Projektbezogene Personalbemessung zur Planungssicherheit im Hoch- und Tiefbaubereich

veröffentlicht am 4. Oktober 2022 | Von Johannes Koller

Stellenplandiskussionen sind von unterschiedlichen Befindlichkeiten geprägt. Die Interessen aus Politik, Verwaltung und Fachlichkeit müssen auf einen gemeinsamen Nenner gebracht werden. Die Diskussionen sind häufig von „gefühlten Wahrheiten” über die Auslastung eines Bereichs geprägt, denen eine fundierte objektive Basis fehlt.

Die maßgebliche Größe für den Personaleinsatz im Baubereich ist das zu bearbeitende Projektvolumen. Im Gegensatz zu anderen Bereichen der Kernverwaltung stellt hier die Projektarbeit das Tagesgeschäft dar. Aus diesem Grund ist ein Benchmarking o. ä. zur Ermittlung der notwendigen Personalkapazitäten lediglich für anfallende Verwaltungsleistungen des Bereichs anwendbar, jedoch nicht geeignet für die Personalbemessung in Abhängigkeit der laufenden und geplanten Bauprojekte. Der Personalbedarf für Bauleistungen muss sich an den ortsspezifischen Besonderheiten, den vor Ort zu bearbeitenden Projekten sowie an der Honorarordnung für Architekten und Ingenieure (HOAI) und den Projektmanagementleistungen nach der AHO orientieren.

Dynamische Personalbedarfsplanung anhand der geplanten Projekte

Mit der Erfahrung aus zahlreichen Mandantenprojekten haben wir ein Tool entwickelt, das die rechnerische Verbindung zwischen Hochbau-, Erweiterungs- und Umbauprojekten und der Personalausstattung darstellt. Das Tool bildet alle komplexen Parameter der HOAI und AHO wie Kostengruppen, Honorarzonen, Projektstufen bzw. Leistungsphasen etc. zur Ermittlung des Honorars ab. Das ermittelte Honorar wird letztendlich in den Stellenbedarf für jedes einzelne Bauvorhaben – und dies nicht nur als absolute Summenzahl, sondern aufgegliedert für die einzelnen Jahre der Umsetzung des jeweiligen Vorhabens – umgerechnet.

Somit kann der Personalbedarf dynamisch je nach Zu- und Abgang von Projekten ermittelt werden. Bereits in Vorplanungsphasen kann simuliert werden, welche Projekte mit bestehenden Personalressourcen realisiert werden können. Somit kann sichergestellt werden, dass bereitstehende Investitionsmittel rechtzeitig verwendet werden. Durch die individuelle Befüllung des Tools mit den laufenden und geplanten Bauprojekten sowie nach einer Parametrisierung der vorherrschenden Gegebenheiten können Sie so möglichst aufwandsarm den Personalbedarf ermitteln, der für die Bearbeitung der Projekte angemessen ist.

Dauerhafte Fortschreibungsfähigkeit garantiert

Mit unserem Tool hat der Anwender die Möglichkeit, seine Bauprojekte kontinuierlich zu pflegen und anzupassen. Neue Projekte lassen sich mit wenigen Mausklicks in das System integrieren und garantieren eine kontinuierliche Fortschreibefähigkeit. Für die erstmalige Planung gibt es eine Excel-Schnittstelle, mit der es sehr einfach ist, seine bestehenden Projekte „in einem Rutsch” in das System zur Berechnung zu integrieren.

Mit unserem Tool erhält der Nutzer neben der Berechnung des benötigten Personals auch eine strukturierte Übersicht aller Hochbauprojekte. Das System macht auf Personalengpässe aufmerksam und bietet die Möglichkeit, durch Priorisierung einzelner Bauvorhaben darauf zu reagieren.

Plausibilisierung durch externe Bestätigung

In bereits durchgeführten Projekten zur Personalbemessung im Baubereich hat sich gezeigt, dass das integrierte Berichtswesen das System abrundet und die Kapazitätsdiskussion versachlicht. Für die verantwortlichen Personen und die Mitarbeiter im Baubereich sichert es die Nachvollziehbarkeit. Für die Diskussion im politischen Raum wird die Belastbarkeit der Argumente deutlich erhöht.

Was kann das System?