Frage nach dem „Wer sollte es tun?“ sowohl inhaltlich als auch wirtschaftlich zu beantworten. 
 

Die Erarbeitung der Ergebnisse einer Personalbedarfsbemessung stellt eine herausfordernde Aufgabe dar. Neben der individuellen Standarddefinition gilt es, die individuellen Besonderheiten und Rahmenbedingungen eines jeweiligen örtlich zuständigen Jugendhilfeträges abzubilden. Damit dieser Aufwand nicht für eine einmalige Ergebnisdarstellung erbracht werden muss ist es unabdingbar, die Fortschreibungsfähigkeit sicherzustellen. Neben der Frage der richtigen Personalressourcen muss dabei aber immer wieder berücksichtigt werden, welche Ziele man mit mehr Mitarbeiterkapazitäten erreichen will. Oftmals entstehen an dieser Stelle die Forderungen nach finanziellen Einspareffekten. Die Beratungserfahrung zeigt, dass die Erfolge der veränderten Arbeitsweisen nicht unmittelbar in den Haushaltszahlen widergespiegelt werden. Vielmehr gilt es für die Verantwortlichen an dieser Stelle einen Controllingprozess zu definieren, der den inhaltlichen Erfolg monetär sichtbar macht.