Schnelligkeit und Transparenz bei der Stellenbewertung – Bedeutung und Wichtigkeit einer Arbeitsplatzbeschreibung

​veröffentlicht am 1. April 2021

Die Arbeitsplatzbeschreibung als Grundlage der Stellenbewertung

Arbeitsplatzbeschreibungen, die als Grundlage von Stellenbewertungen dienen können, erfüllen darüber hinaus weitere wichtige Funktionen. In diesem Artikel wollen wir Ihnen die Inhalte einer Arbeitsplatzbeschreibung, deren Funktion sowie die Bedeutung für die Stellenbewertung darlegen.

Arbeitsplatzbeschreibungen dienen dazu, die Stellen innerhalb einer Organisationseinheit unabhängig von der Hierarchiestufe voneinander abzugrenzen. Dadurch sollen die organisatorische Eingliederung und die Kompetenzregelungen eindeutig definiert werden und Vorgesetzte, Stelleninhaber und potenzielle Stellenbewerber sind über die Anforderungen der Stelle informiert. Hierbei sei angemerkt, dass eine Arbeitsplatzbeschreibung dem flexiblen Personaleinsatz bei kurzfristiger Notwendigkeit (z. B. Krankheit, Urlaub etc.) niemals entgegenstehen darf. Ein Hinweis in der Arbeitsplatzbeschreibung, dass in begründeten Fällen die Übernahme von Einzelaufgaben aufgrund von einer ausdrücklichen Anweisung möglich ist, erscheint daher empfehlenswert.

Bei der Ausarbeitung von Arbeitsplatzbeschreibungen können unterschiedliche Kriterien und Maßstäbe entscheidend sein. Grundsätzlich gilt jedoch, dass ausführliche und aussagekräftige Arbeitsplatzbeschreibungen in verschiedenen Bereichen der Organisation, etwa dem Personalwesen oder der Organisationsabteilung, sinnvoll genutzt werden können. Die Erstellung und laufende Aktualisierung von Arbeitsplatzbeschreibungen sind sowohl aus Arbeitgebersicht als auch aus Arbeitnehmersicht sinnvoll.

Die Beschäftigten können anhand der Arbeitsplatzbeschreibungen ihre Tätigkeiten nachvollziehen, sie können transparent nachvollziehen, was von ihnen geleistet werden muss und was von ihnen erwartet wird. Weitere Vorteile sind darin zu sehen, dass Arbeitsplatzbeschreibungen bei der Gestaltung von Arbeitsprozessen zugrunde gelegt werden können, sie geben eine Orientierung für Führungskräfte und letztlich tragen sie in gewisser Weise auch zur Mitarbeitermotivation bei.

Grundlage und Hauptbestandteil einer Arbeitsplatzbeschreibung ist die detaillierte Zusammenfassung von Aufgaben und Tätigkeiten einzelner Arbeitsplätze. Neben der Tätigkeitsbeschreibung enthält die Arbeitsplatzbeschreibung organisatorische Informationen, anhand derer sich die Aufgaben in die Organisationsstruktur einordnen lassen. Die weiteren Inhalte der Arbeitsplatzbeschreibung hängen von ihrem Sinn und Zweck ab. Da sie jedoch insbesondere bei kommunalen Verwaltungen häufig als Grundlage der Stellenbewertung dienen, sollten folgende wesentliche Punkte nicht fehlen:

• Organisatorische Einordnung des Arbeitsplatzes
• Einzeltätigkeiten mit Berücksichtigung der Zeitanteile
• Zu beachtende und anzuwendende Rechtsvorschriften und Fachkenntnisse 
• Befugnisse des Stelleninhabers
• Unterstellungsverhältnisse und Vertretungsregelungen
• Spezifische Anforderungen an den Arbeitsplatz

Die jeweilige Ausgestaltung und Ausführlichkeit der dargestellten Punkte hängt von der Organisation, der gewollten Detailtiefe und der Verwendung ab. Wird die Arbeitsplatzbeschreibung als Bewertungsgrundlage genutzt, so gilt: je ausführlicher, desto besser – insbesondere bei der organisatorischen Einordnung und der Beschreibung der einzelnen Tätigkeiten. Hierbei sollte der Maßstab sein, dass ein unbeteiligter Dritter die Abläufe der einzelnen Arbeitsvorgänge nachvollziehen kann und einen umfassenden Eindruck der Tätigkeiten und der Arbeitsschritte erhält. Ebenso sollten die Informationen beispielsweise zum Ermessensspielraum zum Maß der Verantwortung oder dem Einsatz von Fachkenntnissen und konkret benannten Rechtsgrundlagen hinreichend beschrieben werden. 

