Corona und warum sich die Branche so schwertut, Chancen zu ergreifen

​veröffentlicht am 03. August 2020

Unzählige Beiträge in den letzten Monaten haben uns suggeriert, dass die Pandemie auch eine Chance bietet, eingeschwungene Zustände zu hinterfragen und Fehlentwicklungen der letzten Jahre zu korrigieren. Kaum zeigen sich – vorübergehend – erste Lockerungen, scheint der reflektierte Umgang mit der Krise Geschichte und althergebrachtes Verhalten wird ohne Weiteres wieder zur Norm. Das gilt auch für die FM-Branche und das Thema Betreiberverantwortung. Im FM wird sehr viel Geld unnötigerweise ausgegeben, weil nicht ausreichend reflektiert wird, was wirklich erforderlich ist und was nicht. Dafür wird an anderer Stelle unangemessen gespart und ein nachhaltiger Umgang mit den Immobilien behindert. Darin liegen erhebliche wirtschaftliche Potenziale, die gerade während der Krisenbewältigung einen sinnvollen Beitrag leisten könnten. Leider ergreifen zu wenige Auftraggeber diese Chancen – noch.

Anlass für diesen Beitrag ist einmal mehr eine sehr aktuelle FM-Ausschreibung eines von der Corona-Krise stark betroffenen Unternehmens, bei der die VDMA-Reihe 24186 zum Gegenstand der Beauftragung gemacht werden soll. Für die dort beschriebenen Tätigkeiten im Leistungsverzeichnis, das der Kalkulation durch die Bieter zugrunde gelegt werden soll, wurde mit wenigen Ausnahmen ein Turnus von einmal jährlich hinterlegt. Die Rückfrage beim Auftraggeber genauso wie beim eingeschalteten FM-Consultant dazu hat ergeben, dass dies die VDMA-Einheitsblätter so vorgäben. Wahr ist, dass die VDMA-Einheitsblätter umfangreich und für die Praxis sehr wertvoll die bauteilbezogenen Tätigkeiten bei der Wartung von technischen Anlagen beschreiben und empfehlen, diese allerdings entweder „periodisch” oder in manchen Fällen „bei Bedarf” auszuführen. Die Vorgabe, etwas einmal jährlich zu warten, findet sich in keinem Blatt dieser Reihe.

Die Praxis der FM-Consultants hat daraus dennoch seit langem „periodisch = 1x jährlich” und in der Regel „bei Bedarf = alle 2 Jahre” gemacht. Entsprechend wird angeboten, beauftragt und bezahlt. Gerade in wirtschaftlich schlechten Zeiten drängt es sich deshalb doch auf, zu hinterfragen, ob diese Vorgaben wirklich zwingend und/oder technisch sinnvoll sind. Gelingt es, die Wartungshäufigkeit auch nur in bestimmten Bereichen zu reduzieren, schlägt diese Entscheidung unmittelbar auf die anfallenden Kosten beim Gebäudebetrieb durch und zeigt sofort die betriebswirtschaftlich zum Teil händeringend gesuchten Effekte. Das ist fast schon zu schlicht, um nicht unmittelbar zu überzeugen. Bei einigen Auftraggebern werden solche Überlegungen seit Langem angestellt, die daraus resultierenden Erkenntnisse in der Praxis umgesetzt und regelmäßig überprüft.

Jeder FM-Dienstleister hat solche Kunden, aber die große Masse der Auftraggeber wagt sich bislang nicht an diese Themen heran. Es muss also hinterfragt werden, welche Hürden dennoch in weiten Teilen der Branche für solche Überlegungen bestehen.

„Wissen macht Ah!”

Was die beliebte Kinder-Sendung des WDR seit 2001 spielerisch vermittelt, gilt auch für den Umgang mit einer effizienten und effektiven Umsetzung der Anforderungen an die Wahrnehmung der Betreiberverantwortung. Die erste Hürde für eine differenzierte Betrachtung der Wartungsintervalle ist deshalb häufig die fehlende Expertise im Umgang mit dem technischen Regelwerk und dem gesamten regulatorischen Rahmen, der die Wahrnehmung der Betreiberverantwortung beschreibt.

