Automatisierung von Förderanträgen mittels No-Code/Low-Code – Ein Quantensprung für öffentliche Verwaltungen

veröffentlicht am 1. Oktober 2024

Zwar schreitet die Digitalisierung in der öffentlichen Verwaltung kontinuierlich voran, doch viele Behörden stehen immer noch vor der Herausforderung, langwierige und ressourcenintensive Prozesse effizienter zu gestalten. Dies gilt vor allem bei solchen Aufgaben, die nicht in den eingesetzten Fachverfahren abbildbar sind. Die Bearbeitung von Förderanträgen ist dabei in mehrfacher Hinsicht ein besonders kritischer Bereich und zählt zu den eben genannten Aufgaben: Der manuelle Aufwand zur Prüfung und Genehmigung von Anträgen bindet nicht nur erhebliche personelle Ressourcen, sondern erhöht auch die Fehleranfälligkeit und die Bearbeitungszeiten. In diesem Kontext bieten No-Code/Low-Code-Plattformen (NLC-Plattformen) eine vielversprechende Lösung. Diese Technologie ermöglicht es, Arbeitsabläufe zu automatisieren und digitale Lösungen zu schaffen, ohne dass tiefgehende Programmierkenntnisse und langwierige Entwicklungsprojekte erforderlich sind.

Wir verbessern Ihre Prozesse innerhalb kurzer Entwicklungszeiträume

Vielerorts gibt es im Kontext der Förderanträge etablierte Abläufe, die lediglich in digitalen Workflows abgebildet werden müssen.

Darum kümmern wir uns für Sie. Wir setzen Ihre Abläufe in maßgeschneiderten digitalen Workflows für Sie um, die sowohl mit bestehenden Softwarelösungen verzahnt werden als auch als Anlaufstelle für externe Akteure angewendet werden können. Natürlich geben wir Ihnen im Rahmen der Umsetzung auch nützliche Tipps für eventuelle Optimierungen in den Abläufen an die Hand, über die Sie vor der Umsetzung entscheiden können. Sehen wir uns die einzelnen Schritte an:

Automatisierung von Förderanträgen

Die Bearbeitung von Förderanträgen ist ein idealer Anwendungsfall für den Einsatz von No-Code/Low-Code-Plattformen. Die herkömmliche Bearbeitung von Anträgen umfasst eine Vielzahl von Schritten, darunter die Antragseinreichung, Überprüfung der Unterlagen, Genehmigung durch verschiedene Abteilungen und letztlich die Freigabe der Mittel. Jeder dieser Schritte kann durch automatisierte Workflows unterstützt oder vollständig automatisiert werden.

Antragseinreichung und Validierung: Mithilfe von NLC-Plattformen können Online-Formulare erstellt werden, die die Antragsdaten strukturiert erfassen und sofort validieren. Fehlerhafte oder unvollständige Anträge werden automatisch zurückgewiesen oder zur Korrektur an den Antragsteller zurückgesendet.
Workflow-Automatisierung: Der gesamte Prüfprozess kann durch einen automatisierten Workflow unterstützt werden. Die Plattform verteilt Aufgaben an die zuständigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter oder Abteilungen, basierend auf den spezifischen Anforderungen und Zuständigkeiten. Es können sogar Prozesse voll automatisiert ablaufen, ohne dass ein Mitarbeitender eingreifen muss.
Integration und Datenzugriff: Die Integration in bestehende Systeme (z. B. CRM, ERP, Dokumentenmanagement) ermöglicht es, auf relevante Daten zuzugreifen und diese in den Genehmigungsprozess einzubinden. Dadurch werden Doppeleingaben vermieden und die Datenqualität verbessert.
Genehmigung und Freigabe: Genehmigungsprozesse können durch automatisierte Regelwerke beschleunigt werden. So können z. B. kleinere Anträge ohne menschliches Eingreifen bearbeitet werden, während komplexere Fälle einer manuellen Prüfung unterzogen werden.
Transparenz und Nachvollziehbarkeit: Alle Schritte werden dokumentiert, sodass jederzeit nachvollziehbar ist, welcher Antrag sich in welchem Bearbeitungsstadium befindet und wer für die nächste Entscheidung verantwortlich ist.

Vorteile für die öffentliche Verwaltung

Die Einführung von NLC-Plattformen zur Automatisierung der Förderantragsbearbeitung bietet für öffentliche Verwaltungen erhebliche Vorteile:

Vollständige Migration der bestehenden Daten. Ob physisch oder digital in Excel und Co., wir integrieren Ihre bereits vorhandenen Daten von Anfang an in das System, damit der volle Nutzen sofort spürbar wird.
Reduzierte Bearbeitungszeiten: Durch die Automatisierung können Anträge um rund 50 Prozent schneller bearbeitet und genehmigt werden, was die Zufriedenheit der Antragsteller erhöht.
Fehlerreduktion: Automatisierte Prozesse minimieren die Fehleranfälligkeit, die durch manuelle Eingaben entsteht. Dadurch können die Fehlerquoten auf ein Minimum gesenkt werden. Ebenfalls ist eine vereinfachte Prüfung nach den internen Kontrollsystemen der jeweiligen Verwaltung möglich.
Kostenersparnis: Die Reduktion von manuellen Tätigkeiten senkt die Personalkosten und schafft Freiräume für wertschöpfendere Aufgaben. Ebenso kann mittels der NLC-Plattformen die Vielfalt der Softwarelösungen reduziert werden. Das spart viele Lizenzkosten ein.
Erhöhte Transparenz: Automatisierte Workflows und Reporting-Funktionen sorgen für mehr Transparenz und erleichtern die Überwachung der Prozesse. Ebenfalls ist durch die medienbruchfreie Bearbeitung eine revisionssichere Nachvollziehbarkeit des Falles möglich.

Fazit

Wir heben Ihre Bearbeitung von Förderanträgen auf das nächste Level. Hierdurch können Sie Effizienzen steigern, Kosten senken und gleichzeitig den Service für die Bürgerinnen und Bürger spürbar verbessern.

Wir bieten Ihnen die Realisierung von erheblichen Potenzialen, den digitalen Wandel in Ihrer Verwaltung weiter voranzutreiben und damit den Forderungen des Onlinezugangsgesetzes gerecht zu werden.

Solche digitalen Workflows haben wir bereits bei mehreren Mandanten im Einsatz und konnten bisher deutlich Effizienzen (bis zu 50 Prozent der Bearbeitungszeit) im täglichen Arbeitsablauf verbessern. Dadurch waren die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zufriedener, weil sie sich vermehrt auf die eigentliche Bearbeitung konzentrieren konnten.

Möchten auch Sie zu dem Teil der Mandanten gehören, die das Potenzial ihrer Prozesse tatsächlich realisieren können, dann kontaktieren Sie mich sehr gern.