Qualitätskriterien für die Erstellung einer Arbeitsplatzbeschreibung

veröffentlicht am 3. April 2023

Ob Höhergruppierungsantrag, die Übertragung neuer Aufgaben oder die Neuschaffung einer Stelle – um die richtige Eingruppierung für eine Stelle im Rahmen der Stellenbewertung festlegen zu können, ist das Vorliegen einer Arbeitsplatzbeschreibung eine unverzichtbare Voraussetzung. In der Praxis zeigt sich, dass Stelleninhaber und Stelleninhaberinnen häufig unsicher sind, worauf bei der Erstellung einer Arbeitsplatzbeschreibung zu achten ist. Oft wird befürchtet, dass die Darstellung der Aufgaben nicht professionell genug erfolgt und dadurch die fachlichen Anforderungen und die Verantwortung, die mit der Bearbeitung der übertragenen Tätigkeiten verbunden sind, unzureichend beschrieben werden und dass sich dies unvorteilhaft auf das Bewertungsergebnis auswirkt.

Tatsächlich kann die Qualität einer Arbeitsplatzbeschreibung einen positiven oder negativen Einfluss auf das Bewertungsergebnis haben. Zum Beispiel dann, wenn die Tätigkeiten innerhalb eines Arbeitsvorgangs zu knapp beschrieben werden und dadurch der Handlungs- und Entscheidungsspielraum bzw. die Auswirkungen einer Tätigkeit nicht korrekt abgeleitet werden können.

Eine vollständige Arbeitsplatzbeschreibung enthält formale Angaben zur organisatorischen und fachlichen Einordung der Stelle und die Beschreibung der Tätigkeiten in Form von Arbeitsvorgängen mit dem jeweiligen zeitlichen Umfang in Prozent.

Folgende formale Angaben sollten in einer Arbeitsplatzbeschreibung mindestens enthalten sein:

Formale Angaben zur organisatorischen Zuordnung und die Funktionsbezeichnung der Stelle
Vorauszusetzende Qualifikation und tatsächliche Qualifikation Stelleninhaber und Stelleninhaberin
Stellenbezogene oder organisatorische Anforderungen
Angaben zum Unterstellungsverhältnis
Bei Leitungsstellen Darstellung des Leitungs- und Aufsichtsbereichs
Angabe der Befugnisse

Ein Arbeitsvorgang fasst die Tätigkeiten zusammen, die zu einem abgrenzbaren Arbeitsergebnis führen. Daher ist es bei der Bildung von Arbeitsvorgängen hilfreich, gedanklich bei dem zu erzielenden Arbeitsergebnis zu beginnen und dann die dafür notwendigen Tätigkeiten abzuleiten.

Folgendes sollte bei der Bildung von Arbeitsvorgängen und den zugehörigen Zeitanteilen berücksichtigt werden:

Stellen Sie alle wesentlichen Arbeitsergebnisse dar.
Die Aufgaben und Tätigkeiten sollten nicht atomisiert werden, das bedeutet, dass die Darstellung nicht zu kleinteilig und einzelne Arbeitsschritte zu sinnvollen Tätigkeitsbündeln zusammengefasst werden sollten.
In der Regel umfasst eine Arbeitsplatzbeschreibung drei bis acht Arbeitsvorgänge.
Stellen Sie Leitungstätigkeiten im ersten Arbeitsvorgang dar.
Verwenden Sie Verben bei der Formulierung der einzelnen Tätigkeiten und erläutern Sie ggf. spezifische Fachbegriffe.
Vermeiden Sie allgemeine Begriffe wie Mitarbeit oder Mitwirkung und beschreiben Sie Ihre Arbeitsleistung sprachlich so konkret wie möglich.
Verzichten Sie auf die Verwendung von tariflichen Begriffen wie „selbstständig” oder „umfassende Fachkenntnisse”.
Berücksichtigen Sie, ob sich Ihre Aufgaben im Jahresverlauf ändern und nehmen Sie auch saisonale Tätigkeiten mit auf.
Zusammenhangstätigkeiten wie Ablage, E-Mails beantworten etc. sind nicht als eigene Arbeitsvorgänge darzustellen.
Die Summe aller Zeitanteile der Arbeitsvorgänge ergibt immer 100 Prozent – auch bei Teilzeitstellen. Mehrarbeit oder Überstunden sind nicht zu berücksichtigen.
Wenn keine detaillierten Aufschriebe zum zeitlichen Umfang der Tätigkeiten vorliegen, bspw. durch eine Personalbedarfsbemessung, nehmen Sie eine Schätzung der Zeitanteile vor.
Vertretungstätigkeiten im Rahmen der Urlaubs- und Krankheitsvertretung sind als eigener Arbeitsvorgang darzustellen, wenn die Vertretung vertikal erfolgt. „Normale” horizontale Vertretungstätigkeiten sind i. d. R. nicht bewertungsrelevant.
Personalratstätigkeiten sind nicht Teil der Arbeitsplatzbeschreibung.

Die Erstellung von Arbeitsplatzbeschreibungen und die Durchführung von Stellenbewertungen sind Teil unserer Expertise – gerne unterstützen wir Sie punktuell im Bewertungsprozess oder begleiten Sie von der Erstellung der Arbeitsplatzbeschreibung bis zum finalen Gutachten. Wir beraten Sie individuell je nach Anforderung und freuen uns über Ihre Kontaktaufnahme.