Outsourcing: Vorteile der Übergabe der Buchhaltung an externe Dienstleister

zuletzt aktualisiert am 18. Oktober 2017

Buchhaltungs-Outsourcing bezeichnet die Übergabe der Buchhaltung an einen externen Dienstleister. Viele Unternehmen kennen Outsourcing bereits aus Bereichen wie Rechts- oder Steuerberatung oder IT-Dienstleistungen. Die Übergabe der Führung der Handelsbücher an ein Drittunternehmen ist in Polen eine relativ neue Praxis. Nach wie vor ruft das Outsourcing der Buchhaltung Unsicherheit hervor.

Andererseits boomt in Polen der SSC-Sektor. Von den ausländischen Großkonzernen, die in Polen ihre SSC platzieren angesteckt, ist auch bei den polnischen Konzernen die Ausgliederung der Buchhaltung und der begleitenden Funktionen in ein Sherad Service Center langsam Gang und Gebe. Auch der Mittelständler wird vom traditionellen Modell der internen Buchhaltung zurückgehen, zumal die Optimierung der Prozesse und zunehmende Digitalisierung für die Arbeit des heutigen Buchhalters entscheidend sind und das kann er meistens selbst nicht gewährleisten.

Die 7 Vorteile des Outsourcings der Buchhaltung

1. Konzentration auf das Kerngeschäft (sog. core business)

Konzentration auf das Kerngeschäft wurde schon immer als einer der Hauptgründe für die Ausgliederung anderer Funktionen, wie Buchhaltung, HR und IT genannt. Die Prozessoptimierung und Digitalisierung in der modernen Buchhaltung führen dazu, dass dieser Grund noch mehr in den Vordergrund tritt. Denn auch der Outsourcer hat sich auf sein Kerngeschäft zu konzentrieren und die neuesten Entwicklungen zu implementieren.

Als Standard gelten heute der elektronische Dokumentenumlauf, elektronische Archivierung sowie Schnittstellen jeglicher Art. Elektronischer Workflow erlaubt dem Geschäftsführer vom jedem Ort und zu jedem beliebigen Zeitpunkt Einsicht in die Belege zu nehmen und sie frei zu geben.
Dank der OCR-Software (Opticl Character Recognition) zur automatischen Texterkennung werden die Belege automatisch gelesen und zur Buchung vorbereitet.

2. Reduzierung der Kosten der Buchhaltung

Nach den Berechnungen von Rödl & Partner können durch das Outsourcing der Buchhaltung 20-50 Prozent der Gesamtkosten für die interne Buchhaltung eingespart werden. Woraus ergibt sich ein so großer Unterschied? Für ein besseres Verständnis listen wir nachfolgend detailliert die Gesamtkosten der Buchhaltung (sei es interne oder externe) auf:

a) Technische und logistische Kosten

Kauf von Hardware; Kauf von Software (Betriebssystem, Anwendungsprogramme, Schutzsoftware usw.); Kauf eines Finanz- und Lohnbuchhaltungsprogramms; Prozesskoordinierung (Analyse von Angeboten und Verträgen, Transport und Aufbau der Hardware, Installation der Software etc.); Schulungen in der Bedienung der Hardware; Lizenzabonnements; Instandhaltung der Hardware, Implementierung der Software und Systemverwaltung.

Die heute immer mehr verbreitete digitale Archivierung von Buchhaltungsunterlagen erfordert einen entsprechenden Serverraum. Die Unterhaltung eines solchen ist kostenintensiv. Ein seriöse Outsourcer stellt den Mandnaten einen solchen sicheren Serverraum zur Verfügung

b) Personalkosten

Es handelt sich dabei nicht nur um Gehälter, Prämien, Krankenversicherungsbeiträge, Versicherungsbeiträge usw., sondern auch um Kosten für Folgendes: Betreuung der o.g. Bestandteile; Kosten der Abwesenheit des Buchhalters (wegen Urlaub oder Krankheit); Rekrutierung eines Buchhalters; Risiko der Begehung wesentlicher Fehler durch den Buchhalter; Schulungen.

