Professionelles Mietvertragsmanagement durch unsere neue App

veröffentlicht am 1. Juli 2024

Worin liegen die Herausforderungen im Mietvertragsmanagement von öffentlichen Gebietskörperschaften?

Öffentliche Gebietskörperschaften verfügen nach wie vor über eine Vielzahl an Immobilien. Das Nutzungsportfolio ist breit gefächert. Dabei kann es sich um eigene oder angemietete Gebäude handeln. Teilweise wird der eigene Immobilienbestand auch untervermietet (z. B. im universitären Umfeld).

Das professionelle Management dieses Immobilienbestands macht eine Verbindung von rechtlichem, wirtschaftlichem und technischem Wissen erforderlich. Die Verbindung dieser Kompetenzfelder stellt sich in der öffentlichen Praxis häufig folgendermaßen dar:

Unvollständige und nicht aktuelle Informationen über bestehende Vertragsverhältnisse in unterschiedlichen Bereichen innerhalb der Verwaltung
Unvollständige Informationen zu bestehenden Vertragsverhältnissen (u. a. Stammdaten, Vertragslaufzeiten, Ergänzungsvereinbarungen, Schriftverkehr)
Vielzahl an unterschiedlich beteiligten Einheiten
Medienbruchbehaftete Prozesse und unterschiedliche Ablagestrukturen
Fehlende klare und einheitliche Standards bei der Erstellung von Miet- und Untermietverträgen (Risiken hinsichtlich der Rechtskonformität)
Unstrukturierte Schadensmeldungen führen zu Mehraufwendungen in der Beseitigung der Schäden
Mangelnde Übersicht über anstehende Fristen, was eine effiziente Verwaltung erschwert.

Insgesamt führen die genannten Punkte zu nicht funktionalen Prozessen, unnötig gebundenen Kapazitäten (Suchaufwand, Mehrfachbefassung etc.) und Mehrkosten (Personalbindung, Kosten für Schadensregulierung etc.).

Unsere Erfahrungen in der Prozessaufnahme im öffentlichen Immobilienmanagement haben gezeigt, dass die Abläufe im Vertragsmanagement sich immer wieder an der gleichen Struktur orientieren:

Anliegen melden: Eine Schadensmeldung geht ein oder eine Frage zu einem aktuellen Mietverhältnis wird gestellt
Daten sichten und auswerten: Aktuellen Mietvertrag heraussuchen und entsprechende Regelungen finden und bewerten
Dokument gestalten: Eine Schadensmeldung an den Vermieter oder einen Mietvertrag erstellen
Vorgang ablegen: Nutzen des Vorgangs für künftige Anliegen

Eine für Sie passgenaue Antwort auf diese Herausforderungen ist unerlässlich für sämtliche Entscheidungen im Zusammenhang mit Ihren Immobilien. Warum nicht also diese Abläufe mit aktuellen technischen Möglichkeiten verbinden und verbessern?

Was bietet unsere modulbasierte Lösung

Als Antwort auf diese Herausforderungen bieten wir eine modulbasierte Anwendung. Unsere Lösung beinhaltet folgende Funktionalitäten:

Das flächenorientierte System vereinheitlicht die Informationsbereitstellung und ermöglicht eine klare Zuordnung von zusammengehörenden Informationen und Dokumenten.
Die intelligente Informationsbereitstellung ermöglicht eine Stichwortsuche in den bestehenden Mietverträgen, Ergänzungsvereinbarungen und Korrespondenz.
Durch die Erfassung von anstehenden Fristen können Sie automatisch benachrichtigt werden, sobald Handlungsbedarf besteht.
Die Software ermöglicht bei strittigen rechtlichen Fragen eine juristische Beratung durch uns (via Rückfrage-Funktion).
Ein weiterer Bestandteil der Modullösung ist die Möglichkeit, standardisierte und rechtssichere (Miet-)Verträge und Schreiben zu erstellen. Mittels Formulargenerator (bestehend aus Formularstandards und standardisierten Textfeldern) können diese fragengestützt erstellt werden.
Freigabe- und Kommunikationsprozesse (Vertragsunterzeichnung und Schadensmeldungen an den Vermieter) sind integriert, um Medienbrüche vollständig zu vermeiden.

Die individuelle Ausgestaltbarkeit der einzelnen Module ermöglicht eine zielgerichtete und integrierte Lösung in ihrer Gebietskörperschaft. Das User-Interface kann Ihren Wünschen entsprechend angepasst werden, um ein einheitliches Bild für die Anwender zu gewährleisten.