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Aufarbeitung und organisatorische Verankerung der Anlagenbuchhaltung im modernen Rechnungswesen

Schnell gelesen:

Die Anlagenbuchhaltung ist trotz umgestellten Rechnungswesens vielerorts noch immer eine Baustelle. Das aufzuarbeitende Volumen, die richtige Personalausstattung und die zielführende Kommunikation zwischen Bau- und Finanzbereich sind Themenfelder, die dringend bearbeitet werden müssen.

Ausgangssituation
Problem und Herausforderung
Auswirkung
Systematische und ergebnissichere Aufarbeitung der Anlagenbuchhaltung
Die Buchungsanalyse zur Ermittlung des Ressourcenbedarfs
Qualifizierungskonzept und Aktivierungsrichtlinie/Dienstanweisung Anlagenbuchhaltung
Fazit

Ausgangssituation

Der wichtigste und aufwandsintensivste Schritt auf dem Weg zu einem modernen kommunalen Rechnungswesen ist die Einführung einer gesetzeskonformen laufenden Anlagenbuchhaltung. Die Erfahrungen aus mehreren hundert Projekten, die Rödl & Partner in diesem Bereich deutschlandweit begleitet hat, zeigen, dass die personelle Ressource und das richtige sowie effiziente Vorgehen der Schlüssel zum Erfolg sind. Allerdings ist die Politik häufig der Meinung, dass der Aufbau und die Führung der Anlagenbuchhaltung und die damit verbundene Ersterfassung und -bewertung sowie die weiterführende laufende Bewertung des kommunalen Vermögens „einfach” mit vorhandenem Personal durchgeführt werden kann.

In der alltäglichen Praxis ist dies aber nicht der Fall, da die vorhandenen Kräfte grundsätzlich mit ihrem normalen Alltagsgeschäft komplett ausgelastet sind.

Die Aufarbeitung der Anlagenbuchhaltung zur Sicherung der Aufstellung der Eröffnungsbilanz und der darauffolgenden Jahresabschlüsse benötigt eine einmalige Ressource sowie die Erfahrung und das Fachwissen der Erfassung und Bewertung des kommunalen Anlagenvermögens. Diese sichert den aktuellen Stand der Anlagenbuchhaltung. Für eine laufende und aktuelle Führung der Anlagenbuchhaltung ist eine Ressource erforderlich, die über das notwendige bilanzielle Fachwissen verfügt, um auch komplexe Bauvorhaben gesetzeskonform in der Anlagenbuchhaltung abbilden zu können. Gleichzeitig muss gewährleistet werden, dass dieses spezielle Know-how der Kommune dauerhaft zur Verfügung steht und nicht, was häufig der Fall ist, bei Ausscheiden des Anlagenbuchhalters verloren geht.

Problem und Herausforderung

Die Problematik des Aufbaus einer funktionsfähigen, laufenden Anlagenbuchhaltung sind die fehlenden Ressourcen, der Kosten- und Zeitdruck sowie das fehlende Führungsverständnis für die Komplexität und Intensität der Thematik. Das Projekt „Aufbau der Anlagenbuchhaltung” wird meist als „Finanzthema” verstanden, obwohl am Aufbau einer Anlagenbuchhaltung sowohl Finanz- als auch Baubereich zwingend mitwirken müssen. Dies ist zudem keine einmalige Anforderung, sondern ist auch für die zukünftige laufende Anlagenbuchhaltung ein dringendes Erfordernis.

Auswirkung

Ohne die Daten der Anlagenbuchhaltung ist weder die Aufstellung der Eröffnungsbilanz, noch die Aufstellung des Jahresabschlusses möglich. Zudem führt ein Umstellen des Rechnungswesens ohne Eröffnungsbilanz und laufende Anlagenbuchhaltung zu veralteten Datenbeständen, die wesentlich aufwendiger aufzuarbeiten sind als Neuerfassungen und -bewertungen. Ohne adäquate Qualifizierung der technischen Bereiche werden mögliche Kommunikationsbarrieren zwischen technischem und kaufmännischen Bereich weiter anhalten und zu keinem für beide Seiten zufriedenstellenden Ergebnis führen. In Konsequenz bedeutet dies, dass für die Kommunen, die noch keine laufende Anlagenbuchhaltung aufgebaut haben, den Aufbau eines modernen Rechnungswesens und die Sicherung der zeitnahen Aufstellung der Bilanzen aber erzielen möchten,

zurückliegende Sachstände und Daten der Anlagenbuchhaltung aufzuarbeiten und zu aktualisieren sind,
kaufmännische und technische Bereiche qualifiziert werden müssen,
die Anlagenbuchhaltung eine organisatorische und prozesstechnische Verankerung erhalten muss.

