Fördermittelmanagement meistern mit dem MittelManager (RECAP MM)

veröffentlicht am 1. Oktober 2024

Die angespannte finanzielle Haushaltslage in vielen Kommunen in Deutschland führt zu Engpässen in der Finanzierung von neuen Projekten. Was also tun, um in Zeiten knapper Kassen nicht auf notwendige Investitionstätigkeiten zu verzichten? Dritt- oder Fördermittelakquise ist zwar als Hilfsmittel in den Kommunen bereits erkannt und wird oft auch politisch eingefordert. Die Verwaltungsstrukturen sind aber häufig wenig professionalisiert und koordiniert.

In Deutschland gibt es aktuell mehrere tausend Förderprogramme, deren Vergabe und Verwaltung durch eine Vielzahl unterschiedlicher Organisationen auf Bundes-, Landes- und Kommunalebene erfolgt. Den Überblick zu behalten, fällt da schon schwer. Alle auf das jeweilige Vorhaben passgenauen Fördertöpfe zu kennen, ist schon nahezu ein Glücksspiel. Zudem sind die Antragsverfahren häufig kompliziert und zeitintensiv, was den Zugang zu den Fördermitteln zusätzlich erschwert. Dezentrale Ablagestrukturen tragen zu ineffizienten Arbeitsabläufen und Informationsverlusten bei, während medienbruchbehaftete Prozesse die Nachverfolgbarkeit und Transparenz der Mittelverwendung beeinträchtigen. Darüber hinaus fehlen zentrale Verantwortlichkeiten und klare Abläufe, was die Koordination und das Management der Fördermittel¹ weiter verkompliziert.

In unserem Artikel „Fördermittelmanagement – Wenn nicht jetzt, wann dann?” ist unsere Kollegin Ina Eichhoff bereits vor Jahren auf dieses Thema und die Problemstellungen intensiv eingegangen. Die Strukturen und Standards werden geschaffen – die zentralen Aufwandstreiber bleiben aber im Rahmen von Such-, Koordinations- und Kommunikationsaufwand bestehen. Was also tun, um diesen Aufwand zu reduzieren?

Projektorientiertes Fördermittelmanagement – Technik als Lösung

Unsere Erfahrungen zu diesem Thema sind in ein Instrument für ein projektorientiertes Fördermittelmanagement eingeflossen. Unser Leitgedanke war dabei das Vorhaben, in jeder Phase des Projektes bei der Kommune oder öffentlichen Einrichtung mit unserer Software-Lösung zu unterstützen und dabei den Such-, Koordinations- und Kommunikationsaufwand für die Projektbeteiligten zu reduzieren. Dazu haben wir das Fördermittelmanagement in die typischen 5 Phasen eines Fördermittelprojekts unterteilt:

Phase 1/Auswahl von geeigneten Förderprogrammen für das jeweilige Projekt: Das Tool ermöglicht im Sinne einer Metasuchmaschine Förderprogramme auf unterschiedlichen Ebenen (Landes-, Bundes- und EU-Ebene nach festgelegten Schlagworten zu durchsuchen und schlägt Förderprogramme vor. Mit der Zuordnung zum jeweiligen Projekt werden Informationen und Unterlagen zum Förderprogramm regelmäßig aktualisiert und im Tool abgelegt, um die aktuell gültigen Vorgaben im Blick zu haben. Das System führt die Recherche selbstständig weiter und informiert die Projektmitglieder aktiv über neue passgenaue Förderprogramme. Damit bleiben Sie auch während der Projektlaufzeit über aktuelle Fördermöglichkeiten auf Stand.
Phase 2/Gemeinsame Antragstellung und zentrale Antragsverwaltung: Anträge können gemeinsam in einem Dokument bearbeitet werden. Dadurch entfällt „das Verheiraten” von Zulieferungen der Beteiligten. Fragen, Rückmeldungen etc. zu den einzelnen Antragsständen können zentral abgelegt werden. Den vorstehenden Anmerkungen des BVerwGs entsprechend stellt der HessVGH in seiner nun zweiten Entscheidung in gleicher Sache eng auf den für die Bemessung von Verbrauchsgebühren maßgeblichen § 10 Abs. 1 HessKAG ab.
Phase 3/Zentrale Daten für die Abrechnung zusammenführen: Das System informiert die Projektbeteiligten automatisch und rechtzeitig über einen bevorstehenden Mittelabruf nach Mittelabrufplanung. Die Verwendungsnachweise zu den jeweiligen Programmen können als bearbeitbare Formatvorlage hinterlegt werden und werden automatisch vorbefüllt.
Phase 4/Auswirkungen sichtbar machen: Änderungen im Projekt (Zeit, Kosten, Inhalt) können Auswirkungen auf die Förderfähigkeit und die Förderzusagen haben. Bedingungen und Vorgaben für die jeweiligen Programme können hinterlegt werden. Änderungen im Projekt können aufgenommen und bewertet werden (systemseitige Unterstützung) und Risiken können identifiziert werden.
Phase 5/Fördermittelcontrolling über die gesamten Projekte und die einzelnen Förderprogramme: Hier wird die Mittelabrufplanung mit dem tatsächlichen Mittelabruf verbunden und aus zentraler Sicht ein individueller Gesamtüberblick für die Steuerung geschaffen. Ein tiefergehender Einblick in die einzelnen Projekte und Programme ist dabei ebenso möglich. Mithilfe einer Schnittstelle in das ERP-System (SAP etc.) sind Einblicke bis in den Zahlungseingang dokumentiert. Dokumenten-Management-Systeme (DMS) können bidirektional an die Softwarelösung angebunden werden.

Grundsätzlich bietet das Tool folgende Hauptfunktionalitäten an, die den Such-, Koordinations- und Kommunikationsaufwand reduzieren:

Einheitliche und effiziente Arbeitsprozesse im Rahmen der Projektarbeit
Such- und Meldefunktion zu den angelegten Projekten über geeignete (neue) Förderprogramme
Erinnerungsfunktion an anstehende Fristen (Antragsfrist, Zeitpläne für interne Aufgaben)
Gemeinsame Erstellung von individualisierbaren Berichten für Verwendungsnachweise
Zentrale Dokumentenablage und -verwaltung
Zentrale Steuerung und Überwachung der Förderprojekte mittels Dash-Boards
Individuelle Unterstützung bei aufkommenden Fragen entlang des kompletten Prozesses

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Die individuelle Ausgestaltbarkeit der einzelnen Module ermöglicht eine zielgerichtete und integrierte Lösung in Ihrer Kommune. Das User-Interface kann Ihren Wünschen entsprechend angepasst werden, um ein einheitliches Bild für die Anwender zu gewährleisten.

Verschaffen Sie sich einen Einblick – Sprechen Sie uns an

Wenn wir Ihr Interesse geweckt haben und Sie sich den MittelManager genauer ansehen wollen, kontaktieren Sie uns gern.

Wir unterstützen Sie außerdem auch gern beim Aufbau und der Konzeption eines zentralen Fördermittelmanagements. Für ein ausführliches Gespräch über Ihre individuellen Anforderungen stehen wir Ihnen gern zur Verfügung. Sprechen Sie uns an!

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¹ Fördermittelmanagement – Wenn nicht jetzt, wann dann? | Rödl & Partner