Jahresabrechnung – Was Eigentümer und Verwalter wissen müssen!

veröffentlicht am 3. Februar 2025

Die Jahresabrechnung stellt einen zentralen Eckpfeiler der finanziellen Verwaltung und Transparenz dar, der nicht nur von großer praktischer Bedeutung für die wirtschaftliche Stabilität der Gemeinschaft ist, sondern auch eine rechtlich komplexe Materie bildet. In der Welt der Wohnungseigentümergemeinschaften kann die Jahresabrechnung daher der Schlüssel zu finanzieller Transparenz oder der Auslöser für hitzige Streitigkeiten sein. Doch was steckt wirklich hinter den Zahlen? Die Jahresabrechnung kann sowohl den Verwalter als auch den Eigentümer vor vielfältige Herausforderungen stellen und erfordert ein tiefgreifendes Verständnis der gesetzlichen Grundlagen, der aktuellen Rechtsprechung sowie der spezifischen Anforderungen an Inhalt, Form und Fristen.

Gesetzliche Grundlage

§ 28 Abs. 2 WEG verpflichtet den Verwalter nach Ablauf des Kalenderjahres eine ordnungsgemäße Abrechnung über den Wirtschaftsplan (Jahresabrechnung) vorzulegen. Die Abrechnungspflicht umfasst sowohl die Gesamtabrechnung als auch die Einzelabrechnung. Grundlage der Einzelabrechnungen ist eine ordnungsgemäße Gesamtabrechnung. Die Gesamtabrechnung soll den Eigentümern einen Überblick über die tatsächlichen Ausgaben und Einnahmen der Wohnungseigentümergemeinschaft im Zeitraum zwischen dem 1.1. und dem 31.12. und damit über das tatsächlich vorhandene Vermögen der WEG vermitteln.

§ 16 WEG bestimmt die anteilige Verteilung von Einnahmen und Kosten auf die Eigentümer.

Frist und Inhalt

Die Jahresabrechnung sollte innerhalb von sechs Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums erstellt werden. Doch Vorsicht! Eine verspätete Abrechnung ist nicht automatisch ungültig. Sie kann jedoch zu Schadensersatzansprüchen gegen den Verwalter führen.

Die Jahresabrechnung muss vollständig, übersichtlich und nachvollziehbar sein. Sie sollte Angaben über die Höhe der Rücklagen, Kontostände am Anfang und Ende des Wirtschaftsjahres sowie geleistete und geschuldete Zahlungen zur Erhaltungsrücklage enthalten. Die Gemeinschaft und der Abrechnungszeitraum müssen richtig bezeichnet sein. Die Gesamt- und die Einzelabrechnung müssen deutlich unterscheidbar voneinander hervorgehen. Zur Überprüfung der Gesamtabrechnung müssen die Kontostände unter Bezugnahme auf die Bank und alle Kontonummern zum 1.1. und zum 31.12. angegeben werden. Sollte das Saldo der dargestellten Einnahmen und Ausgaben in diesem Zeitraum und das Saldo der Kontostände zum 1.1. und zum 31.12. nicht identisch sein, ist Vorsicht geboten. Zu prüfen ist, ob der Verwalter unzulässige Abgrenzungen vorgenommen hat. Dies ist der Fall, wenn Zahlungsvorgänge, die außerhalb des Jahreszeitraumes getätigt wurden, in die Einnahmen und Ausgaben hineingebucht werden.

Eine Besonderheit gilt für die Abrechnung der Heiz- und Warmwasserkosten. Gemäß der Heizkostenverordnung müssen diese anteilig nach Verbrauch abgerechnet werden.

§ 259 BGB liefert ergänzend allgemeine Grundsätze zur Aufstellung einer geordneten Abrechnung aller Einnahmen und Ausgaben sowie zur Vorlage der zugehörigen Belege. Danach muss der Verwalter eine geordnete Zusammenstellung der Einnahmen und Ausgaben vornehmen und die zugehörigen Belege vorlegen. Mit dem Anspruch auf Rechnungslegung korrespondiert der Anspruch der Gemeinschaft auf Belegeinsicht.

Neue Rechtslage seit 2020: Wer haftet wem?

Mit der WEG-Reform 2020 hat sich ein entscheidender Punkt geändert: Der Verwalter ist nun nur noch der Gemeinschaft als Ganzes zur Erstellung der Abrechnung verpflichtet, nicht mehr den einzelnen Eigentümern. Dies hat weitreichende Konsequenzen für die Haftung und die Möglichkeiten der Eigentümer, gegen fehlerhafte Abrechnungen vorzugehen.

Rechtliche Tipps

Für Hausverwaltungen:

Alle relevanten Daten sollten über das ganze Jahr gut gepflegt werden.
Die Abrechnung sollte fristgerecht und vollständig erfolgen.
Unberechtigt getätigte Ausgaben sollten auch in die Abrechnung eingestellt werden, da es auf die tatsächlichen Zahlungen ankommt.
Bei berechtigten Zweifeln sollte die Abrechnung nicht zur Beschlussfassung vorgelegt werden, ohne diese vorher gründlich zu überprüfen.

Für Eigentümer:

Die Abrechnung sollte sorgfältig auf Vollständigkeit und Plausibilität geprüft werden.
Bei Zweifeln sollte der Verwalter vor der Beschlussfassung zunächst außergerichtlich zur Berichtigung aufgefordert werden.
Sofern die Fehler in der Abrechnung nicht behoben werden, haben Eigentümer das Recht, innerhalb eines Monats (!) nach der Beschlussfassung Anfechtungsklage zu erheben. Wird die Frist versäumt, hat dies den Verlust der Anfechtungsbefugnis zur Folge und der Beschluss wird bestandskräftig.

Fazit

Die Jahresabrechnung in Gemeinschaften der Wohnungseigentümer ist ein rechtlich komplexes Thema. Sie dient der Kontrolle des Verwalters und der Feststellung der Beitragspflichten der Eigentümer. Eine ordnungsgemäße Erstellung und sorgfältige Prüfung sind essenziell, um rechtliche Konflikte zu vermeiden. Im Streitfall können fehlerhafte Abrechnungen und darauf basierende Beschlüsse angefochten werden, wobei die Kosten bei nachgewiesenen Fehlern dem Verwalter auferlegt werden können. Es ist daher für alle Beteiligten ratsam, die rechtlichen Anforderungen genau zu beachten und im Zweifelsfall rechtlichen Rat einzuholen.