QuARZ – Qualifizierte Abfrage relevanter Zahlen

​veröffentlicht am 4. April 2016

 

Mit den Fachverfahren der Jugendhilfe wird eine Vielzahl von Informationen gesammelt und verwaltet. Zur Unterstützung der Steuerung der Jugendhilfe sind valide Daten und leicht verfügbare Auswertungen nötig, die sich ohne spezielle und umfassende Schulungen sofort nutzen lassen.

 

​QuARZ ist ein Informationssystem, das für die Jugendhilfe aus dem vorhandenen Fachverfahren¹ übersichtlich und in Echtzeit steuerungsrelevante Informationen und Zahlen auswertet. Über Aggregationsstufen, Filter und Drilldown-Funktionen können Sie beliebig tief in die Auswertungen eintauchen und finden so genau die Information, die Sie benötigen. Dies reicht von der kompakten und schnellen Übersicht bis zur aufgeschlüsselten Ansicht der Einzelfälle.
 
QuARZ wurde aus der Notwendigkeit zum Auf- und Ausbau eines effizienten Controllingkonzeptes aus der Praxis für die Praxis heraus entwickelt. QuARZ spart Arbeitszeit für das Berichtswesen und die Budgetplanung, Kosten für weitere Lizenzen des Fachverfahrens und teure Schulungen. Es verbessert die Datenqualität und Transparenz im Jugendamt signifikant, kann Sozialräume vergleichen und bietet gezielt vielfältige und einfache Werkzeuge, um Kosten durch Umsteuern einzusparen und im Controlling auf die wesentlichen Inhalte aufmerksam zu werden.
  
Die Bedienung ist so konzipiert, dass ohne Schulung aktuelle Daten des Jugendamtes in leicht verständlicher Form ausgewertet werden können – vom Überblick bis zum Detail im Einzelfall, im Zeitverlauf, nach Sozialräumen, nach Kosten, nach Dauer und Ursachen von Hilfen. Kostenintensive und tagelange Schulungen für die Mitarbeiter im Jugendamt zur Nutzung anderer Abfragesysteme entfallen. Die Nutzung von QuARZ ist browsergestützt und es ist keine Installation der Software auf den Einzelplatz- Rechnern der Mitarbeiter im Jugendamt nötig.
  
Mit individuell abgestimmten Kennzahlen und Warnlisten haben Sie zudem die Möglichkeit, zu erkennen, ob gesetzte Standards umgesetzt werden und die Datenerfassung vollständig erfolgt. So können Sie schnell Inkonsistenzen (z.B. ob die Hilfeart mit der geleisteten Maßnahme übereinstimmt) im Datenbestand aufdecken und korrigieren.
 
Gerne unterbreiten wir Ihnen Ihr individuelles Angebot.

Interview mit Janus Malecki: Controlling Jugendamt, Kreis Soest (QuARZ-Anwender seit 2013)

Was war Ihre Motivation für die Einführung einer Steuerungssoftware in der Jugendhilfe?

Der heute zeitgemäße Einsatz einer Fachsoftware in der Jugendhilfe verschafft uns den Zugriff auf eine Vielzahl von Daten, die für eine wirkungsorientierte Steuerung der Jugendhilfeleistungen unerlässlich sind. In der Vergangenheit wurden diese Datensätze über einen Export in diversen Excel-Tabellen ausgewertet. Unser Bestreben war es, die fehleranfällige Schnittstelle des Datenexportes auszumerzen und einen stetigen und zuverlässigen Zugriff auf unsere Datenbank zu erhalten. Zudem bieten Steuerungssysteme in der Tiefe als auch in der Breite viel mehr Auswertemöglichkeiten. Die Auswertungen erfolgen gleichzeitig schneller und zuverlässiger. Somit liegen die Vorteile einer Einführung auf der Hand.
    

Wie lange hat die Einführung und Installation in Ihrer Verwaltung gedauert?

