Interview mit Roland Schneider von Rödl & Partner

​veröffentlicht am 22. September 2020

Herr Schneider, Sie sind Experte in der Beratung von Pflegeheimen. Mit welchen Problemstellungen sehen Sie die Geschäftsführungen am häufigsten konfrontiert?

Aus der übergeordneten Perspektive erkennen wir, dass sich die Pflegeheime immer mehr im Markt- und Leistungswettbewerb befinden. Zwar sind die meisten Einrichtungen gut repräsentiert, jedoch sind oftmals Strukturen herangewachsen, die nicht optimal für einen wirtschaftlichen Betrieb von Alten- und Pflegeheimen sind. Vielen Pflegeeinrichtungen fehlt es leider immer noch an der erforderlichen Transparenz von steuerungsrelevanten Daten. Für verschiedene administrative Aufgaben werden unterschiedliche, nicht integrierte Systeme genutzt. So findet man häufig ein System für die Finanzbuchhaltung, ein weiteres System für die Bewohnerverwaltung und -abrechnung sowie wieder ein separates System für die Personalverwaltung und -abrechnung vor.

Die jeweiligen Systeme verfügen zumeist über keine Schnittstellenmöglichkeit mit den anderen im Einsatz befindlichen Systemen. Somit fehlt es häufig an einer übergeordneten Gesamtsicht über die Einrichtung(en) und damit auf die wirtschaftliche Ist-Situation und Perspektive. Zudem sehen wir immer noch große Defizite in der Digitalisierung auf Verwaltungsebene. Es ist immer noch sehr viel manueller Aufwand für die Daten- und Informationsaufbereitung erforderlich, was dazu führt, dass sehr viel Zeit für die Zusammenführung von Informationen notwendig ist und diese Zeit dann für die eigentliche Analyse und Ableitung von Handlungsfeldern fehlt.

Und Sie und Ihr Team können durch Ihre fachliche Expertise und Branchenkenntnis die Einrichtungen unterstützen, diese zukunfts- und wettbewerbsfähig aufzustellen?

Ja. Zunächst erfolgt dazu eine Analyse von Kennzahlen und wesentlichen betriebswirtschaftlichen Faktoren, aus denen im Rahmen einer 360°-Struktur- und Potenzialanalyse Ansatzpunkte und Handlungsempfehlungen für Maßnahmen zur Ergebnisverbesserung herausgearbeitet werden können, um so möglicherweise eine wirtschaftliche Schieflage zu vermeiden oder abzuwenden. Ziel ist es dabei primär, die Einrichtungen zukunfts- und wettbewerbsfähig aufzustellen.

Worauf fokussieren Sie sich in Ihrer Arbeit mit der Pflegebranche vor allem?

Unsere Zielrichtung ist es, dass die Einrichtungen sich aus eigener Kraft tragen können und mögliche strategische Potenziale im Rahmen einer zukünftigen Neuausrichtung in eine Gesamtbetrachtung einfließen. Dabei muss insbesondere die Refinanzierung der Kosten durch die Pflegesätze bzw. Investitionskostensätze sichergestellt sein. Hierzu kann bspw. das Instrument der Budgetierung hilfreich sein.

Welche Faktoren sind hierfür besonders relevant?

Für eine sachgerechte Budgetkontrolle bzw. eine Analyse der Kostentreiber ist insbesondere die Transparenz des jeweiligen Ressourcenverbrauchs unverzichtbar. Dabei spielen vor allem die Personalkosten und die jeweilige Personaleinsatzplanung eine zentrale Rolle. Daneben geben die jeweiligen Auslastungsdaten sowie die Informationen über die Bewohnerstruktur Aufschluss über die Finanzierungsseite.

Alles zusammen bildet sich dann schließlich in der Buchhaltung und den finanzwirtschaftlichen Informationen ab.

Woran hapert es denn hier am meisten?

Controllinginformationen sind regelmäßig unzuverlässig und zum Zeitpunkt des Empfangs oftmals bereits veraltet. Auf Managementebene liegen zwar regelmäßig Soll-Ist-Informationen vor, jedoch gelingt es bei Abweichungen aufgrund von Zeitmangel, Zuordnungsschwierigkeiten oder aufgrund uneinheitlicher Datenquellen, selten eine befriedigende Identifikation der Ursache zu eruieren. Die Steuerung erfolgt daher im Kern überwiegend manuell – ohne technische Unterstützung. Zusammenfassend fehlt es somit meistens an einer sauberen Datenbasis, an der Zeit, steuerungsrelevante Informationen sachgerecht aufzuarbeiten und zu analysieren und an der technischen Unterstützung für mehr Transparenz und eine Beschleunigung der Informationsversorgung.

Was würden Sie denn den Verantwortlichen raten, wie sie langfristig die Steuerung ihrer Einrichtung(en) effektiv ausgestalten können?

Ich würde den Verantwortlichen raten, ihre vorhandenen Daten zu vernetzen und daraus  Steuerungsinformationen und -maßnahmen abzuleiten. Hierzu ist jedoch eine professionelle Strukturierung erforderlich. Denn nicht alle Informationen sind für den Entscheidungsprozess des Managements von Bedeutung. Um die Vielzahl der täglich entstehenden komplexen Informationen und Daten ausreichend schnell in den Steuerungs- und Entscheidungsprozess einfließen lassen zu können, müssen die Daten strukturiert und zeitnah aufbereitet werden. Hierzu ist ein sachgerechtes Controlling mit entsprechendem regelmäßigen Reporting erforderlich, um möglichst frühzeitig Fehlentwicklungen entgegenzuwirken und vorhandene Potenziale zu erkennen. Transparenz sowie Qualität und Geschwindigkeit der Informationsversorgung werden zukünftig über die Wettbewerbsfähigkeit einer Pflegeeinrichtung entscheiden.