Blickpunkt Betriebs-/Nebenkostenumlage im Spannungsfeld zwischen FM-Vertrag und Mietvertrag

veröffentlicht am 02. November 2020

Die weit überwiegende Anzahl der Betriebskostenabrechnungen – auch und gerade im gewerblichen Bereich – halten einer detaillierten Prüfung nicht stand. Häufig wurde schon bei der Beauftragung der Gebäudemanagementleistungen oder bereits bei der Planung und Errichtung des Gebäudes versäumt, die richtigen Voraussetzungen für eine möglichst umfassende und rechtssichere Umlegbarkeit der Betriebskosten auf Mieter und Nutzer zu schaffen. Dabei wäre die Abstimmung an dieser Stelle leicht möglich.

Die Verwaltung und Bewirtschaftung von Immobilienbeständen ist für deren Erhaltung und Erzielung der geplanten Renditen von zentraler Bedeutung. Wesentlich ist einerseits die Einhaltung aller gebäude- und betriebsbezogener Normen (der Betreiberverantwortung), andererseits aber auch die Verwaltung der Nutzungsverträge meist in Form von Mietverträgen. Mietverträge sind für die Eigentümer und die Mieter wirtschaftliche Assets. Sie begründen – wenn alles richtig gemacht wurde – langjährige Rechtsbeziehungen, unterliegen aber zugleich auch einem großen Wandel.

Die Wirklichkeit

Im Rahmen unserer Beratungen stellen wir immer wieder fest, dass sich diejenigen Entscheider, die die technische Bewirtschaftung des Gebäudes in tatsächlicher und/oder rechtlicher Hinsicht verantworten, mit denjenigen Entscheidern, die die Nutzungsverträge des Objektes verantworten, nicht absprechen oder die Verträge aufeinander abstimmen. Bei der Erstellung eines FM-Dienstleistungsvertrages verwenden die Vertragsparteien viel Zeit darauf, das zugrundeliegende Leistungsverzeichnis und die darin beschriebenen Tätigkeiten abzustimmen und zum Vertragsinhalt zu machen. Hierbei werden Begriffe und Leistungsinhalte definiert und beschrieben. Im besten Fall schaffen es die Vertragsparteien, ohne Lücken oder Unklarheiten ein ganzheitliches Betreuungskonzept für die betroffene Immobilie zu erstellen. Hierbei greifen die Parteien dieser Vertragsverhältnisse zumeist auf Begriffsdefinitionen aus technischen Regelwerken zurück, die den auszuführenden Leistungen und daraus folgenden Tätigkeiten zugrunde liegen.

Die Ersteller der Nutzungsverträge hingegen vertrauen bei der Vereinbarung der Nebenkostenabrede mit dem Nutzer meist auf juristisch vorgegebene Klauselwerke und innerhalb derer verwendete Begriffsbestimmungen oder Definitionen (meist unter Hinweis auf die Betriebskostenverordnung).

Dabei ist es dann rein zufällig, dass die im Leistungsverzeichnis des FM-Vertrages vereinbarten Tätigkeiten (und die daraus entstehenden Kosten) mit den in den Klauselwerken und Definitionsnormen des Mietrechtes übereinstimmen. Genauso wahrscheinlich ist es aber, dass auszuführende Tätigkeiten entweder nicht oder nicht so mit den Begriffsbestimmungen des Mietrechtes zusammenpassen. Exemplarisch lässt sich das an dem Betriff der „Instandhaltung“ festmachen. Während die technische Seite hier meist die Begriffe nach der DIN 31051 versteht, ist für die Rechtsprechung „Instandhaltung“ lediglich eine solche Tätigkeit, die das Entstehen von Mängeln verhindert. Erinnert sei hier an die obergerichtlichen Urteile zur „Dachrinnenreinigung“.

Für jeden Juristen ist es ein Leichtes, diese Schnittstellen ohne detaillierte Kenntnis vom Objekt und dessen Besonderheiten zu erkennen und im Angriff auf die erstellte Abrechnung zu verwenden. Würde der die Abrechnung prüfende Jurist auch noch die Besonderheiten und Kniffe des Gebäudes kennen oder sich – was meist fahrlässig nicht geschieht – damit vertraut machen, könnte er noch viel mehr einhaken.

Die Vorstellung

Egal, von welcher Seite man die Betrachtung beginnt, liegt die Lösung in einer durchgezogenen Kette. Entweder alle an der Nutzung der Immobilie Beteiligten passen die Nutzungsverträge an die abzuleistenden Tätigkeiten zum Gebäudebetrieb an oder die Tätigkeitsbeschreibung (und mit ihr deren Ausführung) wird an die vorhandenen Begriffsbestimmungen der Klauselwerke und Definitionsnormen angepasst. Beides setzt aber voraus, dass die Entscheider der technischen Seite und die der kommerziellen Seite einander kennen und auf die Expertise des jeweils anderen vertrauen. So können die Probleme der einen Seite von der anderen Seite verstanden und in einem gemeinsamen Verständnis umgesetzt werden.

Sind dann die Tätigkeiten im Leistungsverzeichnis mit dem Betriebskostenkatalog des Mietvertrages abgestimmt, wird es dem mit der konkreten Immobile nicht vertrauten Juristen äußerst schwerfallen, Lücken zu finden, wegen derer er die erstellte Abrechnung anfechten kann.

Unter Umständen, dies ist aber auch eine finanzielle Frage, kann man sogar die (verbrauchsunabhängigen) Leistungen so eingrenzen, dass es gelingt, diese über Pauschalen zu erfassen. Damit bleibt für Angriffe auf die Abrechnung kein Raum.

Fazit

Das Schaffen von zusätzlichen Problemen gelingt meist unerkannt, dafür aber effektiv. Im Anschluss ist es bei bestehenden Vertragsverhältnissen oftmals unmöglich oder mit hohem kommerziellen Aufwand verbunden, die Ursachen zu beseitigen. Dies ließe sich dann verhindern, wenn bei Beginn einer Nutzung und dem Betrieb des Gebäudes und jeder wesentlichen Veränderung der Nutzung oder dem Betrieb, die technischen Verantwortlichen mit den für die kaufmännischen Themen Verantwortlichen einmal zusammen an einem Tisch sitzen und für ein gleichlautendes Begriffsverständnis sorgen. Hierzu ist es erforderlich, einen Berater an der Hand zu haben, der beide Welten miteinander verbinden kann.