3. Erfahrung und Professionalität

Der Dienstleister, der das Outsourcing der Buchhaltung anbietet, weiß, wie die besten Mitarbeiter auf dem Markt zu finden sind. Die HR-Abteilung des Unternehmens eines solchen Dienstleisters spezialisiert sich auf die Suche nach Personen mit hohen Kompetenzen im Bereich der Buchhaltung sowie auf die Überprüfung solcher Personen. Außerdem erlangen ein solcher Dienstleiter und seine Mitarbeiter während der Arbeit mit vielen Mandanten große Erfahrung und sammeln ununterbrochen einzigartiges Know-how mittels verschiedener Systeme.

Manuelle Erfassung von Belegen und Geschäftsprozessen gehört jetzt schon der Vergangenheit an. Für ein Outsourcing-Unternehmen bedeutet das ein gewisses Umdenken, die Mitarbeiter müssen anders geschult werden. Neben dem Fachwissen aus den Bereichen Handels- und Steuerrecht, sind ausgezeichnete Excel- Kenntnisse, die Kenntnisse über die gesamte Breite der eingesetzten Software (FiBu, Workflow, OCR u. ä.), sowie an die technischen Erfordernisse von Schnittstellen notwendig.

Daneben müssen die Fähigkeiten der Mitarbeiter bei der Prozessoptimierung und zur Gestaltung der Zusammenarbeit mit dem Mandanten gefördert werden. Die Methoden des Qualitätsmanagements wie Lean Management oder Six Sigma, die nach dem 2. Weltkrieg in den Produktionsunternehmen eingeführt wurden, finden immer häufiger auch bei Dienstleistungen Anwendung und fördern die Optimierung der Buchhaltungsprozesse.

4. Risikomanagement

Das Buchhaltungs-Outsourcing kann gegen das Risiko der Begehung von Fehlern durch die Buchhalter schützen. Ein Dienstleister, der Buchhaltungsdienstleistungen anbietet, übernimmt das Risiko der durchzuführenden Aufträge und trägt die finanziellen Folgen, wenn er gegen die Rechtsvorschriften verstößt oder die Fristen nicht einhält. Ein Dienstleister, der Buchhaltungs-Outsourcing anbietet, beschäftigt spezialisierte Mitarbeiter, die dank der Spezifik ihrer Arbeit große Erfahrung erlangen. Zudem arbeiten sie mit zahlreichen Systemen und Verfahren, die der Verbesserung der Sicherheit dienen. Sämtliche o.g. Faktoren verringern erheblich das Risiko der Begehung irgendwelcher Fehler.

5. Übertragung der Haftung

Dank dem Outsourcing der Buchhaltung wird nicht nur das organisatorische Risiko beschränkt. Durch die Übertragung der Haftung auf einen externen Dienstleister werden die Führungskräfte von der straf- und zivilrechtlichen Haftung für eventuelle Buchhaltungsfehler befreit. Dadurch können sich die Manager darauf konzentrieren, bessere Entscheidungen bezüglich der Schlüsselaspekte der Unternehmenstätigkeit zu treffen.

6. Die Geschäftsleitung kann Zeit sparen

Die Geschäftsleitung muss sich nicht um die Kontrolle der Qualität und der Arbeitseffektivität der Buchhalter kümmern. Sie muss auch weder für die Lösung verschiedener Probleme einer solchen Abteilung noch für die Methoden ihrer Entwicklung Zeit aufwenden. Sämtliche Tätigkeiten im Zusammenhang mit der Verwaltung der Buchhaltungsabteilung werden an externe Dienstleister übergeben.

7. Interdisziplinarität

Die Interdisziplinarität bietet Vorteile, die nur große Unternehmen, die Buchhaltungs-Outsourcing anbieten, bringen können. Dadurch, dass die Unternehmen in verschiedenen Geschäftsfeldern beraten können, sehen sie verschiedene Fragestellungen aus vielen Blickwinkeln und erfassen die Fragestellungen umfassend. Oft bieten sie ihren Mandanten nicht nur direkt aufgrund des Outsourcing der Buchhaltung Einsparungen an, sondern auch dank der Anwesenheit der übrigen Experten (wie z.B. Rechts- oder Steuerberater), deren Wissen und Erfahrung der Mandant nutzen kann.

Gerne beantworten wir Ihnen alle Fragen zum Outsourcing der Buchhaltung.