E-Rechnungslegung – Anforderungen im internationalen Vergleich

In Deutschland wird es wohl die größte Herausforderung sein, eine sog. Verfahrensdokumentation zu erstellen. Darin müssen der Weg und die Verarbeitung eines Belegs von seiner Entstehung bis zu einem evtl. Aufruf durch einen Betriebsprüfer für einen fremden Dritten verständlich dargestellt werden. Es ist notwendig, dass die Nachprüfbarkeit über alle Verfahrensschritte progressiv, d.h. vom Beleg bis zu der Steueranmeldung / -erklärung, bzw. retrograd in umgekehrter Richtung erfüllt ist. Die Verfahrensbeschreibung muss sowohl die aktuellen als auch die historischen Verfahrensinhalte für die Dauer der Aufbewahrungsfrist nachweisen und dem in der Praxis eingesetzten Prozess entsprechen.
 

Zum Datenverarbeitungssystem gehören nicht nur das sog. Hauptbuch, sondern auch alle „elektronischen” Vor- und Nebensysteme. Diese umfassen neben den klassischen Nebenbüchern wie Anlagenbuchhaltung, Lohnbuchhaltung und Warenwirtschaftssystem, auch alle Arten von Systemen, in denen Daten elektronisch aufgezeichnet werden: z.B. Zahlungsverkehrssysteme, Kassensysteme, Taxameter, Geldspielgeräte oder elektronische Waagen.
 
Künftig gilt der Grundsatz: Überall dort, wo Elektronik zum Einsatz kommt und Daten Einfluss auf die Rechnungslegung haben, müssen diese elektronisch archiviert, gegen Veränderlichkeit geschützt und über die Dauer der Aufbewahrungsfristen jederzeit lesbar bzw. maschinell auswertbar bereitgestellt werden können. Und das in angemessener Zeit.
 

Zudem sind in Deutschland Angaben zu Kontierung, zum Ordnungskriterium für die Ablage sowie zum Buchungsdatum auf dem Papierbeleg Pflicht. Bei elektronischen Belegen wird die Kontierung durch die Verbindung mit dem Datensatz oder durch eine elektronische Verknüpfung, z.B. einen eindeutigen Index oder Barcode, erreicht. Andernfalls muss durch organisatorische Maßnahmen sichergestellt werden, dass Geschäftsvorfälle auch ohne Angaben auf den Belegen in angemessener Zeit nachvollziehbar und nachprüfbar sind. Gehören mehrere Belege zu einer Buchung, bedarf es zusätzlicher Zuordnungsmerkmale, um eine Verknüpfung der Belege untereinander herzustellen.
 

In Deutschland sind Belege grundsätzlich in ihrer ursprünglichen Form aufzubewahren. Ist ein Beleg elektronisch entstanden, muss der zugrunde liegende Datensatz verwahrt werden. PDF-Rechnungen sind als solche zu archivieren. Die Aufbewahrung eines Ausdrucks in Papierform genügt den Anforderungen des BMF regelmäßig nicht. Ebenso dürfen Strukturmerkmale des Ursprungsbelegs durch die gewählte Form der Archivierung nicht verloren gehen. So kommen z.B. bei der Umwandlung von sog. PDF / A-3- in TIFF-Dateien die in der ursprünglichen Datei beinhalteten XML-Informationen abhanden und der Beleg verliert seine maschinelle Auswertbarkeit. Gleiches gilt, wenn man eine EMail als PDF-Datei archiviert, da in dem Fall der Absender nicht mehr maschinell auswertbar ist. Bei der Umwandlung einer EDI-Rechnung (Electronic Data Interchange) in ein sog. Inhouse-Format müssen beide Versionen aufbewahrt werden. Die konvertierte Version ist dabei als solche zu kennzeichnen. Kommen Kryptografietechniken zum Einsatz, sind die eingesetzten Schlüssel zu verwahren. 
 

Die Regelungsdichte durch Gesetze, Erlasse und die Rechtsprechung in Deutschland – gerade zu Themen des Rechnungswesens – ist weltweit einzigartig. Viele Länder der Europäischen Union stehen dem dennoch in nichts nach. Die Konsequenzen bei Missachtung sind dabei die Gleichen: Es drohen die Verwehrung des Vorsteuerabzugs, die Versagung des Betriebsausgabenabzugs, Strafzuschläge, Zinsen oder gar strafrechtliche Konsequenzen. 
 
Die Regelungen zur digitalen Belegverarbeitung und -aufbewahrung sowie zu den Zugriffsmöglichkeiten darauf bei der  Steuerprüfung oder Umsatzsteuernachschau sind in den EU-Ländern im Wesentlichen durch die Umsatzsteuergesetzgebung geprägt: Die Belastungsneutralität des Europäischen Umsatzsteuersystems bedingt den Abzug der Vorsteuer, was wiederum betrugs- und manipulationsanfällig ist. Riskant wird es v.a. immer dann, wenn z.B. in einem Shared Service Center die Buchhaltungen mehrerer Länder in einem anderen EU-Land oder sogar außerhalb der EU erstellt werden und wenn in diesem Zuge Originale (in Papierform oder digital) nicht im Herkunftsland verbleiben.

Details, wie die Notwendigkeit einer vorherigen schriftlichen oder konkludenten Zustimmung zum digitalen Rechnungsempfang, die Beweislast für die Echtheit und Unversehrtheit von Herkunft und Inhalt der Belege sowie die Dauer der Aufbewahrungsfrist, sind aber von Land zu Land unterschiedlich geregelt. In Rumänien z.B. müssen Belege 10 Jahre aufbewahrt werden, in Schweden nur 6 Jahre.
 

Auch sind die Zugriffsrechte des Steuerprüfers unterschiedlich geregelt. Eine detaillierte Regelung wie die deutschen Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU), für die der Betriebsprüfer sogar eigene Zugriffsrechte zum ERP-System des Steuerpflichtigen anfordern kann, sucht sicherlich ihresgleichen. Generell werden den Behörden aber in allen Ländern der Union gewisse Zugriffsrechte auf digitale Daten zugestanden.
 

Sie müssen überall dort, wo in- oder ausländische Steuerbehörden auf Ihre Daten zugreifen dürfen, besonders aufmerksam und mit den Anforderungen an die E-Rechnungslegung des jeweiligen Landes vertraut sein. Klassischerweise betrifft das ausländische Tochtergesellschaften, aber auch ausländische Niederlassungen, steuerliche Betriebsstätten und die umsatzsteuerliche Registrierung im Ausland. Gerne vergessen, aber auch relevant: Selbst bei der einfachen Registrierung als ausländischer Arbeitgeber müssen die im Ausland geltenden Regelungen beachtet werden. Informieren Sie sich frühzeitig über die länderspezifischen Anforderungen, um im Falle einer Steuerprüfung nicht böse überrascht zu werden.