Die Einführung erstreckte sich über wenige Wochen. Zunächst wurde die Datenbank analysiert und das Auswertemodul an diese angepasst. Die Implementierung vor Ort dauerte zwei Tage. Der Arbeitsaufwand für uns vor Ort war dabei gering. Nach erfolgter Installation fand eine eintägige Vororteinweisung statt.

 

Wie viele Personen und Abteilungen waren an der Einführung beteiligt?

Beteiligt waren die Abteilungen Datenschutz, EDV, Jugendamt und der Personalrat. Insgesamt wurde die Einführung von schätzungsweise 10 Personen begleitet.
  

Warum haben Sie sich gerade für QuARZ entschieden?

QuARZ war zu diesem Zeitpunkt, mit dem vorhandenen Leistungsumfang, das kostengünstigste uns bekannte Produkt am Markt. Insbesondere weil auch keine Folgekosten anfallen. Das war ein wichtiges, aber natürlich nicht das entscheidende Argument. Ich glaube, im Endeffekt war entscheidend, dass QuARZ von direkt in der Jugendhilfe tätigen Personen entwickelt wurde. Man erkannte sofort, dass die eigenen Problemlagen in der Datenerhebung und Auswertung den „Machern” bei der Entwicklung bekannt waren. Dadurch erhielt man ein Produkt, das sich auf das Notwendige und Wichtige beschränkt und dabei sehr „aufgeräumt” und überschaubar wirkt. Die einfache Bedienung, der schnelle und unkomplizierte Kontakt zum Entwicklerteam und das modulare, flexible System, das den Kauf und Einsatz einzelner notwendiger Bausteine ermöglicht, waren weitere positive Entscheidungskriterien.
 

Wer arbeitet in Ihrer Verwaltung mit QuARZ?

In erster Linie wird QuARZ im Bereich des Controllings genutzt. Hier werden monatlich steuerungsrelevante Daten wie Fallzahlen, Laufzeiten und Kosten mittels QuARZ ermittelt und bewertet. Kritische Abweichungen werden an die zuständigen Fachabteilungen kommuniziert. Zudem werden nahezu täglich Daten für diverse Anfragen seitens der Fachabteilungen, der Führungsebene sowie der Politik im Controlling erhoben. Auch bei der Aufstellung des Haushaltes sind diese Daten inzwischen unerlässlich. Zudem haben die Führungskräfte im Regionalen Sozialdienst sowie die Abteilungsleitung Zugriff auf die tagesaktuellen Zahlen.
  

Gibt es konkrete Dienstanweisungen für Ihre Mitarbeiter mit QuARZ zu arbeiten?

Nein, QuARZ wird in unserem Hause als ein Instrument zur Führungsunterstützung verstanden. Notwendige Auswertungen sowie Anfragen werden aus dem Controlling direkt an die Mitarbeiter gerichtet.
 

Seit wann nutzen Sie QuARZ im Jugendamt?

QuARZ ist bei uns nun seit dem Jahr 2013 in Betrieb.
 

Was hat sich seitdem konkret geändert?

Die steuerungsrelevante Datenbasis hat sich in der Qualität als auch in der Quantität erheblich verbessert. Auch die Validität der Daten hat  zugenommen. Der stetige, tagesaktuelle Zugriff auf unseren Datenbestand gibt uns die Möglichkeit, Abweichungen im operativen als auch im finanziellen Bereich zeitnah zu erkennen und darauf zu reagieren. Im Bereich der Haushaltsplanung sind die Fallzahlenbetrachtung sowie die Kostenhochrechnung zu einem festen Bestandteil geworden. Hier ist QuARZ als Prognosetool eine erhebliche Hilfe. Bei allen technischen Möglichkeiten, die uns QuARZ bietet, sind wir uns aber stets der Tatsache bewusst, dass ein Auswertetool immer nur so gut ist wie die Datenbasis, auf die es zugreift. Hier helfen uns die diversen Warnlisten Abweichungen zu erkennen und diese zu beheben. Alles in allem „beherrschen” wir unsere Daten jetzt besser als vor der Einführung und dies spart Ressourcen, Zeit und Nerven.
 
¹ QuARZ setzt auf die Fachverfahren PROSOZ 14plus und OK.JUG auf