Digitalisierungsstrategie für Pflegeeinrichtungen – Worauf kommt es an bei der Auswahl der richtigen IT-Lösung?

veröffentlicht am 18. Januar 2018

​Ein Projekt zur Gestaltung der geeigneten IT-Infrastruktur zählt für eine Pflegeeinrichtung nicht zum Alltagsgeschäft. Im Vorfeld von Auswahlentscheidungen gilt es, Strategien zu definieren und ein Sollkonzept zu erstellen. Rödl & Partner zeigt auf einer Fachveranstaltung in Regensburg am 25. Januar Lösungsansätze zur Umsetzung einer Digitalisierungsstrategie auf. 

​In der Pflegebranche wird derzeit kaum ein Thema so heiß diskutiert wie die Digitalisierungsbemühungen. Während Krankenhäuser, sicherlich nicht zuletzt wegen der rasanten Techniksprünge in der Medizin-IT, oftmals schon ein insgesamt hohes Maß an digital unterstützten und vernetzten Prozessen aufweisen, stehen Pflegeeinrichtungen hier oft noch weit am Anfang.

Ein Projekt zur Entwicklung und Umsetzung einer Digitalisierungsstrategie zählt zweifellos nicht zum Alltag in einer Pflegeeinrichtung. Wo sollten Pflegeeinrichtungen, unabhängig von Größe und Betreiberhintergrund, ansetzen?

Digitalisierung beginnt nicht bei der Technik, sondern bei den Menschen und beim Geschäftsmodell. Es empfiehlt sich daher, am Anfang einer Digitalisierungsstrategie zu beantworten, wie das Geschäftsmodell der Einrichtung, ihre Marktpositionierung und die Gesamtstrategie der Einrichtung aussehen. In welchen Unternehmens- und ggf. auch Konzernhintergrund muss sich die zu wählende Strategie einfügen? Wie werden die zukünftigen Modelle der Interaktion mit Stakeholdern aussehen – Mitarbeiter, Bewohner und deren Angehörige, Betreuer, Ärzte?

Gleichzeitig ist auch ein genauer Blick auf die Organisation der Einrichtung wichtig. Zumindest der aktuelle Stand sollte klar dokumentiert werden, wenn möglich natürlich auch die zukünftige Planung dazu. Wie arbeiten die einzelnen Teile dieser Organisation zusammen? Soll meine Organisation in 5 Jahren grundsätzlich so aufgebaut sein wie heute – wenn nein, was will ich verändern, und in welche Richtung? Die Zeit dies zu reflektieren sollte man sich unbedingt nehmen.

Werden die Mitarbeiter diese Veränderung akzeptieren und werden sie sich darauf einlassen, auch ihre Arbeitsabläufe verändern zu lassen? Diese Überzeugungsarbeit geschieht nicht von selbst und sie bedarf einer dauerhaft persönlichen Beteiligung der Geschäftsführung. Deshalb ist es sinnvoll, eine langfristige Kommunikationsplanung aufzustellen und sich immer wieder persönlich um die Umsetzung zu kümmern.

Eine weitere Schlüsselfrage ist: Wo werden in der Zukunft die existenziellen wirtschaftlichen Hebelwirkungen für den Bestand und die Weiterentwicklung meiner Einrichtung liegen – wo liegen diese Hebelwirkungen heute? Manchmal werden diese vielleicht auf den ersten Blick nicht wahrgenommen. Ein Rechenbeispiel: Eine Zeitersparnis von nur 30 Sekunden bei einem Prozess, der bei jedem Bewohner dreimal täglich durchgeführt wird, bedeutet in einem Heim mit 100 Bewohnern summarisch gesehen: 0,5 Min. x 3 = 1,5 Min. / Bewohner / Tag. 1,5 Min. / Bewohner / Tag bei 100 Bewohnern heißt: 150 Minuten = 2,5 Stunden Arbeitszeit pro Tag. 2,5 Stunden Arbeitszeit pro Tag x 365 Tage = 912,5 Stunden Arbeitszeit, also 114 Arbeitstage. Die 30 Sekunden werden bei entsprechender Multiplikation also zu einem Volumen von mehr als einer halben Personalstelle p.a., keine unwesentliche Größe in einer solchen Einrichtung.

Nutzenwirkungen wie diese werden jedoch oft erst dann erzielt, wenn die digitale Struktur der Einrichtung in hohem Maße vernetzt ist und Workflows so weit wie möglich digitalisiert werden. Auch deswegen sollten Entscheidungen für die zu nutzenden IT-Produkte sehr gründlich abgewogen werden. Die Projektschritte Prozessbestimmung, Erstellung eines Sollkonzepts und dessen interne Abstimmung sowie Berücksichtigung der Ergebnisse aus dem Dialog mit den Mitarbeitern sollten komplett abgeschlossen werden, bevor der Dialog mit Anbietern eröffnet wird. Eine Ausschreibung sollte auf der Basis eines geeigneten Lastenhefts erfolgen. Auch für die anschließenden Projektphasen der Vertragsgestaltung, des Customizings sowie für Test, Migration und Produktivsetzung neu eingeführter Systeme sollte ausreichend Zeit vorgesehen werden.