Kommunale Rechnungsprüfung und IT-Prüfung

veröffentlicht am 7. Januar 2019

​Die Komplexität der IT und der digitalisierten Verwaltungsprozesse spiegelt sich leider nicht in der Kapazität und Kompetenz der kommunalen Rechnungsprüfer wider. Es ist Zeit zu handeln.

Die IT und die damit unterstützten Verwaltungsprozesse werden zunehmend komplexer. Die IT-Trends zeigen, dass sich die Situation verstärkt. Vereinfachungen sind kaum zu erkennen. Vor diesem Hintergrund ist die Entwicklung der IT-Kompetenz und Kapazität in den kommunalen Rechnungsprüfungsämtern besorgniserregend. Es ist Zeit für alle Verantwortlichen, der kommunalen Rechnungsprüfung mit Blick auf die Digitalisierung mehr Raum und Budget zu geben.

Am 26. April 2018 hat das Institut der Rechnungsprüfer e.V. das Gutachten zur „Optimierung der Prüfung der Informationstechnologie der örtlichen Rechnungsprüfung” veröffentlicht. kann das Gutachten heruntergeladen werden.

Bedenkt man, dass die kommunale Rechnungsprüfung einen wichtigen Bestandteil der öffentlichen Finanzkontrolle darstellt und im Sinne eines Internen Kontrollsystems (IKS) eine wesentliche Funktion einnimmt, muss sich folgerichtig die Kompetenz und Kapazität im Umfeld der IT den Entwicklungen laufend anpassen.

Mittels einer Online-Umfrage wurden Themen wie Organisationsmodelle, Personalausstattung und Prüfungsmethodik in den Rechnungsprüfungsämtern im Rahmen des Gutachtens abgefragt.

So sind zwei Drittel der teilgenommenen Rechnungsprüfer der Meinung, dass derzeit der gesetzliche Aufgabenumfang nicht oder nur in geringem Umfang erfüllt werden kann. Zur Personalausstattung konnte festgestellt werden, dass erst ab der Größenklasse 3 (Gemeinden größer 100 Tsd. Einwohner) verlässlich eine Person mit Zeitanteilen im Mittel von 0,88 Vollzeitäquivalenten (VZÄ) für IT-Prüfungen zur Verfügung steht. Bei Kreisen sind erst ab der Größenklasse 1 (mehr als 250 Tsd. Einwohner) Zeitanteile im Mittel von 0,34 VZÄ vorhanden. Dabei stehen der Rechnungsprüfung im Mittel lediglich 2.000 Euro pro Jahr für die Einbindung Dritter zur Verfügung.

Vor dem Hintergrund der erheblichen Beträge, die die kommunale IT jährlich bindet, sind das besorgniserregende Zahlen. Die finanzielle und personelle Situation führt in Folge laut Gutachten zu folgenden Detailsituationen:

Zusammenarbeit: IT ist komplex. Ein IT-Prüfer kann nicht alle sinnvollen Wissensbereiche abdecken. Der überwiegende Teil der Befragten gab an, dass eine verwaltungsübergreifende Zusammenarbeit im Rahmen der IT-Prüfung nicht stattfindet. Es gibt kaum IT-Prüfer.

Qualifikation: Nur in Ausnahmen haben die IT-Prüfer eine Ausbildung oder einen Hochschulabschluss im IT-Umfeld. Größtenteils haben sich die IT-Prüfer die IT-Kenntnisse über Weiterbildung angeeignet.

Change-Management: Veränderungen finden innerhalb einer Verwaltung laufend statt. Die Rechnungsprüfung kann hier im IT-Umfeld keine qualitätssichernde Rolle einnehmen. Der überwiegende Teil der Befragten ist der Meinung, nicht eingebunden zu werden.

Prüfungsmethodik: Ein beschriebenes Internes Kontrollsystem (IKS) ist elementar für die IT-Prüfung. Auf Basis eines solchen IKS kann effizient und verlässlich geprüft werden. Bei dem überwiegenden Teil der Befragten lag in der Verwaltung kein durch die Leitung beschriebenes IKS vor. Demzufolge gab auch die Mehrheit an, die Wirksamkeit eines IKS nicht zu prüfen.

Prüfwerkzeuge: Der überwiegende Teil der Befragten gab an, den Nutzen von speziellen IT-Tools für die Prüfung nicht realisieren zu können.

Prüfungsleitlinien und -hilfen: Wenige haben eigene Hilfen entwickelt oder nutzen Hilfen Dritter. Der Nutzen solcher Hilfen wurde aber überwiegend erkannt.

Outsourcing: Viele Verwaltungsprozesse sind entweder ausgelagert oder werden durch ausgelagerte Prozesse gestützt. Rechnungsprüfer nutzen dabei selten die Prüfungsergebnisse der Kollegen aus den ausgelagerten Einheiten.

Die Fragestellung nach einer optimalen Personalausstattung wurde mit einer merkmalbasierten Stellenbedarfsermittlung beantwortet. Grund für diese Empfehlung war, dass aufgrund von fehlenden Benchmark-Werten lediglich auf Erfahrungswerte aus IT-Organisationen Bezug genommen werden konnte.

Die Herangehensweise soll eine sachliche Basis für eine individuelle Auseinandersetzung vor Ort bieten.

Das Gutachten macht aber auch deutlich, dass trotz „Stellenbedarfsermittlung” insbesondere kleine und mittlere Verwaltungen sich schwer tun werden, die fachliche Breite in der IT-Prüfung abdecken zu können. Es wird zunehmend schwerer, am hart umkämpften Personalmarkt entsprechendes Personal zu finden. Daher erging die Empfehlung, dass die verwaltungsinternen und individuellen Vor-Ort-Maßnahmen eher darauf ausgerichtet sein sollten, eine verwaltungsübergreifende Zusammenarbeit zu ermöglichen.

So erging die Empfehlung, für ein Modell der interkommunalen Zusammenarbeit auf Ebene des IdR e. V. die Grundlage in Form einer Strategie sowie Regelungen in Form von Prüfungsleitlinien zu schaffen, um hieraus auch weitere Entwicklungspotenziale zu erschließen (Datenanalyseplattform, IT-Prüferpool, Schulungsangebote, etc.).

Vor diesem Hintergrund dürfen wir auf einen im Jahr 2015 erschienen Artikel mit einem kleinen Schmunzeln im Sinne „Beste Vorsätze zum Neuen Jahr!” verweisen. Als der Artikel verfasst wurde, war das Jahr 2020 noch in weiter Ferne.

Das Gutachten schließt insgesamt mit einem positiven Fazit zur Umsetzung der Handlungsbedarfe, da insbesondere der Wille für einen gemeinsamen Weg auf Ebene der kommunalen Rechnungsprüfer gegeben ist.