Sparkassen, Geldtransporte und die Überwachungspflichten des Verwaltungsrates der Sparkasse als Aufsichtsgremium

Von Teresa Mertenskötter

veröffentlicht am 3. Juni 2013

Die Branche der Wertdienstleister bietet zwischenzeitlich ein differenziertes Leistungsportfolio an, das sich in der Regel nahtlos in die Geschäftsprozesse der Sparkassen einfügt. In sämtlichen Aufgabengebieten bewegen sich die Wertdienstleister in sensiblen und imagebeeinflussenden Abläufen. Der Artikel erklärt, warum das die Gewährsträger nicht unberührt lassen sollte.

In der Regel bedienen sich die Sparkassen innerhalb ihrer Bargeldlogistik Dritter (sogenannte Wertdienstleister).

So werden die Sparkassen-Filialen und die Geldautomaten mit Bargeld versorgt. Umgekehrt werden Gelder zur Zentralbank transportiert und die Verbuchung sowie der ordnungsgemäße Nachweis sichergestellt. In vielen Fällen erfolgt die Geldbearbeitung und Aufbereitung für die Ver- und Entsorgung in den Produktionsstätten (sogenannte Cash-Center) der Wertdienstleister. Diese Leistungen sind für das Funktionieren einer Sparkasse wesentlich. Sie helfen Kosten zu sparen. Sie entlasten das eigene Personal. Sie prägen aber auch das Image zum Kunden und innerhalb der Branche. Und sie machen abhängig, denn die Bargeldversorgung ist und bleibt ein wesentlicher Bestandteil des Sparkassen-Geschäftsmodells.

Ausgangssituation

Der Teil- oder Komplettausfall eines Wertdienstleisters durch Insolvenz oder andere Ursachen, der Vorfall einer dolosen Handlung oder schlichtweg die ggf. fehlende Sicherheit und gebotene Organisation des Wertdienstleisters bringt die Sparkasse im Ernstfall unter Handlungsdruck und in Erklärungsnot. Handlungsdruck, weil im schlimmsten Falle kurzfristig Ersatz organisiert werden muss. Erklärungsnot, weil im Schadensfall die Frage nach der Aufsichtspflicht gestellt wird und beantwortet werden muss. Und die Wahrscheinlichkeit und Auswirkung steigt mit der Größe der Sparkasse und der Größe des Wertdienstleisters. Ferner droht ein Imageschaden, sollte die Bargeldversorgung der Kunden zeitweise nicht sichergestellt werden können. Dieser kann aufgrund des hohen Anteils der Sparkassen am Versorgungsvolumen signifikant sein. Die Sparkasse dürfte es schwer haben, sich zu exkulpieren und auf die outgesourcte Dienstleistung zu verweisen.

Um diese Abhängigkeit beherrschbar zu machen, hat der Gesetzgeber im Kreditwesengesetz in § 25a „Besondere Sorgfaltspflichten von Instituten” festgelegt, dass Sparkassen ausgelagerte Prozesse so steuern müssen, als wären sie noch Bestandteil des eigenen Unternehmens. Eine Verlagerung der Verantwortung auf einen Wertdienstleister ist nach § 25a KWG nicht möglich. Darüber hinaus sind die Normen der MaRisk (Mindestanforderungen an das Risikomanagement) in ihrer strikten Auslegung zu beachten.

Eine Sparkasse muss abhängig von Art, Umfang, Komplexität und Risikogehalt der Auslagerung von Logistikleistungen auf einen Wertdienstleister angemessene Vorkehrungen treffen, um übermäßige zusätzliche Risiken zu vermeiden. Eine Auslagerung darf weder die Ordnungsmäßigkeit dieser Geschäfte und Dienstleistungen noch die Geschäftsorganisation beeinträchtigen.

