Die richtige Vereinnahmung der DFG-Programmpauschale

​veröffentlicht am 31. August 2022, Autoren: Jan-Claas Hille, Michael Klein, Sebastian Heinke

Der DFG ist bis zum 31. Dezember 2022 eine Leitlinie zur Verwendung der DFG-Programmpauschale zu melden. Die buchhalterische Vereinnahmung im Haushalt ist dort zu regeln und die entgegenstehenden indirekten Projektausgaben zu definieren. Vorgeschlagen wird eine Vereinnahmung der Mittel der Programmpauschale durch einfache Zuordnung auf möglichst großen und undifferenzierten Kostenstellen, die Gemeinkostencharakter haben. Aus Sicht der Zuwendungsgeber bleibt dies eine handhabbare Lösung. Detaillierte Betrachtungen über eine Kostenrechnung werden so vernachlässigt. Eine insoweit verursachungsgerechte Zuordnung sehr stark vereinfacht.

1. Hintergrund zur Neuregelung

Der Bundesrechnungshof (BRH) hat in seinem Prüfbericht im Mai 2021 die Herangehensweise der Deutschen Forschungsgemeinschaft (DFG) und des Bundesministeriums für Bildung und Forschung (BMBF) um die Ausreichung und Prüfung der Programmpauschale umfassend kritisiert. Er stellte unter anderem fest, dass

• die Programmpauschale nicht für die beabsichtigten Zwecke eingesetzt wird,
• der Bedarf der Programmpauschale durch die Kostenrechnung nicht nachgewiesen wird sowie
• der Bund ohnehin die Grundfinanzierung stellt und daher eine Doppelfinanzierungsgefahr besteht.

Die Neuregelung der DFG-Verwendungsrichtlinie zum 1. Januar 2023 als Reaktion auf die Beschlüsse des Rechnungsprüfungsausschusses des Bundestages soll der Kritik des BRH nachkommen.

2. Was hat sich geändert?

Die wesentlichste Änderung besteht in der Pflicht zur Erstellung einer hauseigenen Verwendungsleitlinie zur DFG-Programmpauschale. Diese ist bis zum 31. Dezember 2022 bei der DFG unter der Adresse PP_Meldung_Leitlinie@dfg.de zu melden. Hierzu haben wir im Rahmen unseres letzten Artikels bereits berichtet.

Wer keine Leitlinie meldet verliert seine Antragsberechtigung für die DFG-Programmpauschale.

Die Meldung umfasst lediglich eine Erklärung, dass sich die Forschungseinrichtung eine entsprechende Leitlinie gesetzt hat. Diese ist nicht als Anlage hinzuzufügen. Die DFG führt Ihrerseits keine Prüfung der Leitlinie durch.

Die Prüfung ist durch die hauseigene interne Revision und/oder durch den Wirtschaftsprüfer durchzuführen. Diese Prüfung ist nach der DFG-Verwendungsrichtlinie verpflichtend.

Zur Erstellung der hauseigenen Leitlinie ist eine Orientierung an der Musterleitlinie der DFG empfehlenswert. In der zu erstellenden Leitlinie soll der Abschnitt zur Vereinnahmungsregelung den Kern bilden. In dem Abschnitt ist zu beschreiben, wie die Vereinnahmung der DFG-Programmpauschale in den Haushalt erfolgt und welche indirekten Projektausgaben gedeckt werden. Eine Vereinnahmung zunächst zentral auf einer DFG Projektkostenstelle ist nicht zulässig. Dies gilt als Verstärkung der Projektmitteln.

Neben der Vereinnahmung soll dargestellt werden, welche indirekten Projektausgaben der DFG-Programmpauschale im Haushalt entgegenstehen (Teilkostendeckung). Dabei wird zugrunde gelegt, dass die Mittel der Programmpauschale vorrangig zu verwenden sind. Bezüglich der förderfähigen Kostenarten kann die Positivliste als Vorlage herangezogen werden (Anhang der DFG Verwendungsrichtlinie).

Durch diese Methode werden der DFG-Programmpauschale keine konkreten Ausgaben entgegen gestellt. Die korrekte Verwendung wird ausschließlich durch die Herleitung in der Verwendungsleitlinie sichergestellt.

Etwaige interne Verteilungsregelungen zur DFG-Programmpauschale können in diesem Fall nicht mehr umgesetzt werden. Eine Kompensation kann jedoch über Haushaltsmittel erfolgen.

Die Weiterleitung in Forschungsverbünden bleibt unverändert möglich. Die weiterleitenden Einrichtung hat jedoch eine Bestätigung einzuholen, dass die empfangene Einrichtung ebenfalls eine entsprechende Leitlinie etabliert hat. Die Regelungen über die Meldung an die DFG sowie die Prüfung gelten für die empfangenen Einrichtung analog.

Die Überjährigkeit mit konkreten Verwendungsplan fällt im Wesentlichen weg. Abgesehen von den ersten drei Monaten des Folgejahres ist eine „Rücklagenbildung“ nicht möglich. Überjährige Rücklagen erwecken den Anschein, dass Gelder „übrig“ wären. Dies kann bei einer Teilkostendeckung nicht der Fall sein und Mittel wären im Zweifel zurückzuzahlen. Für Altrücklagen ist weiterhin eine Verwendungsplanung vorzuhalten und regelmäßig zu aktualisieren und zu überprüfen, bis die Rücklage aufgelöst ist. Eine zeitnahe Verwendung wird empfohlen.

Wann treten die Änderungen in Kraft?

Die neue Verwendungsrichtlinie gilt für Förderverträge ab dem Geschäftsjahr 2023. Für die bereits bestehenden Förderverträge gelten weiterhin die alten Regelungen. Die DFG empfiehlt, hausinterne Neuregelungen für die Verwendung auch für alte Förderverträge anzuwenden.

3. Ausblick

Die Verwendung der DFG-Programmpauschale führt durch die aufgezeigte Methode zu einer hohen Aggregation. Offene Fragen bleiben zurück:

• wie wird über die Methode der geforderte Projektbezug hergestellt?
• wie werden indirekte Projektausgaben richtig abgegrenzt?
• ist es sinnvoll im Haushalt mit Verrechnungskostenstellen zu arbeiten?

Gerne möchten wir uns mit Ihnen über diese und weitere Fragen in unserem „Morning Talk: DFG Programmpauschale – der große Wurf?” am 13. Oktober 2022 austauschen. Wir freuen uns auf Ihre Teilnahme!