Elektronische Rechnungsverarbeitung wird Pflicht: Sind Sie vorbereitet?

​​​​​​​​​​veröffentlicht am 11. Dezember 2018

Woher kommt die Pflicht?

Durch die EU-Richtlinie 2014/55/EU werden alle öffentlichen Auftraggeber dazu verpflichtet, elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können. In Deutschland beschloss der IT-Planungsrat am 22. Juni 2017, dass öffentliche Auftraggeber zukünftig den Standard XRechnung empfangen und verarbeiten können müssen.

Dieser basiert auf einer nationalen Ausgestaltung der europäischen Norm CEN 1693. Es erfolgt dabei die Datenübertragung nur noch als strukturierter Datensatz oder als hybride Rechnung, sofern die Rechnung den rechtlichen Vorgaben entspricht. Im Sinne der EU-Richtlinie sind eine eingescannte Papierrechnung, eine reine PDF-Datei ohne strukturierte Daten oder eine Bilddatei keine elektronischen Rechnungen.

Wer ist davon betroffen?

Von der Umstellung sind zunächst einmal die obersten Bundesbehörden betroffen. Für sie treten die entsprechenden Vorschriften ab dem 27. November 2018 in Kraft.

Für alle anderen öffentlichen Auftraggeber tritt die Verpflichtung erst ab dem 27. November 2019 in Kraft (§ 11 Abs. 1 u. 2 E-Rech-VO).

Nach § 2 Abs. 6 E-Rech-VO sind „subzentrale öffentliche Auftraggeber” alle (sonstigen) öffentlichen Auftraggeber, die keine obersten Bundesbehörden oder Verfassungsorgane des Bundes sind. Wer der öffentliche Auftraggeber ist, wird dabei im § 99 Nr. 1-4 GWB geregelt. Danach sind öffentliche Auftraggeber:

1. Gebietskörperschaften, sowie deren Sondervermögen; hierzu zählen vor allem Länder, Landkreise, Gemeinden und deren Sondervermögen (Beispiele: kommunale Eigenbetriebe oder nicht-rechtsfähige Stiftungen).
   
2. Andere juristische Personen des öffentlichen und des privaten Rechts, die zu dem besonderen Zweck gegründet wurden, im Allgemeininteresse liegende Aufgaben nichtgewerblicher Art zu erfüllen, sofern
   
   - sie überwiegend von Stellen nach Nummer 1 oder 3 einzeln oder gemeinsam durch Beteiligung oder auf sonstige Weise finanziert werden,
   
   - ihre Leitung der Aufsicht durch Stellen nach Nummer 1 oder 3 unterliegt oder
   
   - mehr als die Hälfte der Mitglieder eines ihrer zur Geschäftsführung oder zur Aufsicht berufenen Organe durch Stellen nach Nummer 1 oder 3 bestimmt worden sind.
   
3. Verbände, deren Mitglieder unter Nummer 1 oder 2 fallen; Hierunter fallen z. B. rechtsfähige Verbände, aber auch Kooperationen in Form von Arbeits- oder Einkaufsgemeinschaften.
   
4. Natürliche oder juristische Personen des privaten Rechts sowie juristische Personen des öffentlichen Rechts, soweit sie nicht unter Nummer 2 fallen, in den Fällen, in denen sie für Tiefbaumaßnahmen, für die Errichtung von Krankenhäusern, Sport-, Erholungs- oder Freizeiteinrichtungen, Schul-, Hochschul- oder Verwaltungsgebäuden oder für damit in Verbindung stehende Dienstleistungen und Wettbewerbe von Stellen, die unter die Nummern 1, 2 oder 3 fallen, Mittel erhalten, mit denen diese Vorhaben zu mehr als 50 Prozent subventioniert werden.

Dabei umfasst der Begriff der Errichtung auch Rekonstruktionen, Modernisierungen, Sanierungen, Erweiterungen sowie alle sonstigen baulichen Änderungen.