Insbesondere muss ein angemessenes und wirksames Risikomanagement durch die Sparkasse gewährleistet sein, das die ausgelagerten Aktivitäten und Prozesse einbezieht. Die Sparkasse bleibt bei einer Auslagerung für die Einhaltung der von ihr zu beachtenden gesetzlichen Bestimmungen vollumfänglich verantwortlich.

Worin besteht die Verbindung zu Ihnen als Kommune?

Das Sparkassengesetz regelt (z.B. in § 15 SpkG NRW), dass der Verwaltungsrat die Richtlinien zur Geschäftspolitik bestimmt und die Geschäftsführung überwacht. Weiterhin bildet der Verwaltungsrat einen Risikoausschuss und erlässt hierzu die Grundsätze zur Risikopolitik und zur Risikosteuerung. Da der Verwaltungsrat in der Regel durch die Trägerkommunen (Rat, Politik, Verwaltung) besetzt wird, zählt diese Überwachungsund Steuerungspflicht in den Pflichtenkanon der Vertreter der Trägerkommunen.

Wie kann Rödl & Partner helfen?

Aus unserer Erfahrung heraus fehlen regelmäßig die für diese Aufgabe relevanten Informationen über den jeweiligen Wertdienstleister, um den gesetzlichen Anforderungen überhaupt gerecht zu werden. Aus diesem Grund haben wir mit unserem Partner PROSERV!CE Dienstleistungsgesellschaft mbH (ein Unternehmen der Sparkassen-Finanzgruppe für die Themenfelder Einkauf, Finanz- und Rechnungswesen und Logistik, www.proservice.de) eine Analyse entwickelt, die die Verwaltungsratsmitglieder bzw. die (Risiko-)Vorstände der Sparkassen befähigt, den jeweiligen Wertdienstleister in Abhängigkeit der spezifischen Logistikleistungen beurteilen zu können.

Der sogenannte PROCheck beinhaltet eine ausführliche Finanzanalyse, eine Geld- und Werttransport Versicherungsvertragsanalyse (GWT-Versicherung) sowie eine organisatorische und technischen Analyse. Er schließt mit einem Analysebericht, der der Sparkasse zur Verfügung gestellt wird. Auf Basis dieses Berichts kann die Sparkasse spezifische Handlungsmaßnahmen entwickeln.

Was genau ist der PROCheck?

Das primäre Ziel von PROCheck ist es, den Verantwortlichen der Sparkasse die notwendigen Informationen an die Hand zu geben, die sie in die Lage versetzen, diese individuelle Beurteilung auf Basis ihrer eigenen, vertraglichen Beziehungen mit dem Wertdienstleister vornehmen zu können.

In der Regel liegen eine Vielzahl von Prüfungsergebnissen aus verschiedensten Prüfungshandlungen (z. B. die Prüfsäulen 1 und 2 des Bundesverbandes Deutscher Geld- und Wertdienste e.V., Revisionen, Prüfungen durch Sachverständige der Geldund Werttransport-Versicherung) vor. Diese Ergebnisse werden im Rahmen der Analyse sinnvoll aufbereitet und zielgerichtet genutzt. Zusätzlich werden der Versicherungsvertrag (mit -bestätigung) sowie die aktuell vorliegende Notfallplanung des Wertdienstleisters bewertet. Darüber hinaus sind Kassenbestandsaufnahmen in den jeweils zuständigen Cash-Centern Bestandteil der Analyse. Im Rahmen des PROChecks werden vor allem risikoreiche Prozessabläufe im Cash-Center überprüft und plausibilisiert. Im kaufmännischen Bereich des Checks zielen die Analysehandlungen und das Going-Concern-Prinzip in erster Linie auf die Feststellung einer ausreichenden Finanzkraft des Wertdienstleisters ab.

Diese Informationen dienen dazu, dass die Sparkassen den gesetzlichen Anforderungen des § 25a KWG sowie den MaRisk gerecht werden können.

Für die Vertreter der Kommune im Verwaltungsrat gilt, die Nutzung dieser Informationen bzw. dieses Instrumentes einzufordern bzw. zumindest anzuregen.

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