Fehlende Expertise führt zu Unsicherheit und Unsicherheit führt oft zu überzogenen Reaktionen. Diese menschliche Verhaltensweise konnten wir gerade während der Pandemie am Beispiel der Versorgung mit Klopapier sehr eindrucksvoll studieren. In der FM-Praxis führt diese Unsicherheit zu der Beauftragung einer jährlichen Wartung, weil man „damit sicher nichts falsch macht”. Andererseits erleben wir tatsächlich regelmäßig einen Aha-Effekt, wenn sich die Gelegenheit bietet, das zugegebenermaßen komplizierte Konstrukt der Compliance im Gebäudebetrieb zu erläutern und gezielt für einen differenzierten Ansatz bei der Umsetzung zu werben.

Es ist den FM-Abteilungen insoweit kein Vorwurf zu machen. Meist sind durch unnötige Sparrunden in den letzten Jahren, Kapazitäten aus diesen Zentralfunktionen abgezogen oder zusätzliche Aufgaben dort verortet worden, die eine intensive, differenzierte Beschäftigung mit den externen Vorgaben und ihrer Verbindlichkeit kaum möglich machen. Da ist es sehr nachvollziehbar, wenn die FM-Abteilung dem vereinfachenden Vorschlag des Consultants (alles einmal jährlich) folgt, und so schneller zum Ziel kommt, mit einer Ausschreibung auf den Markt gehen zu können.

Verbindliche Vorgabe vs. Herstellervorschrift

Ein Argument, mit dem man sich insoweit befassen muss, sind die Herstellervorschriften. Deren Vorgaben einzuhalten, kann aus unterschiedlichen Gesichtspunkten heraus sehr empfehlenswert sein. Sowohl die Verlängerung der Gewährleistung als auch die Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen hängt davon in Teilen ab.

Aber auch hier gilt, dass die optimale Lösung in einer differenzierten Betrachtung liegt. Technische Anlagen, die neu verbaut sind oder für das Kerngeschäft eines Unternehmens eine zentrale Bedeutung haben, sind sicher anders zu beurteilen, als technische Anlagen außerhalb der Gewährleistung oder in weniger relevanten Bereichen. Die Krux liegt in vielen Unternehmen darin, dass die Herstellervorschriften nicht bekannt sind.

Kaum ein Auftraggeber hat die Vorgaben oder Empfehlungen eines Herstellers in einer Datenbank abgelegt
und kann im besten Fall sogar in Abhängigkeit vom Lebenszyklus damit eine sachgerechte Steuerung des Aufwands vornehmen. Gespräche mit Technikern zeigen aber auch, dass das für einen ersten Schritt womöglich nicht erforderlich ist. Es wäre schon sehr viel gewonnen, wenn technische Expertise und juristische Einordnung bestimmter Anforderungen im konkreten Einzelfall für Optimierungen genutzt werden könnten.

Einfach machen!

Was zunächst etwas abstrakt und theoretisch klingt, ist für die praktische Umsetzung sehr gut geeignet. Im Umgang mit den Blättern der vorgenannten VDMA Reihe bietet es sich zum Beispiel an, nachdem die rechtliche Verbindlichkeit dieser Blätter (Konformitätslevel 3) geklärt ist, mit einem technisch versierten Ansprechpartner einzelne Schwerpunktbereiche zu identifizieren, die sich für eine Verlängerung von Wartungsintervallen anbieten. Sobald diese Bereiche aus technischer Sicht identifiziert sind, sollte geprüft werden, ob aus anderen Gründen (z. B. wegen anderer – tatsächlich verbindlicher – Vorgaben oder unternehmerischer Interessen) an dem bisherigen Turnus festgehalten werden sollte. In einem dritten Schritt sollte dann diskutiert werden, wie man die Auswirkungen einer Turnusverlängerung am besten beobachten und messen kann, um gegebenenfalls wieder gegensteuern zu können, wenn sich zum Beispiel unerwünschte Funktions- oder Performanceveränderungen einer Anlage zeigen. Diese Routine kann sehr
ausgewählt eingesetzt und dadurch können ohne Weiteres sog. „Quickwins” für den Auftraggeber erzielt werden. Die meisten FM-Verträge kennen Klauseln zur Anpassung des Leistungssolls durch den Auftraggeber, sodass auch im laufenden Vertragsverhältnis insoweit keine größeren Hürden für eine Weiterentwicklung bestehen.