Systematische und ergebnissichere Aufarbeitung der Anlagenbuchhaltung

Um die Anlagenbuchhaltung ziel- und ergebnissicher aufarbeiten zu können, bedarf es eines strukturierten Projektplanes. Dieser muss auf einer Ressourcenprognose des quantitativen und qualitativen Mengengerüstes der auszuarbeitenden Daten basieren. Nur so kann ein adäquates Fach-, Zeit- und Ressourcenkonzept erarbeitet werden. Die verwaltungstechnische und politische Führungsspitze wird erst dann ein Verständnis für den Prozess der Aufarbeitung der Anlagenbuchhaltung entwickeln, wenn der Ressourcenaufwand auf den Punkt gebracht ist.

Die Buchungsanalyse zur Ermittlung des Ressourcenbedarfs

Für diese Analyse nutzt Rödl & Partner die Buchungsanalyse. Die Buchungsanalyse analysiert das investive Buchungsvolumen und leitet daraus auf Basis von Benchmarks den Ressourcenbedarf für den aufzuarbeitenden Datenbestand ab. Dies ermöglicht zum einen die Bestimmung des einmaligen Ressourcenaufwandes zur Aufarbeitung der Anlagenbuchhaltung. Zum anderen erhält die Kommune gleichzeitig einen Richtungswert für die personaltechnische Ausstattung der kommunalen Anlagenbuchhaltung. Dabei geht die Buchungsanalyse wie folgt vor:

In der Stufe 1 werden alle Auszahlungen des jeweiligen Jahres auf Basis der durch die Finanzsoftware zur Verfügung gestellten Informationen wie zum Beispiel Haushaltsjahr, Anordnende Dienststelle, Buchungsart, Belegnummer, Anordnungsnummer, Betrag (Soll), Erfasser, Betrag (Ist), Belegtext sowie Kreditor/Debitor strukturiert. Diese sehr umfangreiche Datenbank wird in Stufe 1 auf die manuellen Auszahlungen gefiltert. In der Stufe 2 werden je nach Bewertungsgrenze des beweglichen Anlagevermögens die Grenzen bei 410,00 EUR, 1.000 EUR bzw. individuelle Grenzen gesetzt und weiter gefiltert. Auf Basis dieses Datenbestandes wird in Stufe 3 eine Feinanalyse des investiven und konsumtiven Buchungsvolumens nach anordnender Dienststelle durchgeführt. Um diese Unterscheidung zu treffen, werden die Informationen des Belegtextes, des Kreditors/Debitors sowie die anordnende Dienststelle benötigt. Die gefilterten investiven Buchungen werden infolgedessen in Stufe 4 nach Vermögensbereichen strukturiert und in bewegliches Anlagevermögen, Gebäude, Grund und Boden sowie Infrastrukturvermögen eingeteilt. Durch zahlreiche Projekte in der Aufarbeitung der Anlagenbuchhaltung verfügt Rödl & Partner über Benchmarks in der Aufarbeitung der investiven Maßnahmen. In Stufe 5 und 6 können nun der Ressourcenbedarf für die Aufarbeitung der Anlagenbuchhaltung pro Jahr sowie der Stellenbedarf der Anlagenbuchhaltung ermitteln werden.

Beispielhaft würde dies für eine mittlere Kommune zu folgendem Ergebnis führen:

Zum Vergrößern bitte anklicken

Auf Basis der Stufe 4 wird der Ressourcenbedarf mithilfe der Rödl & Partner Benchmarks ermittelt:

Zum Vergrößern bitte anklicken

Auf Basis der Buchungsanalyse wird deutlich, dass in der beispielhaften Kommune die wesentlichen Arbeiten im Bereich Gebäude liegen. Ein Vollzeitäquivalent entspricht im Beispiel 1.540 Stunden bzw. ca. 193 Personentagen.

In der Praxis handelt es sich jedoch meist nicht nur um ein Jahr, das aufzuarbeiten ist. Meist ist der Jahresabschluss zwei oder drei Jahre im Rückstand. Doch was nützen die Informationen des Jahresabschlusses vor zwei oder drei Jahren im Jahr der aktuellen Haushaltsplanung?

Der aufzustellende Haushaltsplan benötigt die Informationen des Vorjahres. Dies bedeutet, dass die Aufstellung des Jahresabschlusses des Vorjahres im aktuellen Jahr erfolgen muss, um für den Haushaltsplan von Nutzen zu sein. Um dies zu gewährleisten muss nicht nur die Anlagenbuchhaltung der Jahre aufgearbeitet sein. Die Anlagenbuchhaltung muss auch eine organisatorische Verankerung finden.

