Steuerliche Behandlung bei der Überlassung von Fahrrädern und Elektrofahrrädern an Arbeitnehmer

veröffentlicht am 30. August 2018

von Jan-Claas Hille und Dominik Wirtz

Momentan sind vom Arbeitgeber gestellte (Elektro-) Fahrräder als Ersatz von Dienstfahrzeugen ein großer Trend. Dabei sind diese prinzipiell wie andere kostenlose Zugaben des Arbeitgebers auch steuerrelevant und müssen im Zweifel schon bei der Lohnsteuer Berücksichtigung finden.

Der Arbeitgeber schließt für die Bereitstellung der Dienstfahrräder häufig einen Leasing-Rahmenvertrag mit einer entsprechenden Fahrradleasingfirma ab. Im Wesentlichen gibt es zwei Formen:

• die Leasingraten und Versicherungsbeiträge übernimmt der Arbeitgeber oder
• die Leasingrate und Versicherungsprämie werden vom Bruttolohn des Arbeitsnehmers einbehalten.

Im Normalfall geht die Finanzverwaltung davon aus, dass die Nutzungsüberlassung Bestandteil der arbeitsvertraglichen Entlohnung ist. Demzufolge stellt die Überlassung von (Elektro-) Fahrrädern durch Arbeitgeber an Arbeitnehmer auch zur privaten Nutzung sowie in Leasingfällen, in denen ein Dritter dem Arbeitnehmer im Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis ein (Elektro-) Fahrrad auch zur privaten Nutzung überlässt, Arbeitslohn (geldwerter Vorteil) dar. Entscheidend für die Ermittlung des geldwerten Vorteils ist die verkehrsrechtliche Differenzierung zwischen Fahrrädern, die keine Kraftfahrzeuge darstellen (keine Kennzeichen- und Versicherungspflicht) und Kleinkrafträdern, die Kraftfahrzeuge darstellen (Kennzeichen- und Versicherungspflicht).

Handelt es sich um ein Fahrrad, das kein Kraftfahrzeug darstellt, erfolgt die Ermittlung dieses zum Arbeitslohn gehörenden geldwerten Vorteils als monatlicher Durchschnittswert der privaten Nutzung (einschließlich Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte). Pauschal kann dies durch 1 Prozent der auf volle hundert Euro abgerundeten unverbindlichen Preisempfehlung des Herstellers, Importeurs oder Großhändlers im Zeitpunkt der Inbetriebnahme des Dienstfahrrads einschließlich der Umsatzsteuer abgegolten werden (Durchschnittswert gem. § 8 Abs. 2 S. 10 EStG). Die Freigrenze für Sachbezüge nach § 8 Abs. 2 S. 11 EStG ist nicht anzuwenden. Gleichwohl kann der Arbeitnehmer die Entfernungspauschale geltend machen. Die Berechnung des Arbeitsweges ist – entgegen der Regelung für Kraftfahrzeuge – nicht pauschal mit 0,03 Prozent des Kaufpreises je Entfernungskilometer zu versteuern. Zumindest das BMF-Schreiben vom 19. März 2018 sieht dies nicht vor.

Handelt es sich um ein Kraftfahrzeug, erfolgt die Ermittlung des geldwerten Vorteils entsprechend den Regelung zur Überlassung von Firmenwagen zur privaten Nutzung. Es besteht ebenfalls die Möglichkeit den Vorteil pauschal mit der 1 Prozent-Regel zu versteuern. Zusätzlich ist gem. § 8 Abs. 2 S. 3 EStG für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte ein monatlicher geldwerter Vorteil von 0,03 Prozent der unverbindlichen Preisempfehlung des Elektrofahrrads (Kraftfahrzeugs) für jeden vollen Entfernungskilometer anzusetzen.

Es ist darauf hinzuweisen, dass die Arbeitgeber und/oder Arbeitnehmer nicht an den monatlichen 1 Prozent Durchschnittswert gebunden sind und somit ein Bewertungswahlrecht haben. Es ist möglich, die tatsächliche angefallenen Kosten für Privatfahrten als geldwerten Vorteil anzusetzen, wobei zur Ermittlung ein Fahrtbuch zu führen ist, woraus das Verhältnis private/dienstliche Nutzung abgeleitet werden kann. Bei dieser Bewertungsmethode ist auch die Anwendung des § 8 II S. 11 EStG (44-Euro-Freigrenze je Kalendermonat für Sachbezüge) zu prüfen.

Erwirbt der Arbeitnehmer das (Elektro-) Fahrrad nach dem Ende der Vertragslaufzeit, ist zu prüfen, ob die Übereignung des Rads zu einem geringeren Preis als dem um übliche Preisnachlässe geminderten allgemeinen Endpreis erfolgt ist. Ist dies zutreffend, muss der Differenzbetrag als Arbeitslohn von dritter Seite versteuert werden.

Ohne weiteres ist eine Gehaltsumwandlung von Barlohn zugunsten der Gestellung eines (Elektro-) Fahrrads möglich. Hierbei sind die Grundsätze zur Gehaltsumwandlung zugunsten der Gestellung eines Firmenwagens zur privaten Nutzung entsprechend anzuwenden.

Umsatzsteuerrechtlich liegt eine entgeltlich sonstige Leistung vor, wenn der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmern ein Fahrzeug auch zu Privatzwecken überlässt. Die Bewertung der Fahrzeugüberlassung ist unabhängig davon, ob das Fahrzeug vom Arbeitgeber geleast, gemietet oder gekauft wurde. Fahrzeuge, die sich in der Verfügungsgewalt des Arbeitsgebers befinden und den Arbeitnehmern zur Nutzung überlassen werden sind betriebliche Fahrzeuge. Die Arbeitsleistung des Arbeitnehmers ist als Gegenleistung zu betrachten. Für die umsatzsteuerrechtliche Bemessungsgrundlage ist es aus Vereinfachungsgründen möglich von den lohnsteuerrechtlichen Werten auszugehen. Hierbei handelt es sich um Bruttowerte, die um die Umsatzsteuer zu kürzen sind. Im Umkehrschluss können die anfallenden Vorsteuerbeträge aus den Anschaffungskosten und aus den Unterhaltskosten in voller Höhe abgezogen werden. Eine spätere Veräußerung oder Entnahme der Fahrzeuge unterliegt der Umsatzsteuer.