Effizienzsteigerung durch Low-Code/No-Code-Plattformen am Beispiel des Bayerischen Jugendrings

veröffentlicht am 2. Januar 2025

Der Bayerische Jugendring (BJR)¹ steht vor der Herausforderung, seine Prozesse effizienter, nutzerfreundlicher und kosteneffektiver zu gestalten. Gleichzeitig steigen die Anforderungen an Transparenz und Schnelligkeit. Ein vielversprechender Ansatz, um diese Ziele zu erreichen, ist der Einsatz von Low-Code/No-Code-Plattformen. Diese ermöglichen es, Prozesse mit minimalem Programmieraufwand zu digitalisieren und zu automatisieren. Wir unterstützen den Bayerischen Jugendring bei seinem Wandel in eine effizientere Zukunft und verdeutlichen dies anhand des Beispiels der vorläufigen Bewilligung des Förderantrags Schüler- und Schülerinnenaustausch.

Dr. Gabriele Weitzmann (Geschäftsführerin BJR): „Für den BJR ist es wie für viele Non-Profit-Organisationen eine große Herausforderung, mit wenig Verwaltungspersonal eine große Menge bürokratischer Anforderungen zu berücksichtigen und gleichzeitig für unsere Antragstellenden einen möglichst einfachen und intuitiven Zugang zu den vorhandenen Mittel zu ermöglichen. Gerade im Bereich der Jugendarbeit hat man es da häufig mit Ehrenamtlichen oder auch verwaltungsunerfahreneren Personen zu tun. Daher ist ein wichtiger Lösungsansatz für den BJR die Digitalisierung effizient in die Verwaltung einzuarbeiten. Mit der NLC-Plattform und der Zusammenarbeit mit Rödl & Partner kommen wir da, nach meiner Einschätzung, einen großen Schritt voran.”

Low-Code/No-Code: Ein Überblick

Low-Code/No-Code-Plattformen erlauben es, Softwareanwendungen zu entwickeln, ohne tiefgreifende Programmierkenntnisse zu benötigen. Während No-Code-Plattformen durch rein grafische Benutzeroberflächen gesteuert werden, bieten Low-Code-Plattformen zusätzlich die Möglichkeit, individuelle Anpassungen durch geringe Programmieraufwände vorzunehmen.

Diese Plattformen bieten erhebliche Vorteile für Organisationen der öffentlichen Hand:

Schnelligkeit: Prozesse können in Tagen statt Monaten digitalisiert werden.
Kosteneffizienz: Es werden weniger IT-Ressourcen benötigt.
Flexibilität: Änderungen können unkompliziert vorgenommen werden.
Bürgerzentrierung: Nutzerfreundliche Schnittstellen verbessern die Interaktion mit Bürgern.

Praxisbeispiel: Automatisierung der vorläufigen Bewilligung des Förderantrags Schüler- und Schülerinnenaustausch

Im Mittelpunkt des Beispiels steht die Automatisierung eines klassischen Prozesses: der Antragseingang für eine finanzielle Förderung, Zulassung oder Genehmigung.

Herausforderungen im Status quo

Hohe manuelle Bearbeitungszeiten durch die Sachbearbeitung
Fehlende Transparenz über den aktuellen Bearbeitungsstand für Antragstellende
Fehleranfälligkeit durch händische Übertragung der Sachbearbeitung

Lösung durch eine Low-Code/No-Code-Plattform

Digitalisierung des Eingangsprozesses: Über eine benutzerfreundliche Online-Oberfläche können Antragsteller ihre Förderung einreichen. Das Formular wird durch dynamische Logiken (z. B. Pflichtfelder, Validierungsregeln) unterstützt, wodurch Eingabefehler minimiert werden.
Automatische Datenverarbeitung: Die Plattform liest die eingereichten Daten aus, validiert sie gegen interne Vorgaben und speichert sie zentral ab. Dank Schnittstellenintegration werden die Daten direkt in die Fachanwendung übertragen.
Automatisierte vorläufige Bescheiderstellung: Auf Basis der übermittelten und validierten Daten generiert die Plattform einen vorläufigen Bescheid, der mithilfe von Standardvorlagen und dynamischen Textbausteinen erstellt wird. Eine finale Prüfung durch Mitarbeitende ist optional, kann aber bei Bedarf integriert werden.
Benachrichtigung und Tracking: Antragstellende werden in Echtzeit über den Status informiert. Per Dashboard können die Bearbeitenden alle Prozesse überwachen und Engpässe frühzeitig erkennen.

Ergebnisse und Mehrwert

Die Implementierung dieser Lösung führte zu signifikanten Verbesserungen:

Zeitersparnis: Der Zeitaufwand pro Antrag wurde um bis zu 90 Prozent reduziert.
Fehlerreduzierung: Durch automatische Validierungen und standardisierte Vorlagen konnten Eingabefehler und Bearbeitungsfehler minimiert werden.
Bessere Nutzererfahrung: Antragsteller profitierten von einer schnelleren Bearbeitung und einem transparenten Status-Tracking.
Kostenreduktion: Der Ressourcenbedarf in der Sachbearbeitung wurde erheblich gesenkt.

Darüber hinaus ermöglicht die Plattform eine einfache Anpassung der Workflows, sodass künftige gesetzliche Änderungen oder organisatorische Anforderungen ohne großen Aufwand berücksichtigt werden können.

Fazit: Zukunftspotenzial nicht nur für den Bayerischen Jugendring

Low-Code/No-Code-Plattformen bieten allen öffentlichen Verwaltungen eine kostengünstige, schnelle und flexible Möglichkeit, Prozesse zu automatisieren und Bürgerzentriertheit zu stärken. Das hier dargestellte Beispiel zeigt, dass die Automatisierung durch Low-Code/No-Code nicht nur technische Effizienzgewinne bringt, sondern auch das Vertrauen der Bürgerinnen und Bürger in die Verwaltung stärkt.

Die breite Anwendung solcher Technologien könnte eine Schlüsselrolle bei der Digitalisierung und Modernisierung öffentlicher Dienstleistungen spielen – ein Schritt hin zu einer Verwaltung, die schneller, transparenter und serviceorientierter agiert.

Wir sind Experten für Prozessautomatisierung und digitale Transformation mit besonderem Fokus auf öffentliche Verwaltungen. In unserer täglichen Arbeit unterstützen wir Verwaltungen dabei, Effizienzgewinne durch den Einsatz moderner Technologien zu realisieren. Möchten auch Sie die schnelle und flexible Möglichkeit nutzen, können Sie uns sehr gern unverbindlich kontaktieren.

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¹ Der Bayerische Jugendring KdöR ist die Arbeitsgemeinschaft der Jugendverbände, -gemeinschaften und -initiativen in Bayern. Der BJR ist die Arbeitsgemeinschaft der 34 landesweiten und 40 (über-)regional tätigen Jugendverbände und 323 örtlichen Jugendgruppen in Bayern. Strukturell ist er in sieben Bezirksjugendringe sowie 96 Stadt- und Kreisjugendringe gegliedert. Der BJR setzt sich für die Interessen von Kindern und Jugendlichen in Bayern ein. Zudem sind dem BJR durch Rechtsverordnung seit 1993 alle wesentlichen Aufgaben eines Landesjugendamts nach § 85 Abs. 2 SGB VIII übertragen worden.