Qualifizierungskonzept und Aktivierungsrichtlinie/Dienstanweisung Anlagenbuchhaltung

Hierfür benötigen Sie eine adäquate Personalausstattung, die Sie aus der Buchungsanalyse ableiten können. Des Weiteren bedarf es eines intensiven Schulungskonzeptes der kaufmännischen und technischen Bereiche. Insbesondere in der Abgrenzung von Anschaffungs- und Herstellungskosten und Aufwand sowie in der Definition von Vermögensgegenständen ist eine klare Abgrenzung erforderlich. Eine nachhaltige Verankerung einer Dienstanweisung/Anlagenbuchhaltung und eine funktionierende Kommunikation zwischen den Ämtern erfordern hierfür einen gemeinsamen Erarbeitungsprozess. Aus unserer praktischen Erfahrung ist es dafür erforderlich, die ausführenden Akteure je Vermögensbereich (bewegliches Anlagevermögen, Gebäude, Grund und Boden sowie Infrastrukturvermögen) an einen Tisch zu bringen. Im gemeinsamen Gespräch können die Erfordernisse der Anlagenbuchhaltung geklärt, ein gemeinsames Verständnis geschaffen und je Prozessstufe

Planungsprozess,
Bewirtschaftungsprozess,
Bewertungsprozess sowie
Abschlussprozess

die notwendigen Anforderungen über Checklisten und Formulare festgelegt werden.

Es benötigt neben dem Qualifizierungskonzept eine Aktivierungsrichtlinie/Dienstanweisung für die laufende Anlagenbuchhaltung, die die Aktivierung in den Vermögensbereichen Gebäude, Infrastruktur, Grund und Boden, bewegliches Anlagevermögen im Spezifischen regelt.

Zudem muss die Dienstanweisung Grundlagen für die Festlegung von Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten im Planungs-, Bewirtschaftungs-, Bewertungs- und Jahresabschlussprozess beinhalten. Der Aufbau folgender Formulare ist aus unserer Projektpraxis erforderlich:

Liste der Anordnungsberechtigten
Prozessverantwortlichen-Matrix (Verantwortliche Anlagenbuchhaltung)
Planungsprozess:
- Investitionsbeiblatt Hochbau
- Investitionsbeiblatt Tiefbau
- Investitionsbeiblatt Sonstige Maßnahmen
- Veränderungsanzeige Grund und Boden
Bewirtschaftungsprozess:
- Zugangs- und Abgangsanzeige
- Änderungsanzeige Grund und Boden
- Fertigstellungsanzeigen Hochbau nach Vermögensgegenständen bzw. investiven Maßnahmen
- Fertigstellungsanzeigen Tiefbau nach Vermögensgegenständen bzw. investiven Maßnahmen
Bewertungsprozess (Dokumentationsanforderungen):
- Bewertungsrelevante Unterlagen bewegliches Anlagevermögen
- Bewertungsrelevante Unterlagen Gebäude
- Bewertungsrelevante Unterlagen Infrastrukturvermögen
- Bewertungsrelevante Unterlagen Sonstige Vermögensgegenstände
- Vorgabe Bewertungswerkzeuge (einheitliche Bewertung)
Jahresabschluss
- Jahresabschluss-Checkliste

Zudem wird für die laufende Aktivierung der Vermögensgegenstände eine Konkretisierung der Bewertungsrichtlinie erforderlich sein. Hierfür benötigt es folgende Anlagen:

Leitfaden zur Abgrenzung von Gebäudebestandteilen und Außenanlagen von den Betriebsvorrichtungen
Leitfaden zur Abgrenzung Grundvermögen von den Betriebsvorrichtungen
Abgrenzungsleitfaden Gebäude – zur Abgrenzung von Erhaltungsaufwand und Herstellungskosten mit Beispielen
Abgrenzungsleitfaden Infrastrukturmaßnahmen – zur Abgrenzung von Erhaltungsaufwand und Herstellungskosten mit Beispielen

Fazit

Der Aufbau eines modernen Rechnungswesens wird nur möglich sein, wenn auf allen Ebenen und in allen Bereichen das Verständnis für den Umfang und die Intensität der Anlagenbuchhaltung aufgebaut ist bzw. wird. Hierfür benötigt es folgende Schritte:

1.	Verständnis über Umfang, Intensität und Fachwissen auf der Führungsebene
2.	Aufarbeitung von Rückständen in der Anlagenbuchhaltung
3.	Schulung der kaufmännischen und technischen Bereiche
4.	Führung eines gemeinsamen Kommunikationsprozesses zum Aufbau einer Aktivierungsrichtlinie und Dienstanweisung/Anlagenbuchhaltung
5.	Organisatorische Verankerung der Anlagenbuchhaltung