Der Begriff des Krankenhauses umfasst alle Einrichtungen, die der Erbringung medizinischer (Akut-)Versorgung dienen. Des Weiteren sind hierunter auch solche Einrichtungen zu subsumieren, die medizinische Leistungen erbringen und zumindest bestimmte Personengruppen stationär aufnehmen können. Zuletzt fällt hierunter auch jede Einrichtung, die eine nicht lediglich unerhebliche medizinische Versorgung gewährleistet, beispielsweise Alters- und Pflegeheime, Hospize oder Einrichtungen zur Betreuung und medizinischen Versorgung von Behinderten.

Was bedeutet dies für Öffentliche Auftraggeber?

Öffentliche Auftraggeber müssen ab dem 27. November 2019 Rechnungen in elektronischer Form im Format XRechnung empfangen und verarbeiten können. Hierbei handelt es sich um xml-Dateien, die die Rechnungsinformationen in strukturierter Form enthalten. Das Auslesen der Rechnungsinformationen per Texterkennung (OCR) und die anschließende Interpretation entfallen damit zukünftig, denn für jedes Datenfeld der XRechnung ist eindeutig definiert, was es bedeutet. Das Fehlerrisiko wird damit geringer.

Die E-Rech-VO schreibt in § 4 Absatz 3 vor, dass für die Übermittlung von elektronischen Rechnungen die Nutzung eines Verwaltungsportals vorgegeben ist. Auf Bundesebene wird eine zentrale Rechnungseingangsplattform entwickelt, die es ermöglichen soll, den elektronischen Rechnungseingang zu bewältigen.

Darüber hinaus soll aber sogar auf Bundesebene der Rechnungsempfang per E-Mail möglich sein. Weiterhin gibt es neben der XRechnung auch hybride Formate wie ZUGFeRD 2.0. Diese bestehen aus einer PDF-Datei mit eingebundenen strukturierten Rechnungsinformationen (XML). Die Besonderheit ist hierbei, dass die Rechnung sowohl die bildlichen Informationen wie eine klassische PDF-Rechnung enthält und gleichzeitig die Rechnung in Übereinstimmung mit der Norm CEN 1693. Allerdings muss sichergestellt werden, dass die beiden Rechnungen übereinstimmen und es muss nachvollziehbar sein, auf Basis welcher Rechnungsinformation die Buchung erfolgte.

Archivierung und Aufbewahrung von elektronischen Rechnungen richten sich nach den Vorgaben des UStG, der Abgabenordnung sowie der GoBD (BMF vom 14. November 2014). Elektronische Rechnungen sind demnach vom Steuerpflichtigen über die gesetzliche Aufbewahrungsfrist von mindestens 10 Jahren aufzubewahren. Über diesen Zeitraum sind die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung zu gewährleisten.

Im Falle von ZUGFeRD 2.0 oder sonstigen CEN-konformen elektronischen Rechnungen, die per E-Mail übermittelt werden, wird ein revisionssicheres elektronisches Archiv inkl. Workflowsteuerung zur Prüfung und Freigabe der Belege benötigt. Ein Ausdruck der elektronischen Rechnung und Archivierung in Papierform wäre ein Medienbruch und somit nicht GoBD-konform.

Welche Pflichten ergeben sich als Dienstleister/Lieferant Öffentlicher Auftraggeber?

Alle Lieferanten der Öffentlichen Auftraggeber werden verpflichtet, elektronische Rechnungen auszustellen und zu übermitteln (§ 3 E-Rech-VO). Die Verpflichtung hierzu besteht ab dem 27. November 2020 (§ 11 Abs. 3 E-Rech-VO).

Hierbei muss es sich nicht nur um die Lieferung von Waren handeln, sondern es betrifft auch die Erbringung von Dienstleistungen. Voraussetzung für die Verpflichtung ist, dass die Beauftragung durch den Öffentlichen Auftraggeber erfolgte.