Oftmals entsteht im Zusammenhang mit der Erstellung der Arbeitsplatzbeschreibung die Frage, wer dafür verantwortlich und an dem Prozess zu beteiligen ist. Hierbei gibt es kein richtig oder falsch, fest steht jedoch, dass sowohl der Beschäftigte, der Vorgesetzte und die Personal- oder Organisationsabteilung bei der Ausarbeitung eng zusammenarbeiten sollten.

Bewertungsverfahren

Nach der Erstellung der Arbeitsplatzbeschreibung und der Stellenbewertung entsteht bei vielen Organisationen nach wie vor die Frage nach den Zuständigkeiten. Ist es bei der Personal- oder der Organisationsabteilung richtig verortet, wer ist für den Prozess verantwortlich und koordiniert den Arbeitsablauf? Gibt es darüber hinaus innerhalb der Organisation eine Bewertungskommission, die über die Bewertungsergebnisse diskutiert und diese letztlich freigibt oder sollte die Leistung alternativ extern vergeben werden? Diese Fragen sollten grundsätzlich geklärt werden, da nur dann ein effizienter Ablauf der Stellenbewertungen auf Grundlage der Arbeitsplatzbeschreibungen erreicht werden kann.

Rödl & Partner bietet Ihnen neben der Leistung von Stellen- und Dienstpostenbewertungen auch eine Ersteinschätzung Ihrer Arbeitsplatzbeschreibung an. Hierzu werden die in der Organisation verwendeten Arbeitsplatzbeschreibungen mit dem Muster von Rödl & Partner abgeglichen. Anhand dieser Gegenüberstellung wird ein Reifegrad für die zugrundliegende Arbeitsplatzbeschreibung ermittelt. Hieraus kann entsprechend der Reifegradübersicht entnommen werden, inwiefern die Inhalte der Arbeitsplatzbeschreibung vollständig und alle bewertungsrelevanten Informationen enthalten sind.

Die daraus resultierende Einschätzung Ihrer Arbeitsplatzbeschreibung zeigt transparent auf, inwieweit eine Überarbeitung hilfreich und nützlich sein kann. Insbesondere die ausführliche Beschreibung der Tätigkeiten unter Berücksichtigung der zielgerichteten Formulierung und die Beschreibung der organisatorischen Anforderungen kommen häufig zu kurz. Jedoch gibt es beispielsweise auch bei den Tätigkeitsbeschreibungen eine Vielzahl an Möglichkeiten, diese darzulegen. Hierbei sollte darauf geachtet werden, dass neben der Beschreibung auch der prozentuale Zeitanteil bezogen auf die Gesamtarbeitszeit benannt wird.

Ebenso ist nicht jede Tätigkeit aufzuführen, sondern vielmehr solche, die innerhalb eines repräsentativen Zeitraums (man geht in der Regel von 6 bis 12 Monaten aus) bearbeitet wurden. Auch bei den organisatorischen Anforderungen gibt es qualitative Unterschiede. So sollte vermerkt werden, ob es sich bei dem Vorgesetzten um eine dienstliche und/oder fachliche Aufsicht handelt. Die Reifegradermittlung enthält entsprechende Empfehlungen zur Ergänzung und zur Bearbeitung der Arbeitsplatzbeschreibung, insbesondere was die Tarifkonformität der Arbeitsvorgänge betrifft und zeigt Ihnen auf, weshalb die Erstellung und Pflege einer ausführlichen Arbeitsplatzbeschreibung zum besseren Nutzen für Ihre gesamte Organisation sein kann.

Daran anschließend beraten und unterstützen wir Sie gerne in der Überarbeitung der Arbeitsplatzbeschreibung und stellen mit Ihnen gemeinsam sicher, dass das Bewertungsverfahren gemäß § 12 Abs. 2 TVöD reibungslos funktioniert.