Analytische Personalbemessung beim Hochbauamt der Stadt Nürnberg

​veröffentlicht am 8. Juli 2016

 

Die Stadt Nürnberg setzte 2013 ein Projekt zur Neustrukturierung des Gebäudemanagements um und führte als Ergebnis dieses Projekts gemäß einem Konzept „Stadtmodell” ein dezentrales Gebäudemanagement ein. Im Zuge der Neustrukturierung des Gebäudemanagements beauftragte uns die Stadt mit einer Organisationsberatung für ihr Hochbauamt, um Aufbau- und Ablauforganisation sowie den Personalbestand an die Anforderungen des Stadtmodells und aktuelle Entwicklungen im Aufgabenbereich Hochbau anzupassen. Die „Erstellung eines Instruments zur Ermittlung und dauerhaften Fortschreibung des Personalbedarfs” stellte dabei sicher den anspruchsvollsten Teil der von uns übernommenen Organisationsberatung dar.

 

​Komplexes Personalbemessungs-Instrument…

Wie den Personalbedarf eines großstädtischen Hochbauamts bemessen? Verhältniszahl zum Haushaltsvolumen? Hochrechnung aus betreuten Flächen? Ansätze gibt es viele – aber wie verifizieren, dass die Ergebnisse nicht nur „getarntes Würfeln” sind? Die Stadt Nürnberg folgte unserem Angebot, die Personalbemessung analytisch aus dem konkreten Aufgabenbestand abzuleiten. Grundidee war und bleibt, dass die von den Beschäftigten des Hochbauamts – jedes (!) Hochbauamts – wahrgenommenen Tätigkeiten grundsätzlich unterschieden werden können in solche, die den preisgebundenen Grundleistungen nach der HOAI und AHO 9¹ zuzuordnen sind, und solche, die diesen Grundleistungen nicht zuzuordnen sind. Dieser Fakt bildete dann auch den „Bauplan” für den Wesenskern des Personalbemessungsinstruments – nämlich die kalkulatorische Ermittlung des Personalbedarfs für die Tätigkeiten bei Bauvorhaben („Maßnahmen”), die den preisgebundenen Grundleistungen nach HOAI und AHO 9 zuzuordnen sind. Dazu wurden die für die laufenden städtischen Bauvorhaben vorgesehenen Projektinvestitionsmittel anhand der HOAI und AHO 9 in sich ergebende Honorare für Architekten und Ingenieure bei Leistungserbringung durch Dritte umgerechnet und diese Honorare dann wieder in Stellen rückgerechnet. Damit die Berechnung nicht nur eine Stichtagsbetrachtung darstellt, sondern dem Auftrag entsprechend fortgeschrieben werden kann, musste sie auf Basis eines Softwareinstruments vollzogen werden. Die Wahl hierzu fiel auf Excel, weil damit ob der einfachen und geübten Handhabung später notwendige Änderungen – z.B. Einfügung neuer Bauvorhaben, Einpflege neuer Honorartafeln nach HOAI – auf Auftraggeberseite aufwandsarm vorgenommen werden können. Die komplexen Parameter der HOAI und AHO 9 für die Honorarermittlung – Kostengruppen, Honorarzonen, Projektstufen, Leistungsphasen - mussten dabei naturgemäß auch in der Berechnung abgebildet werden. Schlussendlich umfasste das Master-Berechnungsblatt des Instruments 100 Spalten – in den Zeilen wurden die einzelnen Bauvorhaben abgetragen –, die Berechnungsformeln in Teilen mehr als 1.200 Zeichen.
 

…mit klaren Ergebnissen…

So aufwendig und komplex die Berechnung des Bauvorhabens- Personalbedarfs für die den preisgebundenen Grundleistungen zuzuordnenden Tätigkeiten auch war, so klar sind doch die Ergebnisse. Denn am Ende stand der Stellenbedarf für jedes einzelne Bauvorhaben. Und dies nicht nur als absolute Summenzahl, sondern aufgegliedert für die einzelnen Jahre der Umsetzung des jeweiligen Vorhabens. Dabei wurde, auch um die Fortschreibung zu erleichtern, als Teiler für die Rückrechnung der berechneten Honorare in Stellen auf den durch das Organisationsamt jährlich ermittelten mittleren Personalvollkostensatz des Hochbauamts abgestellt.
 

…und vervollständigt durch eine Zeiterfassung

Hätte sich das Instrument in einer Berechnung des Personalbedarfs für die den preisgebundenen Grundleistungen nach HOAI und AHO 9 zuzuordnenden Tätigkeiten bei Bauvorhaben erschöpft, wäre es unvollständig geblieben. Denn neben diesen Tätigkeiten der Beschäftigten stehen solche, die ebenfalls bei Bauvorhaben nach HOAI und AHO 9, aber eben nicht mehr für deren preisgebundene Grundleistungen erbracht werden, stehen Tätigkeiten für den Bauunterhalt und steht eine Vielzahl von Tätigkeiten, die weder Bauvorhabens-Maßnahmen noch Bauunterhalt sind – „sonstige Tätigkeiten” wie interne Abstimmungen, Abstimmungen mit Dritten, Beantwortung von Bürgerfragen und Fragen des Stadtrats, Öffentlichkeitsarbeit, Archivbetreuung und viele, viele weitere. Für all diese Tätigkeiten ist eine kalkulatorische Ermittlung eines Honorars bei Leistungserbringung durch Dritte als Voraussetzung einer Rückrechnung in Stellen nicht möglich. Für all diese Tätigkeiten musste das Instrument folglich um Zuschläge ergänzt werden. Um diese Zuschläge nicht auf stets angreifbare Schätzwerte zu stützen, wurde parallel mit der Entwicklung des Instruments eine mit vorgegebenen Auswahlmöglichkeiten detailliert heruntergebrochene 14-wöchige Zeiterfassung durchgeführt, an der pseudonymisiert bis auf definierte Ausnahmen alle Beschäftigten des Hochbauamts teilnahmen. Aus den ausgewerteten Ergebnissen der Zeiterfassung wurden sodann prozentuale Zuschläge zum für die Bauvorhabens-Grundleistungen kalkulatorisch ermittelten Personalbedarf gebildet. Um eine unkompliziert überschaubare Übersicht zu bilden, wurden abschließend die Gesamt-Ergebnisse des Instruments aus kalkulatorisch ermitteltem und durch Zuschläge ergänztem Personalbedarf zum Gesamt-Stellenbedarf des Hochbauamts nach Jahresscheiben 2016 ff. in einem eigenen Tabellenblatt zusammengefasst. Die „Entwicklung eines Instruments zur Ermittlung und dauerhaften Fortschreibung des Personalbedarfs” ist damit gelungen, mehr als gelungen. Und mit dem Umstand, dass es nach unserer Kenntnis ein vergleichbar detailliertes Instrument im gesamten Bundesgebiet kein zweites Mal gibt, sind wir durchaus auch ein wenig stolz auf das erreichte Ergebnis.
 

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¹ Heft 9 „Leistungsbild und Honorierung Projektmanagementleistungen in der Bau- und Immobilienwirtschaft“ der Schriftenreihe des Ausschusses der Verbände und Kammern der Ingenieure und Architekten für die Honorarordnung e.V. (AHO) - kurz